Mars 2024
Registre des ac vités de traitements
de données personnelles du
Secrétariat Général Commun
de l’Allier
Ac vité n°8a : Accueil
Finalités
Finalité 1 Organisa on de l’accueil (plannings, annuaires, standard)
Finalité 2 Recueil des demandes des usagers
Bases de licéité
RGPD Oui
6 1(f) qualité du fonc onnement des services
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Usagers
Agents
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on, coordonnées
Catégories
de
des nataires
Services en charge des traitements
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Durée de
conserva on prévue
1 jour pour le planning de l’accueil
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité n°8b : Qualité et performance
Finalités
Finalité 1 Suivi des engagements qualité
Finalité 2 Mesure de la performance
Bases de licéité
RGPD Oui
6 1(f) qualité du fonc onnement des services
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Usagers
Agents
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on, coordonnées
Éléments rela fs à la vie personnelle
Éléments rela fs à la vie professionnelle
Sta s ques
Retours qualité
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Catégories
de
des nataires
Services en charge des traitements
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Durée de
conserva on prévue
3 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité 9 : Ges on des ressources humaines
Finalités
Finalité 1 Processus de recrutement des contractuels, des appren s, des
stagiaires et des personnels en service civique
Finalité 2 Ges on administra ve des agents
Finalité 3 Ges on de la campagne des entre ens annuels professionnels
Finalité 4 Prépara on des avancements et des mobilités
Finalité 5 Entre ens menés par le conseiller mobilité carrière
Finalité 6 Suivi des absences
Finalité 7 Prépara on et suivi de la paye (traitements, primes,
astreintes, GIPA, remboursement domicile travail etc. )
Finalité 8 Mise en œuvre de la forma on des agents (besoins en
forma on et forma ons suivies, etc.)
Finalité 9 Organisa on des élec ons professionnelles
Finalité 10 Ges on du temps de travail (temps par el, interven ons,
heures supplémentaires etc.) et organisa on du travail
Finalité 11 Ges on rela ve aux demandes des comptes épargne temps
des agents
Finalité 12 Ges on du disposi f de télétravail
Finalité 13 Prépara on et suivi de la masse salariale, suivi des effec fs et
réalisa on de sta s ques
Finalité 14 Mise en œuvre du dialogue social
Finalité 15 Ges on des procédures disciplinaires
Finalité 16 Ges on du conten eux
Finalité 17 Ges on des agents partant à la retraite
Finalité 18 Mise à jour des organigrammes
Bases de licéité
RGPD Oui
Ar cle 6 (1) c
le traitement est nécessaire au respect d’une obliga on légale
Secrétariat Général Commun de l’Allier
à laquelle la préfecture est soumise, notamment :
- Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié
(droits/obliga ons/ges on des contractuels)
- Décret n°2007-1470 du 15 octobre 2007 (forma on)
- Décret n° 2009-1065 du 28 août 2009 (CET)
- Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié rela f aux
condi ons et modalités de mise en œuvre du télétravail dans
la fonc on publique et la magistrature
- Décret n° 2020-1427 du 20 novembre 2020 (comités sociaux
d'administra on)
- Décret n° 2017-928 du 6 mai 2017 (compte personnel de
forma on)
Pour les autres finalités, la base juridique est l’ar cle 6 (1) f du
RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts
légi mes poursuivis par la préfecture (gérer les moyens
humains nécessaires à la réalisa on de ses missions)
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Candidats à un poste de contractuel
Agents tulaires et contractuels
Volontaires en service civique
Membres de la famille d’un agent ou autre personne à
contacter
Stagiaires et appren s
Prestataires de service (forma on)
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on, coordonnées personnelles et
professionnelles, photos
Vie personnelle et jus fica fs (situa on familiale)
Vie professionnelle (éléments contenus dans le CV, poste
occupé, posi on administra ve, forma ons suivies et besoins
exprimés, apprécia on de l’agent et souhait éventuel de
mobilité, dates des différents congés, des absences, dates de
départ, jours de télétravail, nom du prestataire de service etc.)
Eléments d’ordre économique et financier (RIB, avis
d’imposi on, bulle ns de paie, rémunéra on versée dont
montant des primes, heures supplémentaires, imputa ons
budgétaires etc.)
Présence et discipline : aperçu des présences, mo fs des
absences, mesures disciplinaires
Eléments contenus dans le dossier de conten eux
Données sensibles : appartenance syndicale, santé, religion
(selon le droit du travail)
NIR (selon le droit social)
Catégories
de
des nataires
Services en charge des traitements
Représentants du personnel
Agents du Ministère (DRH)
Agents de la direc on régionale des finances publiques
Personnes concernées
Hiérarchie de l’agent
Prestataires de service
Direc ons départementales interministérielles
DINUM (annuaire Maia)
Réseau de sou en
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Durée de
conserva on prévue
Jusqu’au départ de l’agent ou sa retraite.
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité 10 : Ges on de l’ac on sociale
Finalités
Finalité 1 Organisa on de l’évènement annuel « arbre de noël »
Finalité 2 Versement de presta ons sociales et diverses aides
Finalité 3 Ges on des ac ons d’ini a ve locale
Finalité 4 Ges on et suivi de la dota on handicap
Finalité 5 Ges on des offres et des aides aux loisirs
Finalité 6 Traitement des demandes de places en crèche
Finalité 7 Restaura on collec ve
Bases de licéité
RGPD Oui
Ar cle 6 (1) f: le traitement est nécessaire aux fins des intérêts
légi mes poursuivis par la préfecture (en référence à l’ar cle
L731-1 et suivants du Code général de la fonc on publique
rela f à l’ac on sociale)
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Agents
Membres de la famille de l’agent
Prestataires externes
Catégories
de
données traitées
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Coordonnées personnelles et professionnelles
Vie personnelle (situa on familiale, composi on du foyer,
date de naissance des enfants, livret de famille)
Vie professionnelle (statut, catégorie, ministère
d’appartenance, grade, corps, dénomina on sociale du
fournisseur)
Informa ons d’ordre économique et financier (ressources
financières, RIB, avis d’imposi on, aBesta on de versement
d’alloca ons familiales, décision de versement par la
préfecture avec montant, indice majoré)
Données sensibles selon les dossiers : santé (handicap) et
jus fica fs (décisions MDPH)
Catégories
de
des nataires
Service d’ac on sociale
Le service en charge des finances pour le paiement
DRFIP
Prestataires de services par cipant à la réalisa on des ac ons
sociales (loisirs, restaura on)
Bailleurs
Réseau de sou en
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Durée de
conserva on prévue
5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité 11 : Santé et médecine de préven on
Finalités
Finalité 1 Ges on des accidents de travail
Finalité 2 Ges on des visites médicales
Finalité 3 Instruc ons sur les aménagements de poste
Finalité 4 Suivi de la santé au travail – risques psychosociaux
(prépara on des dossiers pour la cellule de veille)
Finalité 5 Suivi des agents en congé longue maladie, en congé longue
durée, en temps par el thérapeu que etc.
Finalité 6 Recensement des agents volontaires à la vaccina on
Finalité 7 Suivi du recensement des agents reconnus travailleurs
handicapés
Finalité 8 Suivi des avis d’ap tude du Conseil Médical et du médecin du
travail
Bases de licéité
RGPD Oui
Ar cle 6 (1) c du RGPD – le traitement est nécessaire au
respect d’une obliga on légale à laquelle la préfecture est
soumise.
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Notamment :
Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié
(droits/obliga ons/ges on des contractuels)
Catégories
de
personnes
concernées
Agents
Équipe médicale
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on, coordonnées
Vie personnelle
Vie professionnelle (grade, carrière, date d’entrée dans
l’administra on etc.).
Données de localisa on (secteur géographique de
compétence du médecin)
Informa ons d’ordre économique et financier (taux de
rémunéra on, RIB)
Données sensibles : santé (état de santé, rqth, récapitula f
des arrêts de travail, date accident, date arrêt, rechute, date
rapport, date arrêté, date reprise, date de consolida on, avis
du médecin de préven on ou de la commission de réforme,
soins dispensés, informa ons sur les vaccina ons
précédentes) et jus fica fs (cer ficats médicaux etc.)
NIR
Catégories
de
des nataires
Services en charge du traitement
Médecin de préven on
Membres du Conseil médical
Médecin expert agréé
Membres du comité social et de la forma on spécialisée
L’assistante sociale
Conseiller de préven on
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Durée de
conserva on prévue
Données du dossier individuel conservées selon les durées
prévues à l’arrêté du 21 décembre 2012 rela f à la
composi on du dossier individuel des agents publics géré sur
support électronique
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 28/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité 12 : Systèmes d’informa ons et de
communica on
Finalités
Finalité 1 Ges on des comptes de connexion et d’accès aux données
(Ac ve Directory)
Finalité 2 Ges on des annuaires téléphoniques et numériques
Finalité 3 Ges on de la messagerie électronique professionnelle et des
listes de diffusion
Finalité 4 Ges on de la téléphonie (fixe et mobile) – mutualisa on des
standards
Finalité 5 Créa on et suivi des comptes d’accès à internet (Orion et
StartMIup)
Finalité 6 Recensement des habilita ons informa ques des applica ons
installées en préfecture et en sous-préfecture
Finalité 7 Inventaire des matériels informa ques et télécoms mis à la
disposi on des agents ; ges on des droits d’accès aux copieurs
Finalité 8 Ges on des demandes support u lisateur
Finalité 9 Enregistrement des appels téléphoniques reçus au standard
Finalité 10 Tenue du registre de récépissé de délivrance des cartes agents
Finalité 11 Généra on de sta s ques et de rapports liés à l’u lisa on du
téléphone par les usagers de la préfecture
Finalité 12 Organisa on des astreintes techniques au BISIC
Finalité 13 Ges on des contacts techniques du BISIC (sous-traitance)
Finalité 14 Ges on de la vidéo surveillance des bâ ments de la préfecture
Finalité 15 Publica on d’informa ons illustrées (photos et vidéos) sur le
travail des agents, via un intranet et un annuaire-
trombinoscope
Bases de licéité
RGPD Oui
Ar cle 6 (1) f du RGPD – fourniture des moyens numériques
nécessaires à l’ac vité des agents de la préfecture
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Agents
Professionnels (Sous-traitants, autres administra ons)
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on (dont RIO, matricule), coordonnées
professionnelles (mail, n° de téléphone, adresse postale)
Vie professionnelle (fonc on, affecta on, habilita ons
professionnelles, profil mé er, grade, service d’appartenance)
Images vidéo
Données sur les matériels (numéro de série, N° carte sim, code
puk, Imei etc.)
Journal des communica ons entrantes et sortantes ; données
de connexion (date et heure de connexion, sites et pages
internet visitées, mots de passe, journaux windows ou logiciel
libre)
Données sur les incidents remontés au BISIC (objet, date de
survenance, n° cket, résolu on du problème)
Données sur les habilita ons : droits d’accès aux serveurs
Catégories
de
des nataires
Service en charge du traitement
Hiérarchie
Agents DDETSPP, DDT, Préfecture, SGC et leurs annexes
Ministère de l’Intérieur
Sous-traitants
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Durée de
conserva on prévue
5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité 13a : Finances
Finalités
Finalité 1 Délivrance des cartes achats et ges on de la dépense
Finalité 2 Ges on des habilita ons CHORUS
Finalité 3 Remboursement des frais de déplacements
Finalité 4 Suivi des contrats et marchés
Bases de licéité
RGPD Oui
Ar cle 6 1 (b) et (f) du règlement européen 2016/679
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Agents (dont membres du corps préfectoral)
Professionnels et sous-traitants
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on, coordonnées professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’entreprise ; administra on
d’affecta on/direc on/fonc on ; matricule)
Éléments d’ordre économique et financier (pour la carte
achat : n° de carte, plafond annuel autorisé, plafond par
opéra on, solde annuel et mensuel ; RIB ; K-Bis ; aBesta ons
fiscales des entreprises).
Données du véhicule de l’agent (immatricula on, type de
véhicule)
Données de situa on financière de l’agent pour le paiement
de secours
Catégories
de
des nataires
Service habilité à traiter les dossiers
Comité social d’administra on
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Durée de
conserva on prévue
Jusqu’à la fin de vie des marchés et contrats.
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité 13b : Logis que
Finalités
Finalité 1 Ges on des achats
Finalité 2 Réserva on des véhicules de service et remisage
Bases de licéité
RGPD Oui
Ar cle 6 1 (b) et (f) du règlement européen 2016/679
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Professionnels et sous-traitants
Agents réservataires de véhicules
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on, coordonnées professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’entreprise ; administra on
d’affecta on/direc on/fonc on ; matricule)
Adresse personnelles des agents pour le remisage des
véhicules de service à leur domicile (avant ou après mission)
Catégories
de
des nataires
Service interne
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Durée de
conserva on prévue
5 ans pour les devis
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Ac vité 13c : Immobilier
Finalités
Finalité 1 Ges on des contrôles d’accès aux bâ ments
Finalité 2 Recensement et suivi des travaux – maintenance des appareils
Bases de licéité
RGPD Oui
Ar cle 6 1 (b) et (f) du règlement européen 2016/679
Titre III LIL Non
(police-jus ce)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’Etat)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes
concernées
Agents du périmètre ATE
Professionnels (prestataires et sous-traitants intervenants sur
et dans le bâ ment)
Catégories
de
données traitées
Données d’iden fica on, coordonnées professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’entreprise ; administra on
d’affecta on/direc on/fonc on ; matricule)
Immatricula on véhicule prestataire pour réserva on
emplacement parking
Secrétariat Général Commun de l’Allier
Catégories
de
des nataires
Service interne
Référents de chaque site pour le suivi des travaux
Existence
de
transferts
de
données hors UE
Non
Durée de
conserva on prévue
25 ans pour les opéra ons de travaux
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la Poli que Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière 26/03/2024
mise à jour
