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SOLUTIONS LOGICIELLES EDICIA

DOSSIER RGPD

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine - CONFIDENTIEL - 1/36

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Glossaire

Accountability
Désigne l’obligation imposée par le GDPR/RGPD aux
entreprises, de mettre en œuvre des mécanismes, des
documents et des procédures internes permettant de
démontrer le respect des règles relatives à la protection des
données.
Analyse d’impact relative Elle vise à évaluer tous les processus et toutes les bases de
à la protection des
données d’un département donné (finalités, durée de
données (PIA)
conservation des données, droits des personnes…) et à
analyser les risques sur la sécurité des données (accès aux
données, fraudes…) et leurs impacts potentiels sur la vie
privée, afin de déterminer les mesures techniques et
d’organisation pour protéger les données.
Anonymisation
Traitement permettant de rendre les données personnelles
anonymes de telle manière que la personne concernée ne soit
pas ou plus identifiable.
Cartographie des
Dans un premier temps, l’entreprise doit cartographier les
données
processus de collecte des données à caractère personnel,
concernant les employés comme les clients ou les candidats à
l’embauche. Elle doit ensuite identifier les traitements qui leur
sont associés et, leurs lieux et formats de stockage et
consigner le tout dans un registre dédié.
Chiffrement
Opération qui consiste à transformer un message à
transmettre, dit « message clair », en un autre message,
inintelligible pour un tiers, dit « message chiffré », en vue
d’assurer le secret de sa transmission.
CNIL (Commission
Autorité de contrôle chargée de veiller à la bonne application
Nationale de
de la règlementation sur les données personnelles.
l’Informatique et des
Libertés)
Confidentialité des
Selon l’Organisation mondiale de normalisation (ISO), la
données
confidentialité des données consiste à s’assurer que les
données ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées, et
donc à protéger les communications ou des données
stockées contre l’interception et la lecture par des personnes
non autorisées.
Consentement explicite
Tout individu doit donner son consentement explicite, c’est à
dire via une déclaration claire écrite ou orale qui ne permet
aucune mauvaise interprétation. Cette déclaration doit
préciser la nature des données collectées, le type de
traitement et ses impacts potentiels, le caractère obligatoire

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine - CONFIDENTIEL - 3/36

ou facultatif des réponses, ainsi que le détail des données à
transférer et les risques liés à ce transfert.
Déclaration CNIL
Procédure administrative effectuée auprès de la CNIL et
autorisant les traitements de données personnelles au sein
d’un organisme. Cette procédure est supprimée avec
l’application du GDPR/RGPD et est remplacée par un
processus dit de « registre ».
Données à caractère
Toute information identifiant directement ou indirectement
personnel / Données
une personne physique (ex : nom, prénom, n°
personnelles
d’immatriculation, n° de téléphone, date de naissance,
commune de résidence, empreinte digitale…). Une donnée qui
ne permet pas d’identifier directement une personne peut
devenir une donnée personnelle si elle est croisée avec une
autre donnée. Ce croisement permettant d’identifier une
personne, (ex: une description physique croisée avec un poste
dans une entreprise) peut permettre d’identifier une personne
précise.
Données sensibles
Information relative à l’origine raciale ou ethnique, les
opinions politiques, philosophiques ou religieuses,
l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle. En
principe, les données sensibles ne peuvent être recueillies et
exploitées qu’avec le consentement explicite des personnes.
Délégué à la Protection
Le DPO est le garant du respect de la réglementation au sein
des Données (DPD) ou
de l’entreprise. Parmi ses missions, il doit informer et
DPO (Data Protection
conseiller le responsable du traitement ou le sous-traitant
Officer)
ainsi que les employés ; contrôler le respect du règlement,
d’autres dispositions en matière de protection des données et
des règles internes du responsable du traitement ou du sous-
traitant ; dispenser des conseils, sur demande, en ce qui
concerne l’analyse d’impact relative à la protection des
données et vérifier l’exécution de celle-ci ; coopérer avec
l’autorité de contrôle (CNIL) sur les questions relatives au
traitement.
Droit d’accès
Droit des personnes d’obtenir du responsable du traitement :
    La confirmation que les données à caractère personnel sont
ou ne sont pas traitées
    Lorsqu’elles sont traitées, l’accès auxdites données à
caractère personnel
    L’accès aux informations sur les traitements effectués sur
ses données personnelles.
Droit à la limitation des
Droit de limiter le traitement qu’une entité peut faire des
traitements
données personnelles si le traitement n’est plus justifié.

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Droit à l’oubli/ Droit à
Droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement de
l’effacement
ses données à caractère personnel.
Droit d’opposition
Droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à
sa situation particulière, à un traitement des données à
caractère personnel.
Droit à la portabilité
Droit de recevoir du responsable de traitement dans un
format structuré, couramment utilisé et lisible par machine,
ses données à caractère personnel et de les transmettre à un
autre responsable du traitement sans que le responsable du
traitement auquel les données à caractère personnel ont été
communiquées en premier lieu y fasse obstacle.
Droit à la rectification
Droit d’obtenir du responsable du traitement la rectification
de ses données à caractère personnel si inexactes.
Habilitation
Capacité légale à accomplir certaines opérations ou à exercer
certains pouvoirs. Dans le cadre du RGPD, il s’agit de donner
l’accès aux seules données nécessaires à l’accomplissement
de leurs missions, après avoir identifié les responsabilités des
utilisateurs.
Finalité
Objectif principal d’une application informatique de données
personnelles. Ex : gestion des recrutements, gestion des
clients, enquête de satisfaction, surveillance des locaux, etc.
Fichier
Traitement de données qui s’organise dans un ensemble
stable et structuré de données. Les données d’un fichier sont
accessibles selon des critères déterminés.
Loi informatique et
Loi principale française datant du 6 janvier 1978 sur la
libertés
protection des données personnelles.
Principe de licéité
Les données personnelles ne peuvent être collectées et
exploitées que pour un usage donné et légitime,
correspondant aux missions du responsable de traitement.
Privacy by design
L’entreprise doit s’assurer de la protection des données dès la
conception des produits et services, et tout au long de leur
cycle de vie.
Privacy Shield
Auto-certification UE-US sur la protection des données
personnelles permettant le transfert de données personnelles
issues des personnes localisées sur le territoire de l’UE vers les
entreprises certifiées « Privacy Shield ».
Pseudonymisation
Traitement de données personnelles de telle façon que celles-
ci ne puissent plus être attribuées à une personne précise
sans avoir recours à des informations supplémentaires.
Registre interne des
Le RGPD contraint toute entreprise à consigner dans un
traitements de données à  registre l’ensemble des traitements de données à caractère

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caractère personnel
personnel qu’elle met en œuvre. Les informations suivantes
doivent être consignées : le nom et les coordonnées des
responsables de traitements, co-responsables de traitements,
sous-traitants et destinataires intervenant dans le traitement ;
les finalités du traitement ; les catégories de personnes
concernées et les catégories de données à caractère
personnel ; les transferts de données à caractère personnel
hors UE ; une description générale des mesures de sécurité
techniques et organisationnelles ; dans la mesure du possible,
les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories
de données.
Responsable de
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le
traitement (Data
service ou l’organisme qui détermine les finalités et les
Controller)
moyens du traitement. En pratique et en général, il s’agit de la
personne morale incarnée par son représentant légal.
RGPD (Règlement
Nouveau texte européen sur la protection des données
Général sur la Protection  personnelles applicable à compter du 25 mai 2018 et
des données)
remplaçant et uniformisant l’ensemble des règles applicables
dans les états membres de l’Union Européenne sur la
protection des données personnelles.
Sous-traitant
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le
service ou un autre organisme qui traite des données à
caractère personnel pour le compte du responsable du
traitement.
Traitement de données à  Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des
caractère personnel
données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (Ex :
accès, collecte, enregistrement, organisation, conservation,
adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation,
communication par transmission diffusion ou toute autre
forme de mise à disposition, rapprochement ou
interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction, …).
Transfert de données
Toute communication, copie, ou déplacement de données
personnelles ayant vocation à être traitées dans un pays tiers
à l’Union européenne. Un simple accès à des données
stockées en France à partir d’un terminal situé en Chine est
donc un transfert. Les transferts sont interdits en dehors du
territoire de l’UE sauf exception.
Violation de données
Violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou
illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non
autorisée de données à caractère personnel transmises,
conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non
autorisé à de telles données.

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Introduction

Le Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD) est un texte
réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire
sur tout le territoire de l’Union Européenne.

Applicable depuis le 25 mai 2018 à l’ensemble de l’Union européenne, le RGPD
renforce les droits des résidents européens sur leurs données et responsabilise
l’ensemble des acteurs traitant ces données (responsables de traitement et sous-
traitants).

Un éditeur de logiciels est avant tout une entreprise. À ce titre, EDICIA est
responsable des traitements sur les données de l’entreprise, et doit respecter un
certain nombre de points dans différents domaines (RH, marketing…) afin de
respecter le RGPD et de garantir la protection des données relatives à ses clients
(contrats, contacts, etc).

Un éditeur de logiciels est également un fournisseur de produits et de services. Dans
le cadre des solutions SaaS, EDICIA est également considéré comme sous-traitant de
ses clients parle RGPD, et doit donc répondre à ce titre aux obligations associées.

Enfin, en qualité d’éditeur de logiciels, EDICIA n’est pas propriétaire des données et
n’est pas non plus considéré comme responsables de traitement. Seuls les utilisateurs
le sont par principe. Dans son rôle de conseil et d’assistance, EDICIA s’attache
cependant à permettre à ses clients de répondre à leurs obligations conformément
aux exigences du RGPD, en leur fournissant les outils logiciels appropriés.

Dans le cadre de la relation de confiance établie avec ses clients, EDICIA met à leur
disposition un dossier complet qui détaille les moyens et process par lesquels EDICIA
met en application le respect du droit de la protection des données.

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Mesures existantes ou prévues, pour la protection des données

Mesures contribuant à traiter des risques liés à la sécurité des données

Chiffrement
Le chiffrement est une transformation réversible des données, les
Moyens mis en
rendant illisibles par application d’une fonction de chiffrement. Cette
œuvre pour assurer la  fonction peut être inversée uniquement grâce à la clé de
confidentialité des
chiffrement, détenue par l’entreprise ou par la personne concernée.
données conservées.  Cela permet de réduire fortement l’impact d’une fuite de données.

Le chiffrement n’est pas obligatoire, mais est considéré comme une
technique efficace de sécurisation des données.

Le chiffrement est proposé en standard dans les technologies de
transfert de données utilisées par nos services.

Anonymisation
Des données à caractère personnel sont des données concernant
Mécanismes
une personne physique identifiable.
d’anonymisation mis
Des données sont considérées comme anonymes lorsque la
en œuvre et garanties  personne concernée n’est plus identifiable, de manière irréversible et
contre une ré
par quelque moyen que ce soit, c’est-à-dire qu’aucune donnée ou
identification
ensemble de données ne permet de remonter à son identité. Ce ne
éventuelle
sont alors plus des données à caractère personnel.

Le RGPD précise que toute donnée anonyme, c’est-à-dire dont la
personne n’est plus identifiable, n’est pas soumise au règlement.
L’anonymisation, irréversible, permet de soustraire des données au
périmètre du RGPD, généralement pour des usages de test applicatif
ou d’analyse statistique : elle doit pour cela conserver le sens métier
et la distribution des données.

EDICIA propose une fonction d’anonymisation des données dans
son module de gestion des archives. Cette fonction permet de
remplacer les valeurs des champs contenant des données dites
« personnelles » par une valeur issue d’une fonction de hachage. Elle
ne s’applique que sur les données archivées.
Le module de gestion des archives est proposé en option.

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Cloisonnement des
L’objectif du cloisonnement des données est de réduire la possibilité
données
de corréler des données à caractère personnel qui pourrait aboutir à
Mécanismes de
une violation de la protection des données personnelles.
cloisonnement du

traitement (par
Au niveau des machines de stockage des données :
rapport au reste du
Les machines virtuelles qui hébergent l’application, les moteurs
système
applicatifs et la base de données sont dédiées par client (une
d’information)
machine virtuelle par client). Cette organisation garantit le
cloisonnement des données pour une machine virtuelle (VM).

Au niveau des applicatifs :
Nos solutions logicielles permettent également un cloisonnement
des données au niveau applicatif :
- les utilisateurs accèdent aux seules données dont ils ont besoin
- l’application gère des droits d'accès différenciés selon les processus
métiers (gestion des plannings, gestion des mains courantes, gestion
de l'armement, …)

Contrôle des accès
Le système de gestion des droits de l’application SMART POLICE
logiques
fonctionne est basé sur une gestion de profils. A chaque profil est
Définition et
associé un ensemble de droit (consultation, modification, …) pour
attribution des profils  chaque module ou ensemble de donnée et pour chaque action de
utilisateurs
l’application. Le dispositif permet de gérer très finement les droits en
créant les profils nécessaires.

L’application propose une interface (IHM) spécifique de gestion des
profils d’utilisation du logiciel : le module Habilitations. L’utilisation
de ce module est soumise à des droits d’utilisation.

La plateforme SMART POLICE permet de créer un nombre infini de
profils différents. Elle permet de personnaliser à loisir la notion de
profil/habilitation en combinant les différents droits (saisie, édition,
modification…) avec l’accessibilité ou non aux différents modules.

Lors de la mise en place de l’application, l’administrateur doit définir
les différents profils d’utilisation qui lui seront nécessaires. Par
défaut, l’application est livrée avec plusieurs profils prédéfinis.

La création d’un profil d’utilisation/habilitation est très simple, ce qui
permet à l’administrateur de l’application d’être rapidement
autonome sur la création et l’administration des habilitations.
Une fois le profil/habilitation créée, l’administrateur peut l’attribuer à
un ou plusieurs utilisateurs.

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Authentification
Identification de l'utilisateur
Moyens
L'utilisation du logiciel est soumise à authentification. Lors de la mise
d’authentification mis  en place de l’application, l’administrateur attribue aux personnels
en œuvre
habilités un identifiant et un mot de passe initial personnels.

Pour garantir la confidentialité du mot de passe, le champ de saisie
du mot de passe affiche un nombre aléatoire de caractères.
A la première connexion avec ce mot de passe (initial ou
temporaire), l’application demande à l’utilisateur de personnaliser
son mot de passe. Ainsi, il est le seul à connaître le mot de passe.
L’utilisateur peut à tout moment renouveler son mot de passe : il
dispose d’un menu Mon compte qui lui permet de créer un nouveau
mot de passe personnel.

Connexion / Déconnexion
Au lancement, le logiciel affiche la fenêtre de connexion. L’utilisateur
doit saisir son code utilisateur (identifiant) et son mot de passe afin
de pouvoir accéder aux fonctionnalités du logiciel.
Quand un utilisateur se connecte à l’application, il est
instantanément « reconnu » : les droits d’utilisation liés à son profil
de référence sont activés, et l’application historise les actions qu’il
réalise dans le logiciel (modification, création, etc.).
La confidentialité du mot de passe individuel est essentielle pour
assurer la sécurité et la confidentialité des données, mais aussi la
traçabilité des actions (qui a fait quoi quand).

Mot de passe
Niveau de complexité
Règles applicables
Par paramétrage, l’administrateur de l’application peut définir le
aux mots de passe
niveau de complexité attendu pour les mots de passe :
  Longueur minimale attendue,
  Présence de caractères majuscules et minuscules,
  Présence de caractères spéciaux et d’au moins un chiffre,
  Interdiction d’utiliser un mot de passe déjà utilisé par le passé (deux
dernières occurrences).
Toute création de nouveau mot de passe doit respecter les
exigences définies par l’administrateur. Si une exigence n’est pas
respectée, un message avertit l’utilisateur de la non-conformité du
mot de passe.

Durée de validité
Dans les paramétrages, l’administrateur de l’application peut définir
  une durée de validité V des mots de passe, définie en jours ;

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  un délai D pour avertir l’utilisateur de l’expiration prochaine de son
mot de passe, défini en jours.
D jours avant la date d’expiration du mot de passe, l’application
affiche un message pour avertir l’utilisateur que son mot de passe
arrive à échéance, et qu’il doit le renouveler dans les D jours.

Traçabilité
La journalisation a pour but de détecter les incidents concernant des
(journalisation)
données à caractère personnel de façon précoce, et de disposer
Journalisation des
d'éléments exploitables pour les étudier ou pour fournir des preuves dans
évènements et durée  le cadre d'enquêtes.
de conservation des

traces
Journalisation au niveau des serveurs

EDICIA a conçu ses applications logicielles en incluant une
architecture de journalisation permettant de conserver une trace des
événements de sécurité et du moment où ils ont eu lieu.

Les événements journalisés sont sélectionnés en fonction du
contexte, des supports, des risques et du cadre légal. Si les
événements journalisés comprennent des données à caractère
personnel, l’opération est menée dans le respect des exigences de la
loi informatique et libertés.

Les événements sont horodatés en prenant comme référence le
temps UTC (Coordinated Universal Time). Les journaux utilisent une
source de temps fiable sur laquelle les équipements se synchronisent
(serveur NTP Network Time Protocol).
La capacité de stockage des journaux est adaptée et permet de
conserver les journaux sur un délai de 30 jours.
Les équipements de journalisation et les informations journalisées
sont protégés contre le sabotage et les accès non autorisés.

Journalisation au niveau de l’application SMART POLICE
L’application SMART POLICE intègre une fonction d’historisation des
actions des utilisateurs permettant une traçabilité des manipulations
réalisées par les utilisateurs.

Toutes les modifications de données sont historisées avec
l’horodatage, l’utilisateur, l’ancienne et la nouvelle valeur. Il est
possible de retrouver qui a effectué une action dans le logiciel
(création, modification, suppression, etc.…). L’application utilise
l’heure locale du serveur.

Cette fonctionnalité est soumise à des droits, et son accès peut être

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limité à un petit nombre de personnes (personnels d’encadrement
par exemple). L'historique est alors accessible dans l’application par
un administrateur fonctionnel qui dispose de fonction de filtre et de
recherche.
Ces traces sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient purgées.

Contrôle d’intégrité  Le contrôle d’intégrité permet de lever une alerte en cas de
Mécanismes de
modification non désirée ou de disparition de données à caractère
contrôle d’intégrité
personnel.
des données stockées  EDICIA a mené un travail spécifique sur les formulaires de
saisie/modification des données.

Identification des données dont l'intégrité doit être contrôlée et
des risques liés
Validation des données :
  Règles CRUD : vérification des champs obligatoires, des contraintes
de taille, de format et de valeur par défaut
  Versionnage des objets : contrôle de concurrence optimiste
(gestion des accès concurrents)
  Enregistrement des objets : vérification des types de données et
exploitation des champs à partir du modèle XML
  Suppression des données en double : contrainte d’unicité sur les
références de documents
Mise en œuvre de moyens de contrôle de l'intégrité selon le
contexte, les risques identifiés et la robustesse attendue
Contrôle d’accès :
  Authentification via identifiant/mot de passe personnels,
sécurisation par token, gestion de droits d’accès par profil
d’utilisation
Validation des entrées :
  Source connue : l’utilisateur est identifié par son jeton dans
chacune de ses requêtes
  Traçage des appels http (traçage de l’IP source, du TIMESTAMP, des
ressources accédées)
Audit : le module Historique
  Traces ajoutées automatiquement (journalisation)
  Accès soumis à identification (identifiant/mot de passe personnels)
  Chaque événement (CRUD) est tracé et historisé (qui a fait quoi,
quand)
  Horodatage de chaque action

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Pour le cas où des données sont saisies par des utilisateurs
externes au service Client (portail web RAPO par exemple), mise
en place de mesures d'analyse permettant de prévenir les
attaques par injection SQL ou de scripts
Les formulaires de saisie « externes » sont conformes aux
préconisations OWASP.
L’application contrôle la nature des éléments saisis, et empêche la
saisie de données non conformes (caractères spéciaux, commandes
SQL, etc.) : choix imposé dans des listes déroulantes, limite du
nombre de caractères saisis dans les champs de saisie libre, …
Les données sont contrôlées avant leur enregistrement.
Un antivirus spécifique contrôle l’intégrité des éventuelles pièces
jointes au formulaire (documents scannés, etc)

Nos équipes procèdent à des tests dans la chaine d’intégration
continue (tests d’intrusion), et vérifient le maintien de la conformité
OWASP.
L’outil de tests de vulnérabilité utilisé est : OWASP ZAP

Archivage
Les données personnelles ne peuvent être conservées de façon
Processus de gestion  indéfinie dans les fichiers informatiques. Elles doivent être
des archives
conservées et accessibles par les services opérationnels uniquement
le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors
de leur collecte.

La durée de conservation doit être définie par le Client (le
propriétaire et donc le responsable du fichier), sauf si un texte
impose une durée précise. La durée de conservation va dépendre de
la nature des données et des objectifs poursuivis.
Une fois cet objectif atteint, ces données doivent être supprimées ou
anonymisées

Cependant, il peut être justifié que les données personnelles soient
conservées pour des durées plus longues en archivage intermédiaire,
distinctement de la base active, avec accès restreint (par exemple en
cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de
prescription/forclusion applicables).

EDICIA propose un module d’Archivage des données. Ce module
permet au Client d’être autonome dans la conservation et la gestion
de ses archives électroniques, dans le respect des exigences du
RGPD.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          13/36

Fonctionnement du module d’archivage pour les anciens
modules
L’archivage des données au sens RGPD est géré au niveau applicatif.
Le ou les utilisateurs désignés par le Client comme disposant des
droits sur l’archivage sélectionnent une date. Toutes les fiches ayant
été créées avant cette date sont supprimées physiquement de la
base de données de référence (purge). Elles sont stockées dans des
fichiers XML.
Le ou les utilisateurs désignés par le Client comme disposant des
droits sur l’archivage peuvent télécharger un module de consultation
des archives (soumis à identification spécifique).

Fonctionnement du module d’archivage pour les modules en
version 3
L’archivage des données au sens RGPD est géré au niveau applicatif.
Les objets (fiches) ayant dépassé la date d’archivage (date
paramétrable selon les modules) ne seront plus visibles par les
profils utilisateurs de l’application.
Seul un profil avec le droit « Archive » aura le droit de consulter ces
données.

Gestion des profils « archiviste »
Le Client doit définir et mettre en œuvre la politique d'archivage (PA)
en identifiant les processus de gestion des archives (fréquence, etc),
et s’assurer que les rôles et missions en matière d'archivage sont
identifiés. Il doit également vérifier qu'il existe une déclaration des
pratiques d'archivage (DPA).

Traçabilité de l’archivage
Le module Archivage assure l'identification et l'authentification de
l'origine des archives, l'intégrité des archives, l'intelligibilité et la
lisibilité des archives, la traçabilité du versement dans les archives, la
disponibilité et la sécurisation de l'accessibilité des archives.

Consultation des archives
Le Client doit mettre en œuvre les modalités d'accès spécifiques aux
données archivées en définissant les droits d’accès dans l’application
EDICIA. Il doit également choisir un mode opératoire de destruction
des archives.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine - CONFIDENTIEL - 14/36

Sécurité des
En règle générale, les équipes EDICIA n'ont pas recours à
documents papier
l'impression des documents présentant des données clients.
Impression, stockage,  Si l’impression de documents s'avérait néanmoins nécessaires,
échange et
EDICIA a mis en place une politique destinée à limiter les risques
destruction des
d’accès aux documents papiers contenant des données à caractère
documents papier
personnel par des personnes non autorisées.

Marquage des documents contenant des données
Les éventuels documents papier contenant des données
personnelles seront marqués au tampon par une mention visible et
explicite : Données protégées.

Protection des documents papier
Nos équipes sont sensibilisées aux bonnes pratiques :
  Récupération des documents immédiatement après leur impression
  Diffusion aux seules personnes destinataires
  Stockage des documents dans des armoires d’archivage fermant à
clé
  Destruction par broyage des documents obsolètes
Traçabilité des échanges
  Conservation des traces des éventuels envois
  Protection des documents sensibles (envoi recommandé, sous
double enveloppe, …)
En complément, il est à signaler que
- l'accès aux locaux EDICIA est protégé par badge individuel
- l'accès aux bureaux nécessite une clé (les bureaux sont fermés
chaque soir).

…et pour les impressions générées par les clients dans le
logiciel :
Dans les versions à venir (à partir de la version 3.6.0), les impressions
ou les exports de documents générés à partir du logiciel Smart
Police porteront une mention spécifique pour alerter l’utilisateur sur
la présence de données personnelles.

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Mesures générales de sécurité

Sécurité de
EDICIA a mis en place des mesures destinées à limiter la
l’exploitation
vraisemblance et la gravité des risques visant les supports utilisés en
Mise à jour des
exploitation.
logiciels et

application des
Organisation de l’exploitation
correctifs de sécurité  Toutes les tâches d’exploitation et d’administration technique de la

plateforme SaaS sont assurées par une équipe dédiée et spécialisée,
constituée uniquement de collaborateurs Edicia.
Ces intervenants regroupent des profils techniciens, administrateur
et ingénieur systèmes, réseaux et bases de données. Leur plage de
présence et d’intervention permettent de couvrir l’ensemble des
niveaux de service souscrits par les clients.
EDICIA s’engage dans ses contrats sur un SLA, avec garantie de
temps d’intervention (GTI) et garantie de temps de rétablissement
(GTR).
L’équipe est pilotée par le responsable infrastructures EDICIA,
suppléé en cas d’absence par le directeur technique EDICIA.

Documentation des procédures d’exploitation
La documentation est mise à jour régulièrement et communiquée à
l’ensemble des personnels EDICIA concernés.

Inventaire des logiciels et matériels utilisés en exploitation
Les équipes maintiennent une liste exhaustive des logiciels, des
serveurs physiques et machines virtuelles, des éléments
d'infrastructures, des services gérés par des tiers et des équipements
réseaux et de télécommunications utilisés pour l'exploitation des
traitements de données personnelles.
Cette liste inclut les informations matérielles, les types de système
d'exploitation, les informations réseau (adresse IP, adresse MAC), les
applications utilisées, les versions présentes et les correctifs
appliqués, et les versions des firmwares (pour les équipements pour
lesquels ceux-ci peuvent être mis à jour).

Veille sur vulnérabilités découvertes des logiciels utilisés en
exploitation
Les systèmes de mise à jour automatique des logiciels sont activés,
et les éventuelles mises à jour correctives sont installées dès leur
disponibilité.

Documentation des mises à jour (logiciels et équipements)

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          16/36

Les serveurs de production (serveurs de base de données, serveur
web, serveur de messagerie, etc.) ne sont utilisés que dans le cadre
prévu initialement.
EDICIA utilise des unités de stockage de données utilisant des
mécanismes de redondance matérielle, et des mécanismes de
duplication des données entre plusieurs serveurs et/ou sites.
Nos équipes de supervision s’assurent que le dimensionnement des
capacités de stockage et de calcul est suffisant pour assurer le
fonctionnement correct des traitements.

EDICIA garantit que les conditions physiques d'hébergement
(température, humidité, fourniture d'énergie, etc.) sont appropriées à
l'usage prévu des matériels, et incluent des mécanismes de secours.

L'accès physique aux matériels sensibles (serveurs de production) est
limité :
  les accès sont sécurisés et soumis à identification biométrique et
badge d’accès ;
  l’accès aux baies est protégé par cadenas.

EDICIA a mis en place un PRA (Plan de Reprise d'Activité) pour
assurer la disponibilité des traitements mis en œuvre. EDICIA dispose
d’une solution de PRA (Plan de reprise d’activité) permettant de
basculer la production sur un site de secours (Cf. schéma ci dessous).
Le second Data Center est implanté à plus de 10km du site nominal.

Un mécanisme de réplication asynchrone recopie périodiquement
les machines virtuelles (VM) du site principal vers le site de secours.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          17/36

Ce mécanisme est basé sur l’utilisation d’appliances de réplication
VEEAM.
Les machines virtuelles synchronisées sur le site du prestataire sont
prêt à démarrer en cas de chute du site nominal.
Le SLA inclut également
  des engagements en termes de reprise de la production (RTO,
Recovery Time Objective) en cas de sinistre du site nominal.
  des engagements en termes d’intégrité des données (RPO,
Recovery Point Objective).
La solution de PRA est testée une fois par an en dehors des heures
ouvrées.

Un process de supervision permet de détecter, enregistrer, qualifier
et traiter les incidents de sécurité.

Plan de continuité d’activité (PCA)
En complément du PRA, un PCA (Plan de continuité d’activité) a été
défini.
Il permet, en cas de défaillance, d’activer une solution de secours
pour chaque élément différent de la plateforme.
Cette activation est automatique pour 90% des éléments. Les
solutions de secours sont testées une fois par an. Pour celles
provoquant une interruption de service, le test est planifié durant
une plage de maintenance une semaine à l’avance et communiquée
aux clients.
Lutte contre les
EDICIA assure la sécurité des serveurs qu’elle utilise (serveur de
logiciels
production des services internes, serveurs de production des
malveillants
solutions de ses Clients).
Dans ce cadre, EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques dans le
but de de protéger les accès vers Internet, ainsi que les accès aux
postes de travail et aux serveurs contre les codes malveillants qui
pourraient affecter la sécurité des données à caractère personnel
(antivirus, firewall, proxy, anti-spyware, remontée des événements de
sécurité, etc.).

Un antivirus est installé et régulièrement mis à jour sur tous les
postes (Kaspersky) ; il assure une analyse en temps réel du système.
Le service en charge de l’infrastructure de l’entreprise réalise une
veille continue sur les alertes de sécurité et assure la mise à jour des
correctifs de sécurité.

Un logiciel de lutte contre les logiciels espions (anti-spyware) est
également installé sur le système informatique.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          18/36

Le service en charge de l’infrastructure de l’entreprise met en œuvre
des mesures de filtrage permettant de filtrer les flux
entrants/sortants du réseau (firewall, proxy, etc.).

Les événements de sécurité de l'antivirus sont remontés sur un
serveur centralisé afin de permettre une analyse statistique en vue
de détecter les problèmes récurrents.

EDICIA n’est pas responsable des incidents en lien avec le SI client
(postes de travail, serveurs du Client…). Le Client doit s’assurer que
toutes les mesures sont prises pour assurer la sécurité sur son SI.

Gestion des postes
Poste de travail des personnels EDICIA
de travail
EDICIA assure la sécurité des postes de travail de ses personnels.
Mesures de sécurité
Dans ce cadre, EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques dans le
mises en œuvre sur
but de de diminuer la possibilité que les caractéristiques des logiciels
les postes de travail
(systèmes d'exploitation, applications métiers, logiciels bureautiques,
(verrouillage
paramétrages, etc.) ne soient exploitées pour porter atteinte aux
automatique, pare-
données à caractère personnel (mises à jour, protection physique et
feu...etc.)
des accès, travail sur un espace réseau sauvegardé, contrôleurs
d'intégrité, journalisation, etc.).

Poste de travail chez le Client
Les applications EDICIA ne sont pas installées sur les postes de
travail du Client. Elles sont installées sur un serveur distant, et est
accessible via un navigateur.

EDICIA n’est pas responsable des incidents en lien avec les
équipements du Client (postes de travail, serveurs du Client…). Le
Client doit s’assurer que toutes les mesures sont prises pour assurer
la sécurité sur ses équipements.

Utilisation des applications EDICIA chez le Client
Pour assurer la protection des applications EDICIA, le Client peut
paramétrer un délai au delà duquel, si l'utilisateur n'a pas réalisé de
manipulation, l'application se verrouille automatiquement.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine - CONFIDENTIEL - 19/36

Sécurité des sites
EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques pour minimiser la
web
possibilité que les caractéristiques des sites web soient exploitées
Sécurisation des sites  pour porter atteinte aux données à caractère personnel. Les
web
applications sont conformes aux « recommandations pour la
sécurisation des sites web » de l’ANSSI.

Le seul site de télé-service est le portail de dépose en ligne des
RAPO.
Il est conforme au référentiel général de sécurité (RGS), et utilise un
certificat signé par une autorité racine de confiance "qualifiée"
(certificat TBS internet).
Le chiffrement des flux est garanti par TLS.

Sauvegardes
La sauvegarde des données a pour objectif d’assurer la disponibilité
Gestion et
et/ou l'intégrité des données à caractère personnel, tout en
sécurisation des
protégeant leur confidentialité (régularité des sauvegardes,
sauvegardes
chiffrement du canal de transmission des données, test d'intégrité,
etc.).

Le plan et la procédure de sauvegarde permettent d'assurer
l'intégrité et la pérennité des données à caractère personnel, tout en
conservant leur confidentialité.
Le plan de sauvegarde définit les objectifs généraux attendus des
sauvegardes en matière de protection des données et les mesures
organisationnelles nécessaires pour atteindre ces objectifs. EDICIA
met en œuvre les moyens opérationnels et techniques pour
satisfaire au plan de sauvegarde (procédure de sauvegarde).
La politique de sauvegarde est exécutée conformément aux
engagements contractuels signés par le client.

Par défaut, les modalités suivantes sont appliquées :

Politique de sauvegarde :
EDICIA réalise une sauvegarde incrémentale quotidienne des
données de ses clients.
Une sauvegarde complète est effectuée chaque semaine, le
dimanche.

Politique de rétention :
Le plan de rétention est le suivant : 7 sauvegardes journalières, 4
sauvegardes hebdomadaires et 3 sauvegardes mensuelles (soient 4
mois de profondeur).
  6 dernières sauvegardes incrémentales quotidiennes

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          20/36

  4 dernières sauvegardes complètes hebdomadaires.
Modalités
Les sauvegardes sont réalisées sur disque et sur bande type LTO. Les
sauvegardes sur bande sont dupliquées pour externalisation
hebdomadaire sur un site distant et sécurisé autre que le site de
PRA.
Un rapport d’exécution de l’ensemble des sauvegardes est généré
automatiquement et contrôlé quotidiennement par un technicien
d’exploitation.
Une fois par trimestre, un contrôle manuel approfondi d’un
échantillon significatif de sauvegardes est réalisé par le responsable
infrastructures.

Les erreurs de sauvegardes sont traitées comme suit :
  une sauvegarde à chaud est reprise dans la journée
  pour une sauvegarde à froid, l’exécution suivante de celle-ci est
supervisée par l’équipe d’astreinte afin de pouvoir être corrigée et
reprise aussitôt en cas de seconde défaillance.
Un test de restauration significatif est exécuté au moins une fois par
trimestre pour valider les procédures de restauration et maintenir les
compétences des collaborateurs.

Dans son SLA, EDICIA s’engage en termes de délai de restauration
(suite à un crash, à une perte de données ou à la demande).

Maintenance
EDICIA met en œuvre les mesures nécessaires pour limiter la
Gestion de la
vraisemblance des menaces liées aux opérations de maintenance sur
maintenance
les matériels et logiciels dont elle a la charge.
physique des

équipements
En interne :
  La réalisation des opérations de maintenance est réalisée par les
personnels d’EDICIA. Si l’intervention d’un prestataire s’avérait
nécessaire, elle serait encadrée par un contrat de sous-traitance.
  Toutes les opérations de maintenance et de télémaintenance sont
tracées dans une dans une main courante.
  Les éventuels matériels envoyés en maintenance externe sont
débarrassés des données qu’ils contiennent avant envoi,
  Avant  élimination ou recyclage  du  poste  de  travail, toutes  les
données  et  les  paramètres (y compris la mémoire) sont effacés.
Opérations de maintenance sur les applications utilisées par nos
Clients :

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          21/36

Pour les opérations de maintenance sur les logiciels en production
chez le Client :
  Les opérations de maintenance nécessitant une prise en main à
distance sur un poste de travail sont toujours assujetties à l'accord
de l'utilisateur
  Les équipements mobiles (téléphones) peuvent être verrouillés
après une période d’inactivité (paramétrage accessible à
l’administrateur de l’application chez le Client).
Cas particulier des équipements mobiles (smartphones)
Les smartphones installés par EDICIA et son partenaire TIMCOD sont
équipés d’un outil d’administration à distance. Outre son rôle
essentiel dans le cadre des opérations de maintenance, cet outil
permet également de géo localiser, et/ou de rendre inutilisable un
téléphone perdu ou volé.

Sécurité des canaux  EDICIA met en œuvre les mesures nécessaires pour diminuer la
informatiques
possibilité que les caractéristiques de ses canaux informatiques
(réseaux)
internes (réseau filaire, wifi, ondes radio, fibre optique, etc.) soient
Mesures de
exploitées pour porter atteinte aux données à caractère personnel.
sécurisation des

réseaux
Nos équipes d’architectes :
  Tiennent  à jour la cartographie détaillée du réseau (y compris les
accès Internet, en indiquant les mesures de sécurisation appliquées
à chacun d'entre eux)
  S’assurent  que les canaux informatiques sont correctement
dimensionnés par rapport aux flux prévus
  Assurent la segmentation du réseau en sous-réseaux logiques
étanches selon les services qui y sont déployés
  Interdisent toute communication directe entre des postes internes
et l'extérieur.
  Assurent le bon fonctionnement du pare-feu (afin que seuls des
flux explicitement autorisés soient accessibles)
  Supervisent globalement l’activité réseau.
  Sécurisent les flux d'administration et interdisent, l'accès physique
et logique aux ports de diagnostic et de configuration à distance
  Interdisent le raccordement d'équipements informatiques non
maîtrisés.

Spécificités pour les connexions aux équipements actifs du
réseau
Nous utilisons le protocole SSH pour la connexion aux équipements

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          22/36

actifs  du  réseau  (pare-feu,  routeurs,  commutateurs)

Spécificités pour les outils de prise de main à distance
La prise de main à distance d'une ressource informatique locale est
limitée aux agents
du service en charge de l'informatique
Les utilisateurs de l'outil de prise de main à distance sont identifiés
et authentifiés (identifiant personnel et mot de passe robuste).
L'utilisateur est systématiquement informé qu'une prise de main à
distance est en cours sur son poste de travail.

Spécificités pour les postes nomades ou se connectant à
distance
EDICIA met en place toutes les mesures pour réduire les risques liés
à l'utilisation distante des postes nomades ou se connectant à
distance.

Spécificités pour les interfaces sans fil (Wifi, Bluetooth,
infrarouge, 4G, etc.)
Dans le cas de connexions à l'aide d'interfaces sans fil, seules les
communications sécurisées sont autorisées.

Spécificités pour le Wifi
L’accès au WIFI est soumis à authentification WPA avec un mode de
chiffrement AES/CCMP.
Un pare-feu est activé au point d'entrée/sortie du réseau, afin de
cloisonner les équipements connectés en fonction des besoins.

Spécificités pour la navigation sur Internet
Le protocole TLS (HTTPS) est systématiquement utilisé pour assurer
l'authentification des serveurs et la confidentialité des
communications.

Contrôle d’accès
EDICIA fait preuve d’une vigilance particulière concernant les accès
physiques
physiques aux données, qu’il s’agisse des données de l’entreprise ou
Sécurisation des
des données appartenant à ses clients. Elle met en œuvre les
accès physique aux
mesures nécessaires à la protection des locaux dans le but de limiter
locaux
l’accès aux données aux seules personnes autorisées.

Séparation des zones selon les risques : Données EDICIA
Le stockage des données internes est assuré dans une salle serveur
verrouillée. Les accès aux stations d'administration du réseau, aux
éléments actifs du réseau, aux ressources sensibles telles que des

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          23/36

équipements d'alimentation et de distribution d'énergie, ou des
équipements réseau et de téléphonie sont placés dans une zone
fermée à clé. Seul un nombre restreint de personnels autorisés
peuvent accéder aux équipements.
Tout visiteur est systématiquement accompagné par une personne
salariée d’EDICIA (depuis son entrée, pendant sa visite et jusqu'à sa
sortie des locaux).

Séparation des zones selon les risques : Données appartenant
aux Clients
Le stockage des données Client est assuré sur des équipements
hébergés dans un Data Center sécurisé de dernière génération, situé
en région nantaise (HITS/NeoTELECOM).
Les serveurs hébergés sont la propriété d’EDICIA et sont gérés par
les personnels habilités d’EDICIA.
Les accès sont sécurisés et soumis à identification biométrique. Tous
les accès sont tracés : identité de la personne, date et heure de
l'entrée, ainsi que de la sortie.

Les accès au Data Center sont sécurisés. Le Data Center est protégé
par des systèmes d’alarme.
L’accès aux baies et cages est soumis à identification par code ou
badge.
L’hébergeur assure une prestation de télésurveillance 24h24 et 7j/7.
Il garantit la sécurité incendie, et a équipé son Data Center de portes
blindées et coupe-feu.

Le personnel de l’hébergeur n’a pas accès aux serveurs.

Contrôle d’accès aux locaux EDICIA
Les accès aux bureaux sont sécurisés par une porte renforcée et
verrouillée. L’accès au bâtiment est soumis à accès par badge ou
digicode.
Un dispositif de vidéosurveillance permet de sécuriser les couloirs du
bâtiment.

L’accès aux bureaux n’est possible que pour les personnels disposant
d’un badge personnel.
Tout visiteur doit sonner, et se présenter au vidéophone. Il est
ensuite accueilli, puis est systématiquement accompagné par une
personne salariée d’EDICIA (depuis son entrée, pendant sa visite et
jusqu'à sa sortie des locaux).

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          24/36

Sécurité des
EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques pour diminuer le risque
matériels
que les caractéristiques des matériels soient exploitées pour porter
Mesures de sécurité
atteinte aux données à caractère personnel.
physique des serveurs
et des postes clients
Mesures génériques
  Les équipes en charge de l’infrastructure EDICIA tiennent à jour un
inventaire des ressources informatiques utilisées (serveurs,
équipements réseau, postes de travail, périphériques, etc…)
  Le réseau local utilisé par les collaborateurs s'appuie sur des
ressources réseau dédiées.
  L'accès aux ressources informatiques est restreint au service en
charge de l'informatique (salle serveur fermée à clé, accessible par
badge).
Data Center Sécurisé
Les serveurs EDICIA sont hébergés dans un Datacenter de dernière
génération situé en région nantaise (HITS/NeoTELECOM).

Les caractéristiques principales du Datacenter sont listées ci-dessous:
  Datacenter de conception Tiers III+
  Haute Disponibilité
  Exploitation, supervision et maintenance 24h/24 et 7j/7
  Multi opérateurs, double adductions fibre, routage IP BGP
  Onduleurs modulaires à hauts rendements
  Double adduction électrique, groupes électrogènes durée 24h
rechargeable à chaud.
  Allées froides confinées
  Bâtiment haute qualité environnementale HQE
Sécurisation de la plateforme
La plateforme physique est composée de 3 serveurs HP et la baie de
stockage EMC.

La redondance et la haute disponibilité des  machines virtuelles (VM)
est assuré par WMvare VSphere. En cas de panne d’un des serveurs,
les 2 restants sont dimensionnés pour absorber de façon nominale la
charge de l’ensemble des machines virtuelles (VM) en production.

La sécurisation des données des machines virtuelles (VM) est assurée
par le stockage des disques virtuels des machines virtuelles (VM) sur
la baie EMC.

La baie EMC composé d’un ensemble de 10 disques de 1 To en RAID

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          25/36

6 (2 disques de parité), d’une alimentation redondante.

L’ensemble du matériel bénéficie d’un contrat de maintenance
matériel avec une GTR 4h 24x7x365

Une sauvegarde externe vers le siège Edicia est effectuée
quotidiennement. Cette sauvegarde a pour but de permettre une
restauration de la production en minimisant les pertes de données
en cas d’incident majeur provoquant la destruction complète du
matériel chez l’hébergeur.

Accès privé
  Un lien et des équipements sont dédiés à l’administration et à
l’export des sauvegardes vers le siège EDICIA. Seule l’adresse IP
publique du site EDICIA est autorisée à accéder à ces équipements.
  Les accès à l’architecture sont effectués par des ingénieurs
systèmes qualifiés avec des identifiants uniques et sécurisés par
clefs le tout sur une connexion de type tunnel VPN. Tous les accès
sont logués.

Accès public
  Les clients se connectent via un site web sécurisé par certificats
(issue d’une autorité de certification). Les flux sont filtrés et logués
par le cluster de firewall. En cas de défaillance d’un routeur, l’autre
prend le relais.
Sécurité des équipements chez le Client
EDICIA n’est pas responsable des incidents en lien avec les matériels
du client (postes de travail, imprimantes, etc…). Le Client doit
s’assurer que toutes les mesures sont prises pour assurer la sécurité
sur ses matériels.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          26/36

Éloignement des
EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques pour éviter que des
sources de risques
sources de risques ne portent atteinte aux données à caractère
Caractéristiques de la  personnel.
zone d’implantation

La zone d’implantation n'est pas sujette à des sinistres
environnementaux (zone inondable, proximité d’industries
chimiques, zone sismique ou volcanique, etc...) et ne contient pas de
produits dangereux.

Les données sont stockées en France, à moins de 20km du siège,
dans une zone non sujette à des sinistres environnementaux.

Protection contre
EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques pour éviter les risques
les sources de
liés à des sources non humaines (phénomènes climatiques, incendie,
risques non
dégât des eaux, accidents internes ou externes, animaux, etc.).
humaines

Moyens de
La zone d’implantation n'est pas sujette à des sinistres
prévention, de
environnementaux (zone inondable, proximité d’industries
détection et de lutte
chimiques, zone sismique ou volcanique, etc...) et ne contient pas de
contre l’incendie, les   produits dangereux.
dégâts des eaux, etc

Les données sont stockées en France, à moins de 20km du siège,
dans une zone non sujette à des sinistres environnementaux.

Data Center Sécurisé
Les serveurs EDICIA sont hébergés dans un Datacenter de dernière
génération situé en région nantaise (HITS/NeoTELECOM).

Les caractéristiques principales du Datacenter sont listées ci-dessous:
  Datacenter de conception Tiers III+
  Exploitation, supervision et maintenance 24h/24 et 7j/7
  Double adduction électrique, groupes électrogènes durée 24h
rechargeable à chaud.
  Allées froides confinées
  Bâtiment haute qualité environnementale HQE
  Sécurité incendie
  Portes blindées et coupe-feu
La sécurité du lieu de stockage des données est garantie
contractuellement avec l’hébergeur.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          27/36

Mesures organisationnelles (gouvernance)

Organisation de la
Pour ce qui est des données EDICIA (données internes, fichiers
protection des
clients, etc...)
données
Nom / Coordonnées du DPO : Philippe Dupuis, siège EDICIA
DPO et RSSI, comité
Nom / coordonnées du RSSI : Cormerais Christian, siège EDICIA
de suivi…

Pour ce qui est des données du CLIENT (données métiers.)
Le client est seul responsable des données. Il doit mettre en place
les traitements appropriés pour assurer :
  Le respect de la vie privée des personnes, si des informations
personnelles sont conservées au sein de votre progiciel,
  L’évaluation des risques pour les droits et les libertés. Indiquer les
mesures pour faire face aux risques identifiés.
Les obligations de la collectivité :
  Nommer un DPO : si la nomination d’un DPO est conseillée pour
les entreprises privées, elle est obligatoire pour les structures
publiques. Le DPO peut être nommé au sein même de la
structure, il peut donc s’agir d’un employé, mais il peut être
également être désigné en externe (organisme tierce, prestataire,
ou cabinet d’avocat par exemple).
  Mise en place d’un registre des traitements des données
personnelles : pour cartographier les différents types de données
exploitées, les finalités de ces données, les personnes pouvant y
accéder, les types de données exploitées ou encore la durée de
conservation de ces données.
  Réalisation d’une étude d’impact sur la vie privée : les organismes
publics sont tenus d’effectuer une étude afin de déterminer les
impacts de ces traitements des données sur la vie privée des
personnes concernées et d’identifier les mesures techniques et
organisationnelles nécessaires pour assurer la pleine protection de
cette vie privée.
  Mise en conformité en matière de récolte de données : les
établissements publics disposent de conditions particulières, et le
consentement préalable des personnes concernées n’est pas
toujours obligatoire. L’organisation publique peut se passer de ce
consentement lorsque le traitement des données est nécessaire à
l’exécution d’une mission d’intérêt public et relève de l’autorité
légale de la structure.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          28/36

Politique de sécurité  Seuls les collaborateurs sont habilités et autorisés à intervenir sur la
Formation des
plate-forme Saas utilisée par nos clients. Tous les accès sont
personnels à la
nominatifs et encadrés par des règles strictes (accès restreint, mot
protection des
de passe complexes et changés régulièrement, …).
données et la bonne
La liste et les autorisations d’accès sont mises à jour à chaque
utilisation des
départ ou arrivée d’un collaborateur.
moyens

informatiques
De manière générale, l’ensemble des collaborateurs d’Edicia est
régulièrement sensibilisé à la sécurité. Chaque nouvel arrivant
assiste à une présentation des règles essentielles de sécurité à
suivre dans l’entreprise. Celles-ci sont consignées dans la charte
informatique signée par chaque collaborateur.
Sensibilisation des salariés sur la protection des données
Signature d’avenants RGPD aux contrats de travail

Une veille technologique permanente est assurée autour des failles
de sécurité des différents composants matériels et logiciels de la
plate-forme Saas. Les alertes de sécurité concernant ces éléments
sont traitées dans les plus brefs délais.

Gestion des risques
Voir cartographie des risques fournie en fin de tableau
Cartographie des
risques
Cartographie des
Les données sensibles sont des noms, apparaissant dans les mains-
données
courantes, ou dans les modules de gestion (Fourrière, Animaux
Cartographie des
dangereux……), ainsi que potentiellement des photos jointes.
données
Ces données sont isolées dans des champs spécifiques de manière

à pouvoir être identifiées lors des traitements.

Nous avons cartographié les données de nature « personnelles »
dans nos applications.
Dans les prochaines versions, chaque champ de saisie destiné à la
saisie de données personnelles (au sens du RGPD) sera identifié par
une icône spécifique.

Le manuel du logiciel sera amendé avec la liste des champs de
saisie destiné à la saisie de données personnelles (liste classée par
module).

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          29/36

Cartographie des
Voir cartographie des risques fournie en fin de tableau
risques
Cartographie des
risques

Gestion des projets
Les équipes EDICIA réalisent les tests et recettes dans un
Tests des dispositifs
environnement avec une base de données interne.
Chez le Client, les équipes souhaitent généralement effectuer leurs
tests/recette sur des données identiques à celles de production ;
dans ce cas, pour les Clients qui disposent d’une plateforme de
tests, une copie de la base de production peut être chargée sur
l’environnement de tests du Client. S’agissant de données dont il
est propriétaire, il n’y a pas d’anonymisation des données. Il
appartient au Client de s’assurer que les personnels qui accèdent à
la plateforme de tests disposent bien des habilitations nécessaires
pour accéder aux données.

Pour ce qui est des exports EXCEL, dans les dernières versions du
logiciel Smart POLICE, le client peut paramétrer ses fichiers d’export
et restreindre les données aux seules données autorisées (fonction
de paramétrage accessible uniquement aux administrateurs de
l’application).

Gestion des
EDICIA a entrepris une action de refonte des procédures de
incidents et des
remontées d'informations et de réaction, en cas de violation de
violations de
données : définition des indicateurs et niveaux d’alerte, mesures
données
permettant de gérer les incidents et violations de données,
Gestion des incidents  conformément aux textes en vigueur, etc…
de violation de
En parallèle, nous revoyons l’organisation opérationnelle de
données à caractère
manière à améliorer la détection et le traitement des événements
personnel
susceptibles d'affecter les libertés et la vie privée des personnes

concernées.

Le process initié comprend :
-  la formalisation des rôles et responsabilités  du référent «
Informatique et libertés » (DPO) ;
-  la consignation des incidents dans une main courante interne;
-  les procédures d’escalade ;
-  les interactions avec la CNIL, et avec les référents chez le Client ;
-  la possibilité de constituer une cellule de crise en cas de sinistre.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          30/36

Gestion des
EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques pour diminuer la
personnels
possibilité que les caractéristiques des personnels soient exploitées
Mesures prises à
pour porter atteinte aux données (ressources et compétences
l’arrivée d’une
adéquates, sensibilisation, etc.).
personne dans sa

fonction
  Elle vérifie systématiquement que les personnes ayant accès aux
(sensibilisation) et au
données et au traitement sont aptes à exercer leur fonction.
départ d’une
  Elle vérifie systématiquement que les personnes ayant accès aux
personne
données et au traitement ont été formées et disposent des
(sécurisation)
compétences appropriées aux conditions d'exercice de leurs
fonctions.
  Elle s’assure que les conditions de travail des personnes ayant
accès aux données et au traitement sont satisfaisantes.
De manière générale, l’ensemble des collaborateurs d’Edicia est
régulièrement sensibilisé à la sécurité. Chaque nouvel arrivant
assiste à une présentation des règles essentielles de sécurité à
suivre dans l’entreprise.
Les personnels sont sensibilisés aux risques liés à l'exploitation de
leurs vulnérabilités.

Seules les personnes ayant nécessité d’accéder aux applications
pour mener à bien l’exercice de leur fonction disposent des droits
associés.
Au départ d’un salarié, les mots de passe d’accès aux données
sensibles sont intégralement renouvelés.

Relations avec les
EDICIA met en œuvre les bonnes pratiques dans le but de réduire
tiers
les risques que les accès légitimes aux données par des tiers
Modalités et mesures  peuvent faire peser sur les libertés et la vie privée des personnes
de sécurité mises en
concernées.
œuvre pour les

éventuels accès sous- Parmi ces mesures : la formalisation des règles que les personnes
traitants
doivent respecter durant tout le cycle de vie de la relation liée au
traitement ou aux données, selon la catégorie de personnes et les
actions qu'elles vont réaliser.

Spécificités  pour  les  tiers  prestataires  de  service travaillant
dans les  locaux de l'organisme
Les éventuels prestataires se voient appliquer les mêmes mesures
que pour les salariés EDICIA : formation aux enjeux Informatique et
libertés, obligation de respecter les règles d'usage des ressources
informatiques de l'organisme annexées contrat de travail.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          31/36

Les prestataires sont engagés par une clause de confidentialité.
Les habilitations des prestataires sont gérées spécifiquement
(habilitations limitées dans le temps prenant fin automatiquement
à la date prévisionnelle de la fin de leur mission).

Supervision
EDICIA met en œuvre les mesures nécessaires pour disposer d’une
Contrôle de
vision globale et à jour de l'état de protection des données et de la
l’effectivité et
conformité à la loi informatique et libertés.
l’adéquation des

mesures touchant à la  Contrôles
vie privée
Nos équipes effectuent régulièrement des contrôles des
traitements de données afin de vérifier leur conformité à la loi
informatique et libertés ainsi que l'effectivité et l'adéquation des
mesures prévues.

Indicateurs
La mise en place d’indicateurs permettant de vérifier l'atteinte des
objectifs dans le domaine « Informatique et libertés » est en cours.
Une cartographie des traitements de données et des risques
associés a déjà été mise en place.

L’Editeur logiciel de la sécurité urbaine                - CONFIDENTIEL -          32/36

Cartographie des risques & Réponses aux questions les plus courantes dans
le cadre de l’anticipation des risques en conformité avec la RGPD

Accès illégitime à des données
Quels pourraient être les
Risque commun à toute divulgation de données
principaux impacts sur les
personnelles sensibles : impact de niveau « 2.Limitéé »
personnes concernées si le
selon l’échelle CNIL pour estimer la gravité
risque se produisait ?
Les personnes concernées ne seront pas impactées ou

pourraient connaître quelques désagréments, qu’elles
surmonteront sans grande difficulté
Exemples d’impacts moraux : Simple contrariété par
rapport à l’information reçue ou demandée

Quelles sont les
Les cyberattaques, Négligence du personnel, des sous-
principales menaces qui
traitants ou des utilisateurs, Malveillance du personnel,
pourraient permettre la
des sous-traitants ou des utilisateurs
réalisation du risque ?


Quelles sources de risques
· Piratage de la plateforme
pourraient-elles en être à
· Divulgation volontaire ou non par des informations ou
l'origine ?
des accès par une personne habilité d’EDICIA

· Divulgation volontaire ou non par des informations ou
des accès par une personne habilité de la ville
· Piratage du poste informatique d’une personne habilité
de la ville

Quelles sont les mesures,
· Mesure de cyber sécurité au niveau de la plateforme
parmi celles identifiées, qui  EDICIA
contribuent à traiter le
o Architecture Physique redondante et sauvegardée
risque ?
avec cluster de serveurs physique et baie de stockage

o Architecture Système avec Firewall applicatif, Reverse
proxy et VirtualMachine dédiée par ville
o Architecture logicielle sécurisée (TLS 1.2,
SpringSecurity, Authentification JWT, Authentification
forte mobile avec carte à puce) et Tests de vulnérabilités
· Traçabilité des accès à l’application
· Accès à la production uniquement par VPN nominatif
· Faire prendre conscience à chaque utilisateur des
enjeux en matière de sécurité et de vie privée et
implication contractuelle dans le contrat de travail


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Comment estimez-vous
Gravité de niveau « 2.Limitéé » selon l’échelle CNIL pour
la gravité du risque,
estimer la gravité
notamment en fonction des
impacts potentiels et des
mesures prévues ?
Comment estimez-vous
Vraisemblance de niveau « 2.Limitée » selon l’échelle
la vraisemblance du risque,  CNIL pour estimer la vraisemblance :
notamment au regard des
il semble difficile pour les sources de risques retenues de
menaces, des sources de
réaliser la menace en s’appuyant sur les caractéristiques
risques et des mesures
des supports.
prévues ?
Attention : l’estimation ci-dessus concerne le risque au

niveau du prestataire. Elle ne prend pas en compte le
risque de divulgation de données par une personne
habilitée par la ville à accéder à ces données


Modification non désirées de données
Quels pourraient être les
Impact de niveau « 1. Négligeable » à «2.Llimitée »
principaux impacts sur les
selon l’échelle CNIL pour estimer la gravité
personnes concernées si le
Les personnes concernées ne seront pas impactées
risque se produisait ?
ou pourraient connaître quelques désagréments,

qu’elles surmonteront sans grande difficulté

Quelles sont les
Les cyberattaques, Négligence du personnel, des
principales menaces qui
sous-traitants ou des utilisateurs, Malveillance du
pourraient permettre la
personnel, des sous-traitants ou des utilisateurs
réalisation du risque ?
Quelles sources de risques
· Piratage de la plateforme
pourraient-elles en être à
· Divulgation volontaire ou non par des informations
l'origine ?
ou des accès par une personne habilité d’EDICIA

· Divulgation volontaire ou non par des informations
ou des accès par une personne habilité de la ville
· Piratage du poste informatique d’une personne
habilité de la ville

Quelles sont les mesures, parmi  · Mesure de cyber sécurité au niveau de la
celles identifiées, qui
plateforme EDICIA
contribuent à traiter le risque ?  o Architecture Physique redondante et sauvegardée

avec cluster de serveurs physique et baie de
stockage
o Architecture Système avec Firewall applicatif,
Reverse proxy et VirtualMachine dédiée par ville
o Architecture logicielle sécurisée (TLS 1.2,

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SpringSecurity, Authentification JWT,
Authentification forte mobile avec carte à puce) et
Tests de vulnérabilités
· Traçabilité des accès à l’application
· Accès à la production uniquement par VPN
nominatif
· Faire prendre conscience à chaque utilisateur des
enjeux en matière de sécurité et de vie privée et
implication contractuelle dans le contrat de travail

Comment estimez-vous
Gravité de niveau « 1. Négligeable » à «2.Llimitée »
la gravité du risque,
selon l’échelle CNIL pour estimer la gravité
notamment en fonction des

impacts potentiels et des
mesures prévues ?
Comment estimez-vous
Vraisemblance de niveau « 2.Limitée » selon l’échelle
la vraisemblance du risque,
CNIL pour estimer la vraisemblance :
notamment au regard des
il semble difficile pour les sources de risques
menaces, des sources de risques  retenues de réaliser la menace en s’appuyant sur les
et des mesures prévues ?
caractéristiques des supports.

Attention : l’estimation ci-dessus concerne le risque
au niveau du prestataire. Elle ne prend pas en
compte le risque de divulgation de données par une
personne habilitée par la ville à accéder à ces
données


Disparition de données
Quels pourraient être les
Impact de niveau « 1. Négligeable » à «2.Llimitée »
principaux impacts sur les
selon l’échelle CNIL pour estimer la gravité
personnes concernées si le
Les personnes concernées ne seront pas impactées
risque se produisait ?
ou pourraient connaître quelques désagréments,

qu’elles surmonteront sans grande difficulté

Quelles sont les
Les cyberattaques, Négligence du personnel, des
principales menaces qui
sous-traitants ou des utilisateurs, Malveillance du
pourraient permettre la
personnel, des sous-traitants ou des utilisateurs
réalisation du risque ?
Quelles sources de risques
· Piratage de la plateforme
pourraient-elles en être à
· Divulgation volontaire ou non par des informations
l'origine ?
ou des accès par une personne habilité d’EDICIA

· Divulgation volontaire ou non par des informations
ou des accès par une personne habilité de la ville

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· Piratage du poste informatique d’une personne
habilité de la ville
Quelles sont les mesures, parmi  · Mesure de cyber sécurité au niveau de la
celles identifiées, qui
plateforme EDICIA
contribuent à traiter le risque ?  o Architecture Physique redondante et sauvegardée

avec cluster de serveurs physique et baie de
stockage
o Architecture Système avec Firewall applicatif,
Reverse proxy et VirtualMachine dédiée par ville
o Architecture logicielle sécurisée (TLS 1.2,
SpringSecurity, Authentification JWT,
Authentification forte mobile avec carte à puce) et
Tests de vulnérabilités
· Traçabilité des accès à l’application
· Accès à la production uniquement par VPN
nominatif
· Faire prendre conscience à chaque utilisateur des
enjeux en matière de sécurité et de vie privée et
implication contractuelle dans le contrat de travail
Comment estimez-vous
Gravité de niveau « 1. Négligeable » à «2.Llimitée »
la gravité du risque,
selon l’échelle CNIL pour estimer la gravité
notamment en fonction des
impacts potentiels et des
mesures prévues ?
Comment estimez-vous
Vraisemblance de niveau « 2.Limitée » selon l’échelle
la vraisemblance du risque,
CNIL pour estimer la vraisemblance :
notamment au regard des
il semble difficile pour les sources de risques
menaces, des sources de risques  retenues de réaliser la menace en s’appuyant sur les
et des mesures prévues ?
caractéristiques des supports.

Attention : l’estimation ci-dessus concerne le risque
au niveau du prestataire. Elle ne prend pas en
compte le risque de divulgation de données par une
personne habilitée par la ville à accéder à ces
données

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