2024 Registre RGPD PREF23.pdf

Registre des activités de
traitements de données
personnelle
la Préfectur
la
Creuse (23)
Responsable de traitement : La préfète de la Creuse
Coordonnées :
Préfecture de la Creuse
Place Louis Lacrocq
23000 Guéret

Préfecture de la Creuse (23)
Activité n°1 : Représentation de l’État
Finalités
Finalité 1
Gestion des affaires réservées
Finalité 2
Traitement et suivi des interventions
Finalité 3
Distinctions honorifiques
Finalité 4
Relations avec les élus du département
Finalité 5
Protocole, déplacements et cérémonies officielles
Finalité 6
Relations avec la société civile (monde économique, associatif, médias, représentants du
culte etc.)
Bases de licéité
RGPD
OUI
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté de
l’État)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à l'organisation et à
l'action des services de l'État dans les régions et départements
Catégories de personnes
concernées
Élus
Usagers
Responsables d’organismes publics ou privés
Membres de la société civile
Agents de l’État
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées, justificatifs…
Photos
Selon les besoins (dossiers de décorations, relations avec les élus ou les associations…),
données dites sensibles : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, religieuses,
philosophiques ou syndicales, santé, sexualité.
Éléments relatifs à la vie personnelle
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Selon les besoins (dossiers de décorations…) : Infractions et condamnations
Informations diverses transmises par l’usager
Historique des demandes et des échanges
Catégories de
destinataires
Services en charge du traitement
Autres services / autres organismes (autres administrations, services de police et de
gendarmerie, gouvernement, Présidence de la république, Grande chancellerie de la
légion d’honneur)
« Personnes concernées »
Existence de transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
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Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique Générale de
Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à jour
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Activité n°2 : Ordre public et sécurité
Finalités
Finalité 1
Manifestations sur la voie publique et grands rassemblements
Finalité 2
Hospitalisation en soins psychiatriques sans consentement
Finalité 3
Gens du voyage
Finalité 4
Enquêtes administratives
Finalité 5
Prévention de la délinquance et de la radicalisation
Finalité 6
Concours de la force publique
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Oui (lutte contre la radicalisation)
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Patients (personnes présentant une menace à l’ordre public)
Catégories de données
traitées
Identité, coordonnées personnelles et professionnelles, immatriculation
des véhicules
Photo
Vie personnelle (éléments relatifs à la famille de la personne intéressée)
Données sensibles : santé (personnes hospitalisées sous contrainte),
potentiellement tout type de donnée sensibles (notamment pour les
déclarations de manifestations selon leur objet)
Données d’infractions et condamnations pénales
Données de localisation (lieu de déplacement des patients lors des sorties
ou programme de soins, itinéraire parcouru pour les manifestations, lieu
de stationnement de caravanes)
Données relatives aux enquêtes (objet de la demande, synthèse de
l’enquête, avis rendu)
Catégories de
destinataires
Services en charge des traitements et direction du cabinet
Forces de l’ordre
Autres administrations (ARS, hôpitaux psychiatriques, mairies,
communautés d’agglomération, service départemental d’incendie et de
secours) / tribunaux
Service national des enquêtes administratives de sécurité
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
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Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numériquedu MIOM.
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Activité n° 3 : Polices administratives
Finalités
Finalité 1
Vidéo-protection
Finalité 2
Armes, explosifs, activités pyrotechniques et artificiers
Finalité 3
Réglementation aérienne
Finalité 4
Débits de boissons et établissements assimilés
Finalité 5
Activités privées de surveillance et de gardiennage ; gardes particuliers
Finalité 6
Polices municipales
Finalité 7
Sûreté aéroportuaires e
tuaires
Finalité 8
Manifestations sportives
Finalité 9
Activités de chasse et de pêche
Finalité 10
Chiens dangereux
Finalité 11
Convoyeurs de fonds
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Professionnels
Candidats (activités privées de sécurité, policiers municipaux, agents de
sûreté)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’employeur, SIRET, caractéristiques de l’arme,
prestation de serment, n° de carte et date de délivrance pour les
détenteurs d’armes, injonction préfectorale et notification de la décision
du préfet pour les interdictions de détention d’armes, type de licence et
horaire de fermeture pour les débits de boissons, résultats d’enquêtes
administratives –favorable/défavorable- menées comme pour la sûreté
aéroportuaire)
Données sur la manifestation sportive projetée et les activités en lien avec
les réglementation aérienne comme survol de drones, lâcher de ballon
(date, horaire, parcours ou lieu, nombre de personnes attendues)
Données concernant les débits de boissons (type de licence, horaire de
fermeture, fermeture définitive ou cession du fonds de commerce)
Données sensibles : santé (aptitude médicale pour le port d’armes par les
policiers municipaux et les convoyeurs)
Données relatives aux infractions et aux condamnations
Données de localisation (pour les carrières d’où proviennent les artifices,
lieu faisant l’objet de la vidéoprotection ou lieu d’utilisation projetée pour
les explosifs)
Catégories de
destinataires
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Services en charge des traitements
Membres de la commission départementale de vidéoprotection
Forces de l’ordre, autorité judiciaire
Autres administrations (ARS, mairies)
Formateurs (chiens dangereux)
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
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Activité n° 4 : Réglementation générale
Finalités
Finalité 1
Législation funéraire (le RGPD ne concerne pas les personnes décédées)
Finalité 2
Économie : déclarations des foires, vide-greniers et salons, délivrance du
titre de maître-restaurateur,
délivrance de l'agrément aux sociétés de domiciliation d'entreprise,
revendeurs d’objets mobiliers
Finalité 3
Service national (recensement)- Suivi des demandes d’option des jeunes
binationaux pour le service national
Finalité 4
Associations
Finalité 5
Fondations
Finalité 6
Tourisme : offices de tourisme, carte de guide conférencier
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers/ déclarants

Membres des associations/fondations
Professionnels (gérants d’entreprises)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles,
CNI
Vie personnelle (situation familiale, nationalité)
Vie professionnelle (fonction, poste occupé, types de licences, diplômes
obtenus, attestations, éléments contenus dans les cv, tout autre
document justifiant du parcours professionnel du demandeur pour
obtenir le titre souhaité, domaine d’habilitation, date de la décision
administrative)
Éléments d’ordre économique et financier (Siret, K-Bis, RIB)
Données de localisation (adresse de l’évènement)
Condamnations pénales ou infractions (casier judiciaire pour les
opérateurs funéraires)
Données sensibles : religion, opinions politiques, appartenance syndicale,
voire orientation sexuelle (pour les associations et les fondations)
Catégories de
destinataires
Services internes en charge des traitements
Forces de l’ordre
Administrations (mairies, hôpitaux, offices du tourisme), Atout France,
Autorité judiciaire
Maisons de retraite
Représentants des associations et fondations
Citoyens
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Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
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Activité n°5 : Communication
Finalités
Finalité 1
Gestion du site internet de la Préfecture
Finalité 2
Gestion des comptes du Préfet sur les réseaux sociaux
Finalité 3
Rédaction de lettres d’informations (gestion des abonnés)
Finalité 4
Communication de crise
Finalité 5
Relations avec la presse
Finalité 6
Etablissement de statistiques
Bases de licéité
RGPD
OUI
Article 6 1 (e) (missions d’information générale du public et de gestion des
crises) et (f) ( connaitre le lectorat de ses publications pour mieux cibler
ses actualités)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Particuliers
Professionnels
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées
Vie personnelle (dans le cadre des messages reçus par la préfecture, si la
personne qui écrit en fait état)
Vie professionnelle (employeurs) (dans le cadre des relations avec la
presse ou si ça a été communiqué dans le formulaire de contact)
Photos
Potentiellement, données dites sensibles en fonction de la nature des
contenus publiés sur internet ou des éléments portés à la connaissance
de l’administration par la personne qui remplit le formulaire de contact :
origine raciale ou ethnique, opinions politiques, religieuses,
philosophiques ou syndicales, santé, sexualité.
Données numériques (ex : adresse IP)
Catégories de
destinataires
Service communication
Cabinet du Préfet
Autres administrations du département
Ministères (dont cabinets)
Internautes (pour les publications)
Existence de transferts
de données hors UE
Oui (réseaux sociaux situés notamment aux États-Unis et en Chine)
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
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Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
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Activité n° 6 : Sécurité routière
Finalités
Finalité 1
Gestion des professions réglementées (Taxis, VTC, fourrières, auto-écoles,
dépanneurs autoroutiers, centres de sensibilisation à la sécurité routière
etc.)
Finalité 2
Police administrative (suspension du permis de conduire, commissions
médicales, récupération de points etc.)
Finalité 3
Accidentologie
Bases de licéité
RGPD
OUI
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Gérants d’entreprises
Chauffeurs professionnels
Professionnels de santé
Automobilistes particuliers
Membres d’associations
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées, justificatifs…
Informations d’ordre économique et financiers
Données concernant des infractions et des condamnations
Données dites sensibles : santé
Éléments relatifs à la vie personnelle
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Catégories de
destinataires
Service en charge de la sécurité routière
Forces de l’ordre
Agents du Conseil départemental
Autorités judiciaires
Personnels des chambre des métiers et de l’artisanat
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique² Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
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Activité n° 7 : Actions de sécurité civile et de
gestion de crises
Finalités
Finalité 1
Annuaires opérationnels
Finalité 2
Dispositifs d’informations et d’alertes
Finalité 3
Formations de sécurité civile
Finalité 4
Indemnisation des membres de jurys de secourisme
Finalité 5
Agrément des associations
Finalité 6
ERP
Finalité 7
Gestion des habilitations
Bases de licéité
RGPD
Oui
6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de
personnes concernées
Professionnels
Membres des jurys, conseils et commissions
Usagers (candidats)
Agents des partenaires publics (collectivités territoriales, SDIS etc.)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Éléments d’ordre économique et financier
Catégories de
destinataires
Agents du SIDPC
Corps préfectoral
Service en charge des règlements
Autres administrations (SDIS, forces de l’ordre, communes etc.)
Ministère de l’intérieur (DGSCGC)
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
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jour
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Activité n°8 : Qualité, accueil et performance
Finalités
Finalité 1
Organisation de l’accueil (plannings, annuaires, points d’accueil
numérique, standard)
Finalité 2
Suivi des engagements qualité
Finalité 3
Mesure de la performance
Finalité 4
Recueil des demandes des usagers
Bases de licéité
RGPD
Oui
6 1(f) qualité du fonctionnement des services
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Agents
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées
Éléments relatifs à la vie personnelle
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Statistiques
Retours qualité
Catégories de
destinataires
Services en charge des traitements
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
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Activité n°9 : Gestion des ressources humaines
Finalités
Finalité 1
Processus de recrutement des contractuels, des apprentis, des stagiaires
et des personnels en service civique
Finalité 2
Gestion administrative des agents
Finalité 3
Gestion de la campagne des entretiens annuels professionnels
Finalité 4
Gestion des avancements et des mobilités
Finalité 5
Entretiens menés par le conseiller mobilité carrière et réalisation des
bilans de compétence
Finalité 6
Suivi des absences
Finalité 7
Gestion de la paye (traitements, primes, astreintes, GIPA, remboursement
domicile travail etc. )
Finalité 8
Mise en œuvre de la formation des agents (besoins en formation et
formations suivies, suivi du compte personnel de formation etc.)
Finalité 9
Organisation des élections professionnelles
Finalité 10
Gestion du temps de travail (temps partiel, interventions, heures
supplémentaires etc.) et organisation du travail
Finalité 11
Gestion relative aux demandes des comptes épargne temps des agents
Finalité 12
Gestion du dispositif de télétravail
Finalité 13
Pilotage de la masse salariale, suivi des effectifs et réalisation de
statistiques
Finalité 14
Mise en œuvre du dialogue social
Finalité 15
Gestion des procédures disciplinaires
Finalité 16
Gestion du contentieux
Finalité 17
Gestion des agents partant à la retraite
Finalité 18
Gestion et diffusion des plannings de présence, d’organigrammes
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 (1) c
le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle la
préfecture est soumise, notamment :
- Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié
(droits/obligations/gestion des contractuels)
- Décret n°2007-1470 du 15 octobre 2007 (formation)
- Décret n°
-1065 du 28 août 2009 (CET)
- Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et
modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la
magistrature
- Décret n° 2020-1427 du
ovembre 2020 (comités sociaux
d'administration)
- Décret n° 2017-928 du 6 mai 2017 (compte personnel de formation)
Pour les autres finalités, la base juridique est l’article 6 (1) f du
RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes
poursuivis par la préfecture (gérer les moyens humains nécessaires à la
réalisation de ses missions)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Catégories de personnes
concernées
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Préfecture de la Creuse (23)
Candidats à un poste de contractuel
Agents titulaires et contractuels
Volontaires en service civique
Membres de la famille d’un agent ou autre personne à contacter
Stagiaires et apprentis
Prestataires de service (formation)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles,
photos
Vie personnelle et justificatifs (situation familiale)
Vie professionnelle (éléments contenus dans le CV, poste occupé,
position administrative, formations suivies et besoins exprimés,
appréciation de l’agent et souhait éventuel de mobilité, dates des
différents congés, des absences, dates de départ, jours de télétravail, nom
du prestataire de service etc.)
Éléments d’ordre économique et financier (RIB, avis d’imposition,
bulletins de paie, rémunération versée dont montant des primes, heures
supplémentaires, imputations budgétaires etc.)
Présence et discipline : aperçu des présences, motifs des absences,
mesures disciplinaires
Éléments contenus dans le dossier de contentieux
Données sensibles : appartenance syndicale, santé, religion (selon le droit
du travail)
NIR (selon le droit social)
Catégories de
destinataires
Services en charge des traitements
Représentants du personnel
Agents du Ministère (DRH)
Agents de la direction régionale des finances publiques
Personnes concernées
Hiérarchie de l’agent
Prestataires de service
Directions départementales interministérielles
DINUM (annuaire Maia)
La Caisse des dépôts et consignations (comptes formation)
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Conservation des données du dossier individuel en référence à l’arrêté du
21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents
publics géré sur support électronique
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
13/05/2024
jour
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Activité n°10 : Gestion de l’action sociale
Finalités
Finalité 1
Organisation de l’évènement annuel « arbre de noël »
Finalité 2
Versement de prestations sociales et diverses aides
Finalité 3
Gestion des actions d’initiative locale
Finalité 4
Gestion et suivi de la dotation handicap
Finalité 5
Gestion des offres et des aides aux loisirs
Finalité 6
Attribution de logements – contingent préfectoral
Finalité 7
Traitement des demandes de places en crèche
Finalité 8
Restauration collective
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 (1) f: le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes
poursuivis par la préfecture (en référence à l’article L731-1 et suivants du
Code général de la fonction publique relatif à l’action sociale)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Catégories de personnes
concernées
Agents
Membres de la famille de l’agent
Prestataires externes
Catégories de données
traitées
Coordonnées personnelles et professionnelles
Vie personnelle (situation familiale, composition du foyer, date de
naissance des enfants, livret de famille)
Vie professionnelle (statut, catégorie, ministère d’appartenance, grade,
corps, dénomination sociale du fournisseur)
Informations d’ordre économique et financier (ressources financières, RIB,
avis d’imposition, attestation de versement d’allocations familiales,
décision de versement par la préfecture avec montant, indice majoré)
Données sensibles selon les dossiers : santé (handicap) et justificatifs
(décisions MDPH)
Catégories de
destinataires
Service d’action sociale
Le service en charge des finances pour le paiement
DRFIP
Prestataires de services participant à la réalisation des actions sociales
(loisirs, restauration)
Bailleurs
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Conservation des données sur une durée conforme à l’arrêté du 21
décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents
publics géré sur support électronique
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Préfecture de la Creuse (23)
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
13/05/2024
jour
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Préfecture de la Creuse (23)
Activité n°11 : Santé et médecine de prévention
Finalités
Finalité 1
Gestion des accidents de travail
Finalité 2
Gestion des visites médicales
Finalité 3
Instructions sur les aménagements de poste
Finalité 4
Suivi de la santé au travail – risques psychosociaux (préparation des
dossiers pour la cellule de veille)
Finalité 5
Suivi des agents en congé longue maladie, en congé longue durée, en
temps partiel thérapeutique etc.
Finalité 6
Suivi des vaccinations
Finalité 7
Suivi du recensement des agents reconnus travailleurs handicapés
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 (1) c du RGPD – le traitement est nécessaire au respect d’une
obligation légale à laquelle la préfecture est soumise.
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Notamment :
Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié
(droits/obligations/gestion des contractuels)
Catégories de personnes
concernées
Agents
Équipe médicale
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées
Vie personnelle
Vie professionnelle (grade, carrière, date d’entrée dans l’administration
etc.).
Données de localisation (secteur géographique de compétence du
médecin)
Informations d’ordre économique et financier (taux de rémunération, RIB)
Données sensibles : santé (état de santé, rqth, récapitulatif des arrêts de
travail, date accident, date arrêt, rechute, date rapport, date arrêté, date
reprise, date de consolidation, avis du médecin de prévention ou de la
commission de réforme, soins dispensés, informations sur les vaccinations
précédentes) et justificatifs (certificats médicaux etc.)
NIR
Catégories de
destinataires
Services en charge du traitement
Médecin de prévention
Membres de la commission de réforme
Médecin expert agréé
Membres du comité social
L’assistante sociale
Existence de transferts
de données hors UE
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Préfecture de la Creuse (23)
Non
Durée de
conservation prévue
Conservation des données sur une durée conforme à l’arrêté du 21
décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents
publics géré sur support électronique
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
13/05/2024
jour
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Préfecture de la Creuse (23)
Activité n°12 : Systèmes d’informations et de
communication
Finalités
Finalité 1
Gestion des annuaires téléphoniques et numériques
Finalité 2
Gestion de la messagerie électronique professionnelle et des listes de
diffusion
Finalité 3
Gestion de la téléphonie (fixe et mobile) – mutualisation des standards
Finalité 4
Gestion des comptes Orion –suivi de l’accès à internet
Finalité 5
Recensement des habilitations informatiques des applications installées
en préfecture et en sous-préfecture
Finalité 6
Inventaire des matériels informatiques et télécoms mis à la disposition
des agents ; gestion des droits d’accès aux copieurs
Finalité 7
Gestion des demandes support utilisateur
Finalité 8
Enregistrement des appels téléphoniques reçus au standard
Finalité 9
Générer des statistiques et des rapports liés à l’utilisation du téléphone
par les usagers de la préfecture
Finalité 10
Organisation des astreintes techniques au SIDSIC
Finalité 11
Gérer les contacts techniques du SIDSIC (sous-traitance)
Finalité 12
Gestion de la vidéo surveillance des bâtiments de la préfecture
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 (1) f du RGPD – fourniture des moyens numériques nécessaires à
l’activité des agents de la préfecture
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Catégories de personnes
concernées
Agents
Professionnels (Sous-traitants, autres administrations)
Catégories de données
traitées
Données d’identification (dont RIO, matricule), coordonnées
professionnelles (mail, n° de téléphone, adresse postale)
Vie professionnelle (fonction, affectation, habilitations professionnelles,
profil métier, grade, service d’appartenance)
Images vidéo
Données sur les matériels (numéro de série, N° carte sim, code puk, Imei
etc.)
Journal des communications entrantes et sortantes ; données de
connexion (date et heure de connexion, sites et pages internet visités,
mots de passe, journaux windows ou logiciel libre)
Données sur les incidents remontés au SIDSIC (objet, date de survenance,
n° ticket, résolution du problème)
Données sur les habilitations : droits d’accès aux serveurs
Catégories de
destinataires
Service en charge du traitement
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Préfecture de la Creuse (23)
Hiérarchie
DDI (mutualisation des moyens informatiques au SGCD)
Ministère de l’intérieur
Sous-traitants
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
13/05/2024
jour
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Préfecture de la Creuse (23)
Activité n°13 : Finances, immobilier, logistique
Finalités
Finalité 1
Délivrance des cartes achats et gestion de la dépense
Finalité 2
Gestion des habilitations CHORUS
Finalité 3
Remboursement des frais de déplacements
Finalité 4
Gestion des contrôles d’accès aux bâtiments (stationnement au parking
compris)
Finalité 5
Tableau de suivi des recettes
Finalité 6
Tenue de la liste des guide-files et serre-files
Finalité 7
Tenue du registre hygiène sécurité
Finalité 8
Tenue du registre des visiteurs et des entreprises réalisant une prestation
dans le bâtiment
Finalité 9
Suivi des contrats et marchés
Finalité 10
Recensement et suivi des travaux – maintenance des appareils
Finalité 11
Gestion des copieurs
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (b) et (f) du règlement européen 2016/679
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Catégories de personnes
concernées
Agents (dont membres du corps préfectoral)
Visiteurs
Professionnels (Sous-traitants et ses salariés intervenant sur le bâtiment)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’entreprise ; administration
d’affectation/direction/fonction ; matricule)
Éléments d’ordre économique et financier (pour la carte achat : n° de
carte, plafond annuel autorisé, plafond par opération, solde annuel et
mensuel ; RIB ; K-Bis ; attestations fiscales des entreprises).
Données du véhicule de l’agent (immatriculation, type de véhicule)
Données sensibles : santé (si un agent fait état dans le registre hygiène
sécurité d’un problème de santé dont il est atteint)
Catégories de
destinataires
Service interne
Banque
Syndicats
Comité social d’administration
Médecin de prévention
Prestataire
Existence de transferts
de données hors UE
Non
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Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
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Activité n°14 : Étrangers
Finalités
Finalité 1
Suivi des accords - titres de séjour
Finalité 2
Suivi des refus de séjour, mesures d’éloignement, décision restrictives de
liberté (placement en CRA, assignation à résidence)
Finalité 3
Suivi des étrangers incarcérés
Finalité 4
Suivi des contentieux
Finalité 5
Suivi des demandes d’asile
Finalité 6
Suivi des naturalisations
Finalité 7
Traitement des signalements lutte contre la fraude et trouble à l’ordre
public
Finalité 8
Échanges de permis de conduire
Finalité 9
Recensement et suivi des mineurs non accompagnés
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers et membres de sa famille (ou personne l’hébergeant)
Élus ou membres d’association étant intervenu sur le dossier d’un étranger
Professionnels (avocats)
Catégories de données
traitées
Données d’identification (dont n° AGDREF, n° OFPRA, n° PRENAT),
coordonnées personnelles et professionnelles, pièces justificatives
(photocopie passeport, visa, titre de séjour, justificatif de domicile). Date
de fin de validité titre de séjour ou passeport
Photo d’identité ; empreintes digitales
Vie personnelle (date et lieu de naissance, nationalité, situation familiale,
composition du foyer)
Vie professionnelle (employeur, profession exercée, nom de
l’avocat ;mandat électoral)
Éléments d’ordre économique et financier (salaire perçu, autres
ressources ; avis d’imposition)
Date et nature d’une décision administrative (refus de séjour, oqtf,
assignation à résidence)
Infractions et condamnations (B 2, casier judiciaire étranger) ;
comportement de l’étranger au regard de l’ordre public ; date de remise
en liberté
Données sensibles : santé (antécédents médicaux et si demandeur
présente une situation d’handicap ; suivi donné par l’OFII)
NIR
Éléments juridictionnels (juridiction, n° de recours, décision de la
juridiction rendue, montant des condamnations et des frais irrépétibles)
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Données de localisation (lieu d’incarcération de l’étranger détenu ; centre
de rétention administratif où l’étranger est placé ; adresse du centre
d’accueil pour demandeur d’asile)
Catégories de
destinataires
Service interne
Référent fraude
Autres préfectures
Ministère de l’intérieur (Direction générale des étrangers en France)
Autorité judiciaire (procureur de la république ; juridictions
administratives)
Autres administrations et assimilées (OFII, administration pénitentiaire,
Assurance maladie, consulats de France, départements-aide sociale à
l’enfance)
Forces de l’ordre (gendarmerie, police aux frontières, direction
départementale de la sécurité publique)
Avocats
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Selon le CESEDA
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
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Activité n°15 : Élections
Finalités
Finalité 1
Tenue de la liste des délégués pour les élections
Finalité 2
Rémunération des personnels affectés aux travaux des élections
Finalité 3
Tenue du listing des officiers de police judiciaire habilités à signer les
procès-verbaux des élections
Finalité 4
Recueil et instruction des candidatures
Finalité 5
Tenue de la liste électorale (établissement et révision)
Finalité 6
Mise sous pli des documents de propagande électorale
Finalité 7
Composition des bureaux de vote
Finalité 8
Remboursement des frais de campagne
Finalité 9
Délivrance de la carte de maire
Finalité 10
Suivi de la composition des conseils municipaux (dont suivi des
démissions de maires, adjoints et présidents d’EPCI)
Finalité 11
Versement de l’indemnité forfaitaire aux grands électeurs (élections
sénatoriales)
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (c) et (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en œuvre de
deux traitements automatisés de données à caractère personnel
dénommés « Application élection » e
épertoire national des élus »
Catégories de personnes
concernées
Candidats et élus
Agents
Délégués pour les commissions de contrôle des listes électorales
Membres des bureaux de vote
Catégories de données
traitées
Données d’identification (État-civil, date et lieu de naissance),
coordonnées personnelles et professionnelles (courriel, téléphone et
adresse postale)
Vie professionnelle (profession, fonction, affectation, grade ; n°
immatriculation des fonctionnaires en charge de l’organisation logistique
des journées électorales ; demande du code CSP pour vérifier les
conditions d’éligibilité)
Infractions et condamnations (B 2)
Données sensibles : opinions politiques (nuance)
Éléments d’ordre économique et financier (RIB ; montant de l’indemnité)
Données de localisation (bureaux de vote ; commune du mandat exercé ;
ancienne affectation et commune de désignation pour les délégués)
NIR
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Durée des mandats ; heures travaillées
Catégories de
destinataires
Service interne, Cabinet du Préfet
Mairies
Ministère de l’intérieur (DMATES)
Prestataire (pour la mise sous pli de la propagande électorale ; routeur)
Partis politiques
Usagers
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Selon textes cités
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformémen
olitique
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Activité n°16 : Coordination des politiques
publiques
Finalités
Finalité 1
Tenue et publication du Recueil des actes administratifs
Finalité 2
Suivi de la composition des commissions consultatives créées par le
Préfet, permettre des contacts aisés pour les convocations, listes
d’émargement, renouvellements (exemple commission départementale
d’aménagement commercial) etc.
Finalité 3
Suivi des délégations de signature du Préfet aux membres du corps
préfectoral et agents
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Membres des commissions
Usagers
Élus
Professionnels
Catégories de données
traitées
Données d’identification (potentiellement tou
e de données
personnelles de cette catégorie au regard de la diversité des actes publiés
au RAA, telles que état civil, signature manuscrite, nom d’une société),
coordonnées personnelles et professionnelles (adresse de courriel)
Vie professionnelle (Potentiellement tou
e de données personnelles
de cette catégorie au regard de la diversité des actes publiés au RAA,
telles que la communication par l’usager de documents justifiant son
parcours professionnel pour obtenir le titre ou l’agrément souhaité (copie
des diplômes). La publication d’un agrément est une catégorie d’actes
publiés au RAA parmi tant d’autres ; raison sociale, siège social ; grade et
fonctions exercées
Champ matériel de la délégation de signature
Données sensibles : par exemple appartenance syndicale (liste des
conseillers du salarié : donnée sensible rendue publique par l’intéressé).
Catégories de
destinataires
Service en charge des traitements
Corps préfectoral
Professionnels d’un secteur d’activité (par exemple pour la commission
départementale d’aménagement commercial)
Citoyens (lecture du RAA sur internet)
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Agents de DDI
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
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Activité 17 Expertise ressources titres
Finalités
Finalité 1
Gestion des habilitations des mairies
Finalité 2
Suivi du contrôle interne (notamment par des contrôles aléatoires)
Finalité 3
Lutte contre la fraude interne et externe
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Oui
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Agents
Usagers (dont ceux suspectés de fraude)
Partenaires publics
Catégories de données
traitées
Éléments d’identification (dont initiales des agents) coordonnées
professionnelles
Vie professionnelle (matricule, fonction, profil attribué, bureau
d’affectation, formations suivies)
Type de dossiers, motif des refus
Date de la saisine du procureur
Données relatives aux titres (type, numéro)
Données relatives aux infractions et condamnations (antécédents
judiciaires)
Catégories de
destinataires
Service en charge des traitements, le référent fraude départemental
Parquet , tribunal judiciaire (pour les fraudes)
Services de police et de gendarmerie
Mairies
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
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Date de dernière mise à
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jour
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Préfecture de la Creuse (23)
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Activité n°18 : Contrôle de légalité et affaires
juridiques
Finalités
Finalité 1
Suivi des contentieux (hors étrangers)
Finalité 2
Exercice du contrôle de légalité
Finalité 3
Permettre le suivi des dotations par collectivité
Finalité 4
Fichier des interlocuteurs (correspondants du pôle d’appui juridique,
référent pour le contrôle de légalité)
Finalité 5
Suivi des dossiers d’urbanisme (ex : liste des membres de la commission
de conciliation)
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Agents
Usagers
Élus locaux
Avocats
Professionnels (ex : architectes, géomètres, notaires pour les demandes
d’autorisation d’urbanisme)
Catégories de données
traitées
Données d’état civil (ça peut être les initiales de l’agent qui traite un
dossier) et coordonnées (personnes concernées par les actes soumis au
contrôle de légalité)
Données sur la vie professionnelle (agents de la fonction publique
territoriale, avocat, dirigeant de société)
Données sur la vie personnelle
Éléments d’ordre économique et financier (rémunération, régime
indemnitaire au titre des mandats électoraux, RIB)
Éléments d’ordre juridictionnel : n° de recours, juridiction concernée, sens
et date de la décision du tribunal, montant des condamnations et des
frais irrépétibles
Potentiellement tout type de données sensibles pour les contentieux.
N° d’actes dans télérecours
Catégories de
destinataires
Service en charge des traitements
Juridictions administratives
Élus
Personnes qualifiées
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Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
13/05/2024
jour
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Activité n°19 : Politique environnementale
Finalités
Finalité 1
Suivi des personnes exerçant la fonction de commissaire enquêteur (ex :
recensement sur la liste d’aptitude et assurer une communication avec
eux)
Finalité 2
Organisation des enquêtes publiques
Finalité 3
Réunion des commissions environnementales (convocations)
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Exploitants d’établissements relevant de la législation liée à
l’environnement
Professionnels (commissaires enquêteurs, représentants d’associations et
de divers organismes)
Usagers (citoyens)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques,
justificatifs (CNI)
Vie professionnelle (profession exercée, fonction, date de fin de fonction,
nombre d’enquêtes réalisées et de formations suivies sur les deux
dernières années pour le candidat à la liste des commissaires enquêteurs),
pièces justificatives (documents justifiant du parcours professionnel pour
obtenir le titre souhaité - copie des diplômes)
Mandat (date de fin de fonction)
Observations du public
Infractions et condamnations (B2 pour la fonction de commissaire
enquêteur)
Catégories de
destinataires
Service en charge des traitements ; préfectures des départements
limitrophes (liste des commissaires enquêteurs)
Membres des commissions
Collectivités territoriales du département
Cours et tribunaux administratifs
Autres services de l’État (DDI)
Pétitionnaires
Usagers
Commissaires enquêteurs
Associations
Existence de transferts
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de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
13/05/2024
jour
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Préfecture de la Creuse (23)
Activité n°20 : Versement de subventions
Finalités
Finalité 1
Suivi des subventions versées aux territoires / aux entreprises / aux
associations
Finalité 2
Contacter les porteurs de projets
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Responsables ou contacts au sein des structures demandeuses
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques
Montant de la subvention
RIB du porteur de projet
Catégories de
destinataires
Service en charge des traitements
Direction en charge des finances (pour le versement)
Collectivités territoriales du département
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
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Date de dernière mise à
13/05/2024
jour
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Préfecture de la Creuse (23)
Activité n°21 : Politique de la ville et aménagement
du territoire, hébergement et logement
Finalités
Finalité 1
Gestion des expulsions locatives - évolution de la situation du locataire
tout au long de la procédure d’expulsion locative (aide à la décision pour
octroi du concours de la force publique)
Finalité 2
Conseils citoyens (composition)
Finalité 3
Suivi des conventions conclues –dispositif des adultes relais
Finalité 4
Tenue de répertoires (maires et présidents EPCI quand il y a dans les
collectivités des quartiers prioritaires – politique de la ville; chefs de
projets contrats de ville ; référents actions cœur de ville ; contacts pour
les maisons de service public, pour le Schéma départemental
d’amélioration de l’accessibilité des services publics et )
Finalité 5
Tenue de diverses commissions (ex : DETR, dalo, ccapex, copil) : fiches
individuelles de synthèse et rédaction de compte-rendu)
Finalité 6
Recrutement des délégués du préfet
Bases de licéité
RGPD
Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL
Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'État dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Agents
Usagers
Parfois huissiers
Bailleur
Partenaires (collectivités)
Catégories de données
traitées
Données d’état civil et coordonnées postales et téléphoniques
Vie personnelle (situation familiale, composition du foyer, logement
occupé)
Vie professionnelle (métier exercé, fonction ou poste, autres éléments
contenus sur le CV et, pour les délégués du préfet, affectation territoriale,
convention signée, date de prise de fonction, date de fin)
Données d’ordre économique et financier (situation économique-
revenus ; montant de la dette locative et autres dettes – dossier Banque
de France - du foyer faisant l’objet d’une mesure d’expulsion et rapport
d’enquête fait par les services sociaux)
Données sensibles : parfois données de santé (connaissance des
pathologies en cas d’expulsion locative)
Catégories de
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Préfecture de la Creuse (23)
destinataires
Service interne ; les délégués du préfet
Forces de l’ordre
Bailleurs ou propriétaires
Huissiers
Personnes concernées
Conseil départemental ; DDI
Comité des financeurs (région, ddi, chambres consulaires etc.) et
participants aux réunions pour l’action cœur de ville
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à
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