Registre des activités de traitements
de données personnelles
de la préfecture de la région Centre
Val-de-Loire et du Loiret
et des sous-préfectures de Montargis
et de Pithiviers
Responsable de traitement : Madame la préfète de la région
Centre Val-de-Loire et du Loiret
Coordonnées :
Préfecture du Loiret - 181 rue de Bourgogne - 45042 ORLEANS Cedex 1
TABLE DES MATIERES :
> Préfecture de la région Centre Val-de-Loire
- activité 1 : gestion administrative du personnel………………………………………………………………….6
- activité 2 : gestion financière………………………………………………………………………………………………7
- activité 3 : délégations de signatures..………………………………………………………………………………..8
- activité 4 : arrêtés de nomination des membres des instances…………………………………………..9
- activité 5 : annuaires des contacts du SGAR………………………………………………………………………10
- activité 6 : gestion des places en crèche……………………………………………………………………………11
- activité 7 : gestion des actions sociales de la section régi interministérielle d’action
sociale …………………………………………………………………………………………………………………………...…..12
- activité 8 : annuaires des contacts de la PFRH…………………………………………………………………..13
- activité 9 : gestion des bourses Talents ……………………………………………………………………………14
- activité 10 : gestion des formations interministérielles ……………………………………………………15
- activité 11 : gestion des dossiers de candidatures au Prix Liberté Egalité Mixité (PLEM)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………16
- activité 12 : gestion des dossiers d’agrément des CIDFF……………………………………………………17
- activité 13 : gestion des demandes d’engagement dans un parcours de sortie de la
prostitution ………………………………………………………………….……………………………………………………18
- activité 14 : gestion du recrutement des agents de la DRDFE ..…………………………………………19
- activité 15 : gestion des offres de marchés publics de la Plateforme régionale des achats 20
> Préfecture du Loiret
- activité 1 : gestion des ressources humaines …..………………………………………………………………22
- activité 2 : gestion de l’action sociale .………………………………………………………………………………25
- activité 3 : santé et médecine de prévention ……………………………………………………………………27
- activité 4 : gestion des accès, de la maintenance et des travaux….……………………………………29
- activité 5 : gestion financière et immobilière ……………………………………………………………………30
- activité 6 : gestion des systèmes d’information et de communication ……………………………..31
2
- activité 7 : coordination des politiques publiques ……………………………………………………………33
- activité 8 : gestion des versements de subventions …………………………………………………………35
- activité 9 : politique de la ville et aménagement du territoire, hébergement et logement 36
- activité 10 et 10 bis: affaires juridiques ……………………………………………………………………………38
- activité 11 : gestion de la fraude ...……………………………………………………………………………………41
- activité 12 : représentation de l’État …………………………………………………………………………………42
- activité 13 : ordre public et sécurité………………………………………………………………………………….44
- activité 14 : polices administratives liées à la sécurité ………………………………………………………46
- activité 15 : sécurité routière…………………………………………………………………………………………….48
- activité 16 : actions de sécurité civile et de gestion de crises…………………………………………….50
- activité 17 : communication………………………………………………………………………………………………52
- activité 18 : étrangers………………………………………………………………………………………………………..54
- activité 19 : contrôle de légalité et conseil juridique………………………………………………………….56
- activité 20 : politique environnementale …………………………………………………………………………58
- activité 21 : versement de subventions aux collectivités……………………………………………………60
- activité 22 : autres polices administratives ………………...……………………………………………………61
- activité 23 : réglementation générale, associations et fondations ……………………………………63
- activité 24 : élections…………………………………………………………………………………………………………65
- activité 25 : gestion de la relation usagers et qualité…………………………………………………………67
> Sous préfecture de Montargis
- activité 1 : représentation de l’État…………………………………………………………...………………………69
- activité 2 : ordre public et sécurité…………………………………………………………………………………….71
- activité 3 : polices administratives…………………………………………………………………………………….73
- activité 4 : réglementation générale, associations et fondations……………………………………….75
- activité 5 : actions de sécurité civile et de gestion de crises………………………………………………76
- activité 6 : qualité, accueil et performance……………………………………………………………………….78
- activité 7 : étrangers………………………………………………………………………………………………………….80
- activité 8 : élections …………………………………………………………………………………………………………82
3
- activité 9 : politique environnementale ……………………………………………………………………………84
- activité 10 : attribution et versement de subventions ………………………………………………………86
- activité 11: politique de la ville et aménagement du territoire, hébergement et logement 87
> Sous préfecture de Pithiviers
- activité 1 : représentation de l’État…………………………………………………………...………………………90
- activité 2 : polices administratives………………………………….………………………………………………...92
- activité 3 : réglementation générale, associations et fondations………...…………………………….94
- activité 4 : qualité, accueil et performance…………………………………………………………….………….96
- activité 5 : élections …………………………………………………………………………………………………………97
- activité 6 : attribution et versement de subventions…………………………………………..………….…99
- activité 7 : politique de la ville et aménagement du territoire………………….……………………..100
- activité 8 : actions de sécurité civile et de gestion de crises…………………………………………….102
*****
4
Préfec
de la région Centre Val-de-Loire
5
Activité n°1 : Gestion administrative du personnel
Finalités
Finalité 1 EFFECTIFS SGAR
Finalité 2 DOSSIERS EMPLOI DATE, AGENTS TITULAIRES, CHARGES DE
MISSION, APPRENTI, STAGIAIRES, SOUS PREFET RELANCE
Finalité 3 AVANCEMENTS, P
Finalité 4 RECRUTEMENT
Finalité 5 RUPTURE CONVENTIONNELLE
Finalité 6 CET, CONGES
Finalité 7 ENTRETIENS PROFESSIONNELS
Finalité 8 TELETRAVAIL
Finalité 9 VACCINATION
Bases de licéité
RGPD Oui
art.6 (1f)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté de
l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Emploi Date, Chargés de mission, Agents, Apprentis, Stagiaires
concernées
Catégories de données Données d’identification, coordonnées personnelles et
traitées
professionnelles, photos
Eléments relatifs à la vie personnelle (arrêts maladies)
Eléments relatifs à la vie professionnelle (CV,poste occupé,
position administrative, formations suivies et besoins exprimés,
appréciation de l’agent et souhait éventuel de mobilité, dates des
différents congés, des absences, dates de départ, jours de
télétravail, nom du prestataire de service etc.)
Eléments d’ordre économique et financier (RIB, montant des
primes, etc.)
Catégories
de Personnes concernées
destinataires
Services en charge du traitement (préfecture et centrale)
Existence de transferts de NON
données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 15/03/2024
jour
6
Activité n°2 : Gestion financière
Finalités
Finalité 1 Gestion de la CARTE ACHAT
Finalité 2 DEPLACEMENTS, SUIVI AGENTS ORDRES DE MISSIONS ET ETATS DE FRAIS
Finalité 3 Pilotage et exécution budgétaire, y compris de la masse salariale
Finalité 4 APPLICATIONS INFORMATIQUES, HABILITATIONS CHORUS
Bases de licéité
RGPD art.6 (1b) et 6 (1f)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets
Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire
et comptable publique
Arrêté du 6 février 2014 portant désignation des responsables de
programme pour le ministère de l'intérieur et des outre-mer
Catégories de personnes Fonctionnaires (agents titulaires et contractuels, apprentis, stagiaires),
concernées
fournisseurs (entreprises prestataires de services)
Catégories de données Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles,
traitées
CNI, numéro INSEE (pour gestion de la masse salari données de
rémunération
Éléments d’ordre financier (RIB)
Données du véhicule de l’agent (immatriculation, type de véhicule)
Catégories
de Personnes concernées, services centraux d’administration centrale
destinataires
Services en charge du traitement (préfecture et centrale)
Existence de transferts NON
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 18/03/2024
jour
7
Activité n°3 : Délégations de signatures
Finalités
Finalité 1 DELEGATIONS DE SIGNATURES (PREFETS, DIRECTEURS REGIONAUX)
Finalité 2 ARRETE DE SUPPLEANCE
Bases de licéité
RGPD Oui
art.6 (1f)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes PREFETS, DIRECTEURS, ADJOINTS
concernées
Catégories de données DONNEES D’IDENTIFICATION, COORDONNEES PROFESSIONNELLES
traitées
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Catégories
de Personnes concernées
destinataires
Services en charge du traitement (préfecture et centrale)
Existence de transferts NON
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 15/03/2024
jour
8
Activité n°4 : Arrêtés de nomination des membres des instances
Finalités
Finalité 1 ARRETES DE NOMINATION DANS LES INSTANCES (CESER, CAEN)
Finalité 2 ANALYSE DESCRIPTIVE DE LA COMPOSITION D’INSTANCE (AGE, GENRE)
Bases de licéité
RGPD Oui
art.6 (1c et 1f)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes REPRESENTANTS DES ORGANISMES SIEGEANT DANS LES INSTANCES ET
concernées
PERSONNALITES NOMMEES PAR LE PREFET
Catégories de données DONNEES D’IDENTIFICATION (NOM, PRENOM), GENRE, DATES DE
traitées
NAISSANCE, COORDONNEES (MAIL, TEL. LE CAS ECHEANT)
Catégories
de Personnes concernées
destinataires
Services en charge du traitement (préfecture)
Les services administratifs des instances concernées
Existence de transferts NON
de données hors UE
Durée de
Minimum 6 ans pour le CESER (durée de la mandature puis conservation
conservation prévue
pour l’historique)
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 15/03/2024
jour
9
Activité n°5 : Annuaires des contacts
Finalités
Finalité 1 Annuaires des contacts dans les directions, les préfectures, les
organismes partenaires et les élus locaux et nationaux
Finalité 2 Annuaires des correspondants PPG
Finalité 3 TAXE APPRENTISSAGE - REFERENTS CONTACTS DES DIRECTIONS
REGIONALES
Finalité 4 Fichier CRSN/SCORAN
Finalité 5 Annuaire de contacts Mission Aménagement du territoire
Bases de licéité
RGPD Oui
art.6 (1f)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Finalité 1 : PREFETS, DIRECTEURS, ADJOINTS, CADRES DE DIRECTION
concernées
DANS LES ORGANISMES PARTENAIRES PUBLICS OU P
Finalité 2 : Agents de l’administration ATE de la région désignés comme
correspondants PPG
Finalité 3 : AGENTS DES DIRECTIONS REGIONALES
Finalité 4 : ELUS, Parlementaires, Cadres de directions départementales
et régionales, autres organismes extérieurs
Finalité 5 : ELUS locaux, Cadres de ministères et d’agences natio
(ANCT), Cadres de préfectures et de directions départementales et
régionales, partenaires
Catégories de données DONNÉES D’IDENTIFICATION (NOM, PRENOM), FONCTION, AD
traitées
MAIL, COORDONNEES PROFESSIONNELLES et PERSONNELLES
Catégories
de Général : Services en charge du traitement (préfecture et centrale)
destinataires
Finalité 2 : Personnes en charge des PPG dans les structures ATE
Finalité 3 : ETABLISSEMENTS CONCERNES ET ENTREP
Finalité 4 : Collectivités/entités, organismes extérieurs, partenaires
Existence de transferts NON
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
10
Activité n° 6 : Gestion des places en crèche
Finalités
Finalité 1 Permettre aux agents publics de la fonction publique d’État ayant des
enfants en bas âge de bénéficier de berceaux réservés en crèche
Bases de licéité
RGPD Oui
1b
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Agents publics
concernées
Catégories de données Identité (de l’enfant également), date de naissance (de l’enfant
traitées
également), adr téléphone, mail, code ministère, bulletin de
avis d’imposition et quotient familial
Catégories
de SGAR/PFRH, en charge du traitement
destinataires
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 18/03/2024
jour
11
Activité n° 7 : Gestion des actions sociales de la Section Régi
Interministérielle d’Action Sociale
Finalités
Finalité 1 Permettre aux agents publics de bénéficier des actions sociales
proposées par la section régi interministérielle d’action sociale
(SRIAS)
Bases de licéité
RGPD Oui
1b
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Agents publics
concernées
Catégories de données Identité, adr téléphone, mail, date de naissance, code ministère,
traitées
bulletin de paye, avis d’imposition et quotient familial
Catégories
de SGAR/PFRH, en charge du traitement
destinataires
Président de la SRIAS
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 18/03/2024
jour
12
Activité n° 8 : Annuaires de contacts de la PFRH
Finalités
Finalité 1 Annuaire des contacts dans les services des trois fonctions publiques en
région Centre-Val-de-Loire
Bases de licéité
RGPD Oui
1f
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Agents publics : préfets, directeurs, adjoints, cadre de direction, chef de
concernées
service RN, chefs de service formation, gestionnaire RH, gestionnaire de
formation, conseiller mobilité carrière, assistante social, assistant de
prévention, formateur interne occasi
Catégories de données Identité, fonctions, coordonnées professionnelles, adresse mail
traitées
Catégories
de SGAR/PFRH, en charge du traitement
destinataires
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 18/03/2024
jour
13
Activité n° 9 : Gestion des bourses Talents
Finalités
Finalité 1 Permettre au service instructeur de préparer la commission d’attribution
des Bourses Talents
Bases de licéité
RGPD Oui
1b
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Usager déposant une demande de bourse Talent
concernées
Catégories de données Identité de la personne, date de naissance, adresse physique, adresse
traitées
mél, téléphone, avis d’imposition, rib
Catégories
de SGAR/PFRH, en charge du traitement
destinataires
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 18/03/2024
jour
14
Activité n° 10 : Gestion des formations interministéri
Finalités
Finalité 1 Permettre aux agents publics de bénéficier des actions de formations
interministérielles proposées par la PFRH
Bases de licéité
RGPD Oui
1a
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Agents publics
concernées
Catégories de données Identité de l'agent, date de naissance, mél professionnel, tél
traitées
professionnel, nom et mél du supérieur hiérarchique, formations suivies,
absence aux formations
Catégories
de SGAR/PFRH, en charge du traitement
destinataires
Formateurs
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Durée d’utilité administrative
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 18/03/2024
jour
15
Activité n°11 : Dossiers de candidatures au Prix Liberté Egalité Mixité
(PLEM)
Finalités
Finalité 1 Délivrance d’un agrément
Bases de licéité
RGPD Oui - 1b
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Chefs d’établissement et référents Egalité Filles-Garçons des
concernées
établissements candidats
Catégories de données Identité, adresse professionnelle, numéro de téléphone
traitées
personnel/professi
Catégories
de Internes – Direction régi aux droits des femmes et à l’égalité et
destinataires
Service Droits des Femmes et Egalité
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
16
Activité n°12 : Dossiers administratifs de délivrances des agréments
des Centres d’Information sur les droits des femmes et des familles
(CIDFF)
Finalités
Finalité 1 Délivrance d’un agrément
Bases de licéité
RGPD Oui – CHAPITRE XIII de la loi 78-17 ou Article 6 du RGPD : Exécution d’une
mission d’intérêt publique
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Directeur/coordinateur du CIDFF
concernées
Catégories de données Identité, contrat de travail, fiche de paie
traitées
Catégories
de Internes – Direction régi aux droits des femmes et à l’égalité et
destinataires
Service Droits des Femmes et Egalité
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
17
Activité n°13 : Dossiers administratifs de demande d’engagement
dans un parcours de sortie de la prostitution
Finalités
Finalité 1 Délivrance d’un agrément
Bases de licéité
RGPD Oui – CHAPITRE XIII de la loi 78-17 ou Article 6 du RGPD : Exécution
d’une mission d’intérêt publique
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
CIRCULAIRE N° DGCS/B2/2017/18 du 31 janvier 2017 relative à la mise
en oeuvre du parcours de sortie de la prostitution et d’insertion sociale
et professionnelle
arrêté préfectoral du 9 juin 2023 sur l'organisation de la commission
départementale et du 30 octobre 2018 sur la composition de la
commission
Catégories
de Membres de droit de la commission départementale
personnes concernées
Catégories de données Identité, nationalité, adresses, enfants, lieux de scolarisation des enfants,
traitées
procédures de demandes d’asile ou de titre de séjour
Catégories
de Internes – Direction régi aux droits des femmes et à l’égalité et
destinataires
Service Droits des Femmes et Egalité
Services en charge du traitement
Autres services / IMANIS à Montargis et Mouvement du Nid à Or /
justice
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
5 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
18
Activité n°14 : Dossiers administratifs relatifs au recrutement des
agents de la DRDFE
Finalités
Finalité 1 Recrutement
Bases de licéité
RGPD Oui 1b
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Candidats aux postes à pourvoir
concernées
Catégories de données Identité, adresse personnelle, numéro de téléphone personnel
traitées
Catégories
de Internes – Direction régi aux droits des femmes et à l’égalité et
destinataires
Service Droits des Femmes et Egalité
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
19
Activité n°15 : Réception des offres dans le cadre des procédures de
passation des marchés publics de la plateforme régionale des achats
Finalités
Finalité 1 Vérification des compétences des équipes
Bases de licéité
RGPD Oui
Art 6 - b) le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la
per concernée est partie ou à l'exécution de mesures
précontractuelles prises à la demande de celle-ci;
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, sûreté Non
de l’Etat)
Fondements juridiques
Code de la commande publique – vérification des m alloués pour
l’exécution des prestations
Catégories de personnes Personnels des entreprises soumissionnaires à un marché public
concernées
Catégories de données Données d’identification, coordonnées, justificatifs…
traitées
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Catégories
de Services en charge du traitement
destinataires
« Prestataires » (pas besoin de préciser les noms)
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
5 ans – conservation des archives des offres dans le cadre des marchés
conservation prévue
publics
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
20
Préfecture du Loiret
21
Activité n° 1 : Gestion des ressources humaines
Finalités
Finalité 1 Processus de recrutement des contractuels, des apprentis, des stagiaires
et des personnels en service civique
Finalité 2 Gestion administrative des agents
Finalité 3 Gestion de la campagne des entretiens annuels professionnels
Finalité 4 Gestion des avancements et des mobilités
Finalité 5 Entretiens menés par le conseiller mobilité carrière et réalisation des
bilans de compétence
Finalité 6 Suivi des absences
Finalité 7 Gestion de la paye (traitements, primes, astreintes, GIPA,
remboursement domicile travail, allocation forfaitaire télétravail,
indemnisation des jours CET, forfait mobilité durable etc. )
Finalité 8 Mise en œuvre de la formation des agents (besoins en formation et
formations suivies, suivi du compte personnel de formation etc.)
Finalité 9 Organisation des élections professionnelles
Finalité 10 Gestion du temps de travail (temps partiel, interventions, heures
supplémentaires etc.) et organisation du travail
Finalité 11 Gestion relative aux demandes des comptes épargne temps des agents
Finalité 12 Gestion du dispositif de télétravail
Finalité 13 Pilotage de la masse salariale, suivi des effectifs et réalisation de
statistiques
Finalité 14 Mise en œuvre du dialogue social
Finalité 15 Gestion des procédures disciplinaires
Finalité 16 Gestion du contentieux
Finalité 17 Gestion des agents partant à la retraite
Finalité 18 Gestion et diffusion des plannings de présence, d’organigrammes
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 (1) c
le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle
la préfecture est soumise, notamment :
- Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié
(droits/obligations/gestion des contractuels)
- Décret n°2007-1470 du 15 octobre 2007 (formation)
- Décret n° 2009-1065 du 28 août 2009 (CET)
- Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et
modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la
magistrature
- Décret n° 2020-1427 du 20 novembre 2020 (comités sociaux
d'administration)
- Décret n° 2017-928 du 6 mai 2017 (compte personnel de formation)
Pour les autres finalités, la base juridique est l’article 6 (1) f du
RGPD : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes
poursuivis par la préfecture (gérer les m humains nécessaires à la
22
réalisation de ses missions)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Catégories de personnes concernées
Candidats à un poste de contractuel
Agents titulaires et contractuels
Volontaires en service civique
Membres de la famille d’un agent ou autre personne à contacter
Stagiaires et apprentis
Prestataires de service (formation)
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles,
photos
Vie personnelle et justificatifs (situation familiale)
Vie professionnelle (éléments contenus dans le CV, poste occupé,
position administrative, formations suivies et besoins exprimés,
appréciation de l’agent et souhait éventuel de mobilité, dates des
différents congés, des absences, dates de départ, jours de télétravail,
nom du prestataire de service etc.)
Eléments d’ordre économique et financier (RIB, avis d’imposition,
bulletins de paie, rémunération versée dont montant des primes, heures
supplémentaires, imputations budgétaires etc.)
Présence et discipline : aperçu des présences, motifs des absences,
mesures disciplinaires
Eléments contenus dans le dossier de contentieux
Données sensibles : appartenance syndicale, santé, religion (selon le
droit du travail)
NIR
Catégories de destinataires
Services en charge des traitements
Représentants du personnel
Agents du Ministère (DRH)
Agents de la direction régionale des finances publiques
Personnes concernées
Hiérarchie de l’agent
Prestataires de service
Directions départementales interministéri
DINUM (annuaire Maia)
La Caisse des dépôts et consignations (comptes formation)
Existence de transferts de données hors UE
Non
23
Durée de conservation prévue
Cf. circulaire de la direction des archives de France
DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
24
Activité n° 2 : Gestion de l’action sociale
Finalités
Finalité 1 Organisation de l’évènement annuel « arbre de noël »
Finalité 2 Versement de prestations sociales et diverses aides
Finalité 3 Gestion des actions d’initiative locale
Finalité 4 Gestion et suivi de la dotation handicap
Finalité 5 Gestion des offres et des aides aux loisirs
Finalité 6 Restauration collective
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 (1) f: le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes
poursuivis par la préfecture (en référence à l’article L731-1 et suivants du
Code général de la fonction publique relatif à l’action sociale)
Titre III LIL Non
Titre IV LIL Non
Catégories de personnes concernées
Agents
Membres de la famille de l’agent
Prestataires externes
Catégories de données traitées
Coordonnées personnelles et professionnelles
Vie personnelle (situation familiale, composition du foyer, date de
naissance des enfants, livret de famille)
Vie professionnelle (statut, catégorie, ministère d’appartenance, grade,
corps, dénomination sociale du fournisseur)
Informations d’ordre économique et financier (ressources financières,
RIB, avis d’imposition, attestation de versement d’allocations famili
décision de versement par la préfecture avec montant, indice majoré)
Données sensibles les dossiers
: santé (handicap) et justificatifs
(décisions MDPH)
Catégories de destinataires
Service d’action sociale
Le service en charge des finances pour le paiement
DRFIP
Prestataires de services participant à la réalisation des actions sociales
(loisirs, restauration)
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Cf. circulaire de la direction des archives de France
DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009
25
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
26
Activité n° 3 : Santé et médecine de prévention
Finalités
Finalité 1 Gestion des accidents de travail
Finalité 2 Gestion des visites médicales
Finalité 3 Instructions sur les aménagements de poste
Finalité 4 Suivi de la santé au travail – risques psychosociaux (préparation des
dossiers pour la cellule de veille)
Finalité 5 Suivi des agents en congé longue maladie, en congé longue durée, en
temps partiel thérapeutique etc.
Finalité 6 Suivi des vaccinations
Finalité 7 Suivi du recensement des agents reconnus travailleurs handicapés
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 (1) c du RGPD – le traitement est nécessaire au respect d’une
obligation légale à laquelle la préfecture est soumise.
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Catégories de personnes concernées
Agents
Equipe médicale
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées, NIR
Vie personnelle
Vie professionnelle (grade, carrière, date d’entrée dans l’administration
etc.).
Données de localisation (secteur géographique de compétence du
médecin)
Informations d’ordre économique et financier (taux de rémunération,
RIB)
Données sensibles : santé (état de santé, RQTH, récapitulatif des arrêts
de travail, date accident, date arrêt, rechute, date rapport, date arrêté,
date reprise, date de consolidation, avis du médecin de prévention ou de
la commission de réforme, soins dispensés, informations sur les
vaccinations précédentes) et justificatifs (certificats médicaux etc.)
Catégories de destinataires
Services en charge du traitement
Médecin de prévention
Membres du conseil médical
Médecin expert agréé
Membres du comité social d’administration
27
L’assistante sociale
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Données du dossier individuel conservées les durées prévues à
l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier
individuel des agents publics géré sur support électronique
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
28
Activité n°4: Gestion des accès, de la maintenance et des travaux
Finalités
Finalité 1 Gestion des contrôles d’accès aux bâtiments (stationnement au parking
compris)
Finalité 2 Recensement et suivi des travaux – maintenance des appareils
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (b) et (f) du règlement européen 2016/679
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Catégories de personnes concernées
Agents (dont membres du corps préfectoral)
Visiteurs
Professionnels (sous-traitants et ses salariés intervenant sur le bâtiment)
Stagiaires et apprentis
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’entreprise ; administration d’affectation /
direction / fonction ; matricule)
Données du véhicule des agents et des visiteurs (immatriculation, type
de véhicule)
Catégories de destinataires
Service interne
Comité social d’administration
Prestataires
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Cf. circulaire de la direction des archives de France
DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 23/04/2024
jour
29
Activité n° 5 : Gestion financière et immobilière
Finalités
Finalité 1 Délivrance des cartes achats et gestion de la dépense
Finalité 2 Gestion des habilitations CHORUS
Finalité 3 Remboursement des frais de déplacements
Finalité 4 Tableau de suivi des recettes
Finalité 5 Suivi des contrats et marchés
Finalité 6 Recensement et suivi des travaux – maintenance des appareils
Bases de licéité
RGPD Oui
6b le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la
per concernée est partie ou à l'exécution de mesures
précontractuelles prises à la demande de celle-ci;
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Catégories de personnes concernées
« Usagers »
« Agents » (pour les RH, l’attribution des m informatiques et
télécoms, les badges, etc)
Titre III : victimes, témoins, mis en cause, condamnés…
Catégories de données traitées
Données bancaires (RIB particuliers et entreprises)
Données d’identification, coordonnées, justificatifs… : CNI pour la
délivrance carte achat
Eléments relatifs à la vie professionnelle : carte professionnelle pour
intervenants entreprises dans le cadre de chantiers
Catégories de destinataires
Services en charge des traitements : SFLI, CGF, BNP
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Cf. circulaire de la direction des archives de France
DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 03/05/2024
jour
30
Activité n° 6 : Gestion des systèmes d’information et de
communication
Finalités
Finalité 1 Gestion des annuaires téléphoniques et numériques
Finalité 2 Gestion de la messagerie électronique professionnelle et des listes de
diffusion
Finalité 3 Gestion de la téléphonie (fixe et mobile) – mutualisation des standards
Finalité 4 Gestion des comptes Orion –suivi de l’accès à internet
Finalité 5 Recensement des habilitations informatiques des applications installées
en préfecture et en sous-préfecture
Finalité 6 Inventaire des matériels informatiques et télécoms mis à la disposition
des agents ; gestion des droits d’accès aux copieurs
Finalité 7 Gestion des demandes support utilisateur
Finalité 8 Enregistrement des appels téléphoniques reçus au standard
Finalité 9 Tenue du registre de récépissé de délivrance des cartes agents
Finalité 10 Générer des statistiques et des rapports liés à l’utilisation du téléphone
par les usagers de la préfecture
Finalité 11 Organisation des astreintes au SIDSIC (standard)
Finalité 12 Gérer les contacts techniques du SIDSIC (sous-traitance)
Finalité 13 Gestion de la vidéo surveillance des bâtiments de la préfecture
Finalité 14 Gestion du planning du standard
Finalité 15 Gestion du flux arrivée et départ des agents
Finalité 16 Gestion de la charte informatique
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 (1) f du RGPD – fourniture des m numériques nécessaires
à l’activité des agents de la préfecture
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Politique de Sécurité des Systèmes d'Information
Catégories de personnes
concernées
Agents
Professionnels (Sous-traitants, autres administrations)
Catégories de données
31
traitées
Données d’identification (dont RIO, matricule), coordonnées
professionnelles (mail, n° de téléphone, adresse postale)
Vie professionnelle (fonction, affectation, habilitations professionnelles,
profil métier, grade, service d’appartenance)
Photos
Données sur les matériels (numéro de série, N° carte sim, code puk, Imei
etc.)
Journal des communications entrantes et sortantes ; données de
connexion (date et heure de connexion, sites et internet visités,
mots de passe, journaux windows ou logiciel libre)
Données sur les incidents remontés au SIDSIC (objet, date de
survenance, n° ticket, résolution du problème)
Données sur les habilitations : droits d’accès aux serveurs
Catégories
de
destinataires
Service en charge du traitement
Hiérarchie
DDI (mutualisation des moyens informatiques au SGCD)
Ministère de l’intérieur
Sous-traitants
Mairies
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
En fonction des données : jusqu’au départ de l’agent / 2 mois / 3 mois /
définitive
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 22/05/24
jour
32
Activité 7 : Coordination des politiques publiques
Finalités
Finalité 1 Suivi de la composition des commissions consultatives créées par le
Préfet, permettre des contacts aisés pour les convocations, dossiers du
corps préfectoral, listes d’émargement, renouvellements de mandats,
etc
Finalité 2 Suivi des délégations de signature du Préfet aux membres du corps
préfectoral, directeurs et agents
Finalité 3 Transmission hebdomadaire du Flash Infos élu(e)s et des compte-rendus
des Codir directeurs et départementaux
Finalité 4 Contact avec les différents services Etat, collectivités loc opérateurs
pour suivre et préparer les RDV des autorités préfectorales
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Membres des commissions
Usagers (personnes physiques et personnes mor
Elus locaux et nationaux
Professionnels
Services de l’État
Catégories de données
traitées
Données d’identification (potentiellement tout type de données
personnelles de cette catégorie au regard de la diversité des actes
publiés au RAA, t que état civil, signature manuscrite, nom d’une
société), coordonnées personnelles et professionnelles (adresse de
courriel)
Vie professionnelle (Potentiellement tout type de données personnelles
de cette catégorie au regard de la diversité des actes publiés au RAA,
raison sociale, siège social , grade et fonctions exercées….)
Champ matériel de la délégation de signature
Données sensibles : par exemple appartenance syndicale (liste des
conseillers du salarié : donnée sensible rendue publique par l’intér
33
Catégories
de
destinataires
Service en charge des traitements
Corps préfectoral
Professionnels d’un secteur d’activité (public ou privé)
Citoyens (lecture du RAA sur internet)
Agents des services de l’État (préfecture, sous-préfectures, DDI,
opérateurs)
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 21/03/2024
jour
34
Activité 8 : Gestion des subventions
Finalités
Finalité 1 Suivi des subventions versées aux territoires / aux entreprises / aux
associations
Finalité 2 Contacter les porteurs de projets
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Responsables ou contacts au sein des structures demandeuses
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques
Montant de la subvention
RIB du porteur de projet
Catégories
de
destinataires
Service en charge des traitements
Direction en charge des finances (pour le versement)
Collectivités territoriales du département
Associations loi 1901
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 21/03/2024
jour
35
Activité 9 : Politique de la ville et aménagement du territoire,
hébergement et logement
Finalités
Finalité 1 Conseils citoyens (composition)
Finalité 2 Suivi des conventions conclues –dispositif des adultes relais et F
Finalité 3 Tenue de répertoires (maires et présidents EPCI quand il y a dans les
collectivités des quartiers prioritaires – politique de la ville; chefs de
projets contrats de ville ; référents petites villes de demain & actions
cœur de ville ; contacts dans les maisons France services
Finalité 4 Tenue de diverses commissions (ex : cotech & copil contrats de ville,
commission de suivi France services) : fiches individu de synthèse et
rédaction de compte-rendu
Finalité 5 Recrutement des délégués du préfet
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Agents des services de l’État
Usagers, personnes recrutées
Bailleurs et opérateurs de l’Etat
Partenaires (collectivités, associations)
Catégories de données
traitées
Données d’état civil et coordonnées postales et téléphoniques
Vie professionnelle (métier exercé, fonction ou poste, autres éléments
contenus sur le cv et, pour les délégués du préfet, affectation territoriale,
convention signée, date de prise de fonction, date de fin)
Données d’ordre économique et financier (situation économique-
revenus)
Catégories
de
destinataires
Service interne ; les délégués du préfet
36
Bailleurs ou propriétaires
Personnes concernées
Collectivités ; DDI
Comité des financeurs (région, ddi, chambres consulaires etc.) et
participants aux réunions pour les dispositifs contractuels
Membres des Cotech et Copils
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
10 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 21/03/2024
jour
37
Activité 10 : Affaires juridiques (PJ2I)
Finalités
Finalité 1 Suivi des contentieux (hors étrangers) par le pôle juridique
interdépartemental et interministériel
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes Requérants
concernées
Catégories de données Données d’état civil (nom, prénom du requérant)
traitées
Eléments d’ordre juridictionnel : n° de recours, juridiction concernée,
sens et date de la décision du tribunal, montant des condamnations et
des frais irrépétibles
Potentiellement tout type de données au titre du contentieux traité
Catégories
de Service en charge des traitements
destinataires
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
5 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 22/01/2024
jour
38
Activité 10 bis : affaires juridiques et traitement contentieux au titre
de la police administrative (PAJ)
Finalités
Finalité 1 Suivi des contentieux au titre des polices administratives par le pôle
d’appui juridique (hors étrangers) : Armes, explosifs, activités
pyrotechniques et artificiers / Débits de boi et établissements
assimilés / Activités privées de surveillance et de gardiennage ; gardes
particuliers / Polices munici / Sûreté aéroportuaires et portuaires /
Manifestations sportives / Activités de chasse et de pêche / Chiens
dangereux / Convoyeurs de fonds / Manifestations sur la voie publique
et grands rassemblements / Gens du v / Gestion des professions
réglementées / Permis de conduire et immatriculations de véhicules...
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Oui (pour les rares conseils et contentieux relatifs aux mesures prises en
(renseignement, sûreté matière de lutte contre la radicalisation)
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Requérants/usagers/professionnels/candidats faisant l’objet d’une
mesure de police administrative
Catégories de données
traitées
Données pour le contentieux
:
Données d’état civil (ça peut être les initiales de l’agent qui traite un
dossier) et coordonnées
Données sur la vie professionnelle (avocat, dirigeant de société)
Données sur la vie personnelle
Eléments d’ordre juridictionnel : n° de recours, juridiction concernée,
sens et date de la décision du tribunal, montant des condamnations et
des frais irrépétibles
Potentiellement tout type de données sensibles pour les contentieux et
les conseils juridiques.
Données pour les mesures de police administrative et la sécurité
routi
ère :
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles
39
Vie professionnelle (nom de l’employeur, SIRET, caractéristiques de
l’arme, prestation de serment, n° de carte et date de délivrance pour les
détenteurs d’armes, injonction préfectorale et notification de la décision
du préfet pour les interdictions de détention d’armes, type de licence et
horaire de fermeture pour les débits de boissons, résultats d’enquêtes
administratives –favorable/défavor m comme pour la sûreté
aéroportuaire ; conducteur suspension PC)
Données sur la manifestation sportive projetée et les activités en lien
avec les réglementations aéri comme survol de dr lâcher de
ballon (date, horaire, parcours ou lieu, nombre de personnes attendues)
Données concernant les débits de boi (type de licence, horaire de
fermeture, fermeture définitive ou cession du fonds de commerce)
Données sensibles : santé (aptitude médicale pour le port d’armes par
les policiers municipaux et les convoyeurs)
Données relatives aux infractions et aux condamnations
Données de localisation
Données pour les mesures d’ordre public et sécurité
:
Vie personnelle (éléments relatifs à la famille de la personne intéressée)
Données d’infractions et condamnations pénales
Données de localisation (itinéraire parcouru pour les manifestations, lieu
de stationnement de carav
Données relatives aux enquêtes (objet de la demande, synthèse de
l’enquête, avis rendu)
Catégories
de Services en charge des mesures de police administrative
destinataires
Agents du pôle
Existence de transferts non
de données hors UE
Durée de
10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 26 janvier 2024
jour
40
Activité n°11 : Gestion de la fraude
Finalités
Finalité 1 Recensement des cas de fraude examinés au titre de la délivrance des
titres (étrangers, permis de conduire, identité, immatriculations...)
Finalité 2 Suivi des habilitations informatiques internes
Finalité 3 Suivi des contrôles effectués internes et externes
Bases de licéité
RGPD Oui
art.6(1e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Catégories de personnes Usagers
concernées
Agents
Catégories de données Usagers : état civil, photo et coordonnées
traitées
Agents : nom, prénom et matricule
Catégories
de Service en charge du traitement
destinataires
Partenaires du CODAF
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 26/04/2024
jour
41
Activité n°12 : Représentation de l'État
Finalités
Finalité 1 Visites ministéri
Finalité 2 Cérémonies officielles et déplacements du corps préfectoral
Finalité 3 Protocole et discours
Finalité 4 Traitement et suivi des interventions
Finalité 5 Distinctions honorifiques
Finalité 6 Relations avec la société civile (monde économique, associatif, médias,
représentants du culte, etc)
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 alinéa 1 e du RGPD (mission d'intérêt public ou relevant de
l'exercice de l'autorité publique)
Titre III de la loi du Non
06/01/2018
informatique, fichiers et
libertés
(police-justice)
Titre IV de la loi du Non
06/01/2018
(sûreté de l’État-
défense)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'État dans les
régions et départements
Catégories
de
personnes concernées
Élus et collectivités territoriales
Usagers
Agents de l'État (services centraux et services déconcentrés)
Partenaires publics (agences, organismes consulaires...) et privés
(entreprises, associations...)
Membres de la société civile
Catégories de données Données d’identification, coordonnées, photos…
traitées
Selon les besoins (dossiers de décorations, notices biographiques)... :
données dites sensibles telles que les opinions politiques, syndicales...
42
Selon les besoins (dossiers de décorations) : infractions et
condamnations
Éléments relatifs à la vie personnelle
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Informations diverses transmises par les usagers
Historique des demandes et des éch
Catégories
de Services en charge des traitements
destinataires
Forces de sécurité intérieure
Partenaires publics : forces de sécurité intérieure, collectivités
territoriales et leurs groupements, services déconcentrés, cabinets
ministériels, Grande Chancellerie de la Légion d'honneur...
Organismes publics ou privés
Personnes concernées
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
6 ans pour l'annuaire des élus (modification à chaque élection générale
conservation prévue
ou partielle)
6 ans pour l'annuaire des services des collectivités territoriales et de
leurs groupements (modification à chaque nouvelle affectation)
10 ans pour l'annuaire des services de l'État dans le Loiret (modification
à chaque nouvelle affectation) et de la société civile
5 ans pour le tableau des services des distinctions honorifiques des
ministères
10 ans pour le tableau des décorations proposées par le préfet
10 ans pour le tableau des décorations obtenues par les récipiendaires
domiciliés dans le Loiret
10 ans pour le tableau des médailles d'honneur régionales,
départementales et communales (MHRDC)
10 ans pour le tableau de suivi des interventions
10 ans pour le tableau des services susceptibles d'être saisis au titre du
suivi des interventions
10 ans pour le tableau des fleuristes sollicités pour la confection de
gerbes à l'occasion de cérémonies
6 ans pour le tableau des maires du Loiret et des présidents d'EPCI à
fiscalité propre avec leur nuance politique
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 12/12/2023
jour
43
Activité n°13 : Ordre public et sécurité
Finalités
Finalité 1 Manifestations sur la voie publique
Finalité 2 Hospitalisations en soins psychiatriques sans consentement
Finalité 3 Gens du voyage/Citoyens français itinérants
Finalité 4 Enquêtes administratives
Finalité 5 Prévention de la délinquance et de la radicalisation
Finalité 6 Concours de la force publique
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 alinéa 1 e du RGPD (mission d'intérêt public ou relevant de
l'exercice de l'autorité publique)
Titre III de la loi du Non
06/01/2018
informatique, fichiers et
libertés
(police-justice)
Titre IV de la loi du Oui pour la lutte contre la radicalisation
06/01/2018
(les traitements qui relèvent du titre IV pas à être inscrits au
(sûreté de l’État-
registre)
défense)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'État dans les
régions et départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Personnes présentant une menace à l’ordre public
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées, immatriculation des véhicules,
photos…
Selon les besoins : données dites sensibles t que les informations sur
la santé pour les personnes hospitalisées sous contrainte, sur les
opinions politiques, syndic pour les manifestations sur la voie
publique
Selon les besoins (notamment enquêtes administratives) : infractions et
condamnations
44
Éléments relatifs à la vie personnelle
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Données de localisation : lieu de déplacement des personnes
hospitalisées en soins psychiatriques sans consentement lors des sorties,
itinéraire parcouru pour les manifestations sur la voie publique, lieu de
stationnement des caravanes des gens du voyage...
Données relatives aux enquêtes administratives: objet de la demande,
synthèse de l’enquête, avis rendu...
Informations diverses transmises par les usagers
Historique des demandes et des éch
Catégories
de
destinataires
Services en charge des traitements
Partenaires publics : ARS, établissement public de santé mentale (EPSM)
Georges Daumézon, centre hospitalier de l’agglomération montargoise
(CHAM), unité hospitalière spécialement aménagé (UHSA), procureurs de
la République près les tribunaux judiciaires d’Or et de Montargis,
forces de sécurité intérieure, collectivités territoriales et leurs
groupements...
Commissaires de justice
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans pour le tableau de suivi des hospitalisations pour soins sans
consentement (avec mise à jour quotidi
1 an pour le tableau de suivi des manifestations sur la voie publique
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 12/12/2023
jour
45
Activité n°14 : Polices administratives liées à la sécurité
Finalités
Finalité 1 Vidéo-protection
Finalité 2 Armes, explosifs, activités pyrotechniques et artificiers
Finalité 3 Débits de boissons et établissements assimilés
Finalité 4 Activités privées de surveillance et de gardiennage
Finalité 5 Polices munici
Finalité 6 Chiens dangereux
Finalité 7 Convoyeurs de fonds
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 alinéa 1 e du RGPD (mission d'intérêt public ou relevant de
l'exercice de l'autorité publique)
Titre III de la loi du Non
06/01/2018
informatique, fichiers et
libertés
(police-justice)
Titre IV de la loi du Non
06/01/2018
(sûreté de l’État-
défense)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'État dans les
régions et départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Professionnels (entreprises, particuliers)
Collectivités territoriales et leurs groupements
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées, photos…
Selon les besoins : données dites sensibles t que les informations sur
la santé pour l’aptitude médicale pour le port d’armes
Selon les besoins (notamment enquêtes administratives) : infractions et
condamnations
Éléments relatifs à la vie personnelle
46
Éléments relatifs à la vie professionnelle : nom de l’employeur, SIRET,
caractéristiques des armes détenues, injonction préfectorale et
notification de la décision préfectorale pour les interdictions de
détention d’armes, type de licence, horaire de fermeture, fermeture
définitive et cession du fonds de commerce pour les débits de boissons...
Données de localisation : transport des explosifs et des articles
d’artifices, lieux d’utilisation projetée des explosifs et des articles
d’artifices, lieux faisant l’objet de la vidéo-protection...
Données relatives aux enquêtes : objet de la demande, synthèse de
l’enquête, avis rendu...
Informations diverses transmises par les usagers
Historique des demandes et des éch
Catégories
de
destinataires
Services en charge du traitement
Partenaires publics : ARS, autorités judiciaires, forces de sécurité
intérieure, collectivités territoriales et leurs groupements...
Membres de la commission départementale de vidéo-protection
Membres de la commission départementale de la sécurité des transports
de fonds
Formateurs (chiens dangereux)
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans pour le tableau des déclarations concernant les spectacles
pyrotechniques et les feux d’artifices
5 ans pour le tableau recensant les artificiers
1 an pour le tableau des arrêtés préfectoraux pris en matière de
réglementation applicable à la détention d’armes (saisies et
dessaisissements)
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 12/12/2023
jour
47
Activité n°15 : Sécurité routière
Finalités
Finalité 1 Police administrative : suspension du permis de conduire,
enregistrement des décisions judiciaires, invalidation des permis de
conduire, commissions médicales des permis de conduire, agrément des
médecins...
Finalité 2 Suivi de l’accidentologie
Finalité 3 Fourrières automobiles
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 alinéa 1 e du RGPD (mission d'intérêt public ou relevant de
l'exercice de l'autorité publique)
Titre III de la loi du Non
06/01/2018
informatique, fichiers et
libertés
(police-justice)
Titre IV de la loi du Non
06/01/2018
(sûreté de l’État-
défense)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'État dans les
régions et départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Professionnels de santé
Entreprises gérant des fourrières
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées, photos…
Selon les besoins : données dites sensibles t que les informations sur
la santé pour l’aptitude médicale
Données concernant des infractions et des condamnations
Éléments relatifs à la vie personnelle
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Informations d’ordre économique et financier
Informations diverses transmises par les usagers
Historique des demandes et des éch
48
Catégories
de
destinataires
Services en charge de la sécurité routière et de la gestion des droits à
conduire
Forces de sécurité intérieure
Autorités judiciaires
Administration centrale : délégation à la sécurité routière
Personnes concernées
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
5 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 12/12/2023
jour
49
Activité n°16 : Actions de sécurité civile et de gestion de crises
Finalités
Finalité 1 Annuaires opératio
Finalité 2 Dispositifs d’information et d’alerte
Finalité 3 Formations de sécurité civile
Finalité 4 Agrément des associations
Finalité 5 Établissements recevant du public
Finalité 6 Gestion des habilitations
Finalité 7 Désignation des membres de jurys de secourisme
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 alinéa 1 e du RGPD (mission d'intérêt public ou relevant de
l'exercice de l'autorité publique)
Titre III de la loi du Non
06/01/2018
informatique, fichiers et
libertés
(police-justice)
Titre IV de la loi du Non
06/01/2018
(sûreté de l’État-
défense)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'État dans les
régions et départements
Catégories de personnes
concernées
Professionnels
Usagers (personnes morales et particuliers)
Partenaires publics : collectivités territoriales et leurs groupements,
service départemental d’incendie et de secours
Membres de jurys, conseils et commissions
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées, photos…
Données concernant des infractions et des condamnations
Éléments relatifs à la vie personnelle
Éléments relatifs à la vie professionnelle
Éléments d’ordre économique et financier
50
Informations diverses transmises par les usagers
Historique des demandes et des éch
Catégories
de
destinataires
Services en charge de la protection et de la défense civiles
Corps préfectoral
Partenaires publics : service départemental d’incendie et de secours,
services de l’État déconcentrés, forces de sécurité intérieure, ministère
de l’intérieur et des outre-mer (DGSCGC - SHFD)...
Administration centrale : délégation à la sécurité routière
Personnes concernées
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
conservation prévue
5 ans pour le tableau des responsables des cultes et des gérants de
centres commerciaux du Loiret, à informer en cas de changement de
posture Vigipirate
5 ans pour le tableau des formateurs en secourisme
10 ans pour le tableau des agents de la préfecture et des sous-
préfectures habilités secret défense ou très secret défense
10 ans pour le tableau des agents hors préfecture et sous-préfectures
habilités secret défense ou très secret défense
1 an pour le tableau de suivi des habilitations secret défense ou très
secret défense
5 ans pour l’annuaire du corps préfectoral
6 ans pour le tableau des maires et des adjoints, à alerter en cas d’aléas
ou d’événements particuliers
1 an pour l’annuaire des volontaires ORSEC
1 semaine pour la liste hebdomadaire des agents de permanence la
semaine et le week-end (préfecture, DDSP, GGD, SDIS, DDI, ARS,
rectorat, DSDEN, SAMU, conseil départemental, conseil régional...
1 semaine pour la liste hebdomadaire complémentaire des agents de
permanence la semaine et le week-end (parquets d’Or et de
Montargis, DREAL, ASN, déminage, sociétés d’autoroute, opérateurs...)
1 mois pour le tableau des interventions des agents de permanence
chaque semaine pour les astreintes en matière de protection civile
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 12/12/2023
jour
51
Activité n°17 : Communication
Finalités
Finalité 1 Gestion du site internet de la Préfecture
Finalité 2 Gestion des comptes du Préfet sur les réseaux sociaux
Finalité 3 Communication de crise
Finalité 4 Relations avec la presse
Finalité 5 Etablissement de statistiques
Bases de licéité
RGPD OUI
Article 6 1 (e) (missions d’information générale du public et de gestion
des crises) et (f) (connaître le lectorat de ses publications pour mieux
cibler ses actualités)
Titre III de la loi du Non
06/01/2018
informatique, fichiers et
libertés
(police-justice)
Titre IV de la loi du Non
06/01/2018
(sûreté de l’État-
défense)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'État dans les
régions et départements
Catégories
de Particuliers (grand public, sans distinction)
personnes concernées
Professionnels (sans distinction particulière) : entreprises, associations,
élus...
Catégories de données Adresses courriels : des internautes qui complètent le formulaire de
traitées
contact, et des journalistes afin de leur envoyer nos communiqués de
presse / invitations / notes aux rédactions
Données personnelles :
- nom, prénom (champs obligatoires) + adr téléphone (champ
facultatif) des internautes qui remplissent le formulaire de
contact
- nom / prénom, téléphone et média d’appartenance des
journalistes (pour le traitement des relations pr
Données numériques
52
Catégories
de Service communication
destinataires
Cabinet du Préfet
Autres administrations du département
Ministères (dont cabinets)
Internautes (pour les publications)
Journalistes (pour les communiqués de pr notes aux rédactions,
invitations)
Existence de transferts Oui (réseaux sociaux situés notamment aux Etats-Unis : X, Facebook,
de données hors UE
LinkedIn, Instagram )
Durée de
2 ans (sauf listing pr mis à jour régulièrement en fonction des
conservation prévue
arrivées / départ des journalistes)
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 06/12/2023
jour
53
Activité 18 : Étrangers
Finalités
Finalité 1 Suivi des accords - titres de séjour
Finalité 2 Suivi des refus de séjour, mesures d’éloignement, décision restrictives de
liberté (placement en CRA, assignation à résidence)
Finalité 3 Suivi des étrangers incarcérés
Finalité 4 Suivi des contentieux
Finalité 5 Suivi des demandes d’asile
Finalité 6 Suivi des naturalisations
Finalité 7 Traitement des signalements lutte contre la fraude et trouble à l’ordre
public
Finalité 8 Échanges de permis de conduire
Finalité 9 Recensement et suivi des mineurs non accompagnés
Finalité 10 Suivi des demandes d’authentifications de titres de séjour (employeurs,
organismes sociaux,etc)
Finalité 11 Suivi des étrangers mis à l’abri dans le cadre du SAS Loiret
Finalité 12 Suivi des étrangers en situation d’hébergement indu dans le DNA
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers et membres de sa famille (ou personne l’hébergeant)
Elus ou membres d’association étant intervenus sur le dossier d’un
étranger
Professionnels (avocats)
Catégories de données Données d’identification (dont n° AGDREF, n° OFPRA, n° PRENAT),
traitées
coordonnées personnelles et professionnelles, pièces justificatives
(photocopie passeport, visa, titre de séjour, justificatif de domicile).
Photo d’identité ; empreintes digitales
Vie personnelle (date et lieu de naissance, nationalité, situation familiale,
54
composition du foyer)
Vie professionnelle (employeur, profession exercée, nom de
l’avocat ;mandat électoral)
Eléments d’ordre économique et financier (salaire perçu, autres
ressources ; avis d’imposition)
Date et nature d’une décision administrative (refus de séjour, oqtf,
assignation à résidence)
Infractions et condamnations (B 2, casier judiciaire étranger) ;
comportement de l’étranger au regard de l’ordre public ; date de remise
en liberté
Données sensibles : santé (antécédents médicaux et si demandeur
présente une situation d’handicap ; suivi donné par l’OFII)
NIR
Eléments juridictio (juridiction, n° de recours, décision de la
juridiction rendue, montant des condamnations et des frais irrépéti
Données de localisation (lieu d’incarcération de l’étranger détenu ;
centre de rétention administratif où l’étranger est placé ; adresse du
centre d’accueil pour demandeur d’asile)
Catégories
de Services internes de la préfecture
destinataires
Autres préfectures
Ministère de l’intérieur (Direction générale des étrangers en France)
Autorité judiciaire (procureur de la république ; juridictions
administratives)
Autres administrations et assimilées (OFII, administration pénitentiaire,
Assurance maladie, consulats de France, départements-aide sociale à
l’enfance)
Forces de l’ordre (gendarmerie, police aux frontières, direction
départementale de la sécurité publique)
Avocats
Personnes concernées
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Selon le CESEDA
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 12/03/2024
jour
55
Activité n°19 : contrôle de légalité et conseil juridique
Finalités
Finalité 1 suivi des contentieux et déférés du bureau
Finalité 2 exercice du contrôle de légalité
Finalité 3 conseil juridique auprès des collectivités
Bases de licéité
RGPD Oui
art.6 RGPD (6.1.e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
usagers administrés
élus locaux
notaire, avocats
Catégories de données
traitées
Données d’état civil et coordonnées (personnes concernées par les actes
soumis au contrôle de légalité) élus locaux
Données sur la vie professionnelle (agents de la fonction publique
territoriale, maires, dirigeant de société, notaires)
Eléments d’ordre économique et financier (rémunération, régime
indemnitaire au titre des mandats électoraux, chambre consulaires....)
Eléments d’ordre juridictionnel : n° de recours, juridiction concernée,
sens et date de la décision du tribunal, montant des condamnations et
des frais irrépétibles
N° d’actes dans télérecours
Catégories
de
destinataires
Elus locaux
tribunal administratif d'Orléans, DDI , DRFIP
56
Prestataires (pas besoin de préciser les noms)
Administrés
Existence de transferts non
de données hors UE
Durée de
6 à 10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 13/03/2024
jour
57
Activité n°20 : politique environnementale
Finalités
Finalité 1 suivi des personnes exerçant la fonction de commissaire enquêteur (ex :
recensement sur la liste d’aptitude et assurer une communication avec
eux)
Finalité 2 Organisation des enquêtes publiques
Finalité 3 Réunion des commissions départementales environnementales
Bases de licéité
RGPD Oui
art.6 RGPD (6.1 e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes Administrés
concernées
Professionnels (commissaires enquêteurs, représentants d’associations
et de divers organismes)
Exploitants d’établissements relevant de la législation liée à
l’environnement,
cabinets d'études
Catégories de données Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques,
traitées
justificatifs (CNI)
Vie professionnelle (profession exercée, fonction, date de fin de fonction,
nombre d’enquêtes réalisées et de formations suivies sur les deux
dernières années pour le candidat à la liste des commissaires
enquêteurs), pièces justificatives (documents justifiant du parcours
professionnel pour obtenir le titre souhaité - copie des diplômes)
Mandat (date de fin de fonction)
Observations du public
Infractions et condamnations (B2 pour la fonction de commissaire
enquêteur)
Catégories
de Service en charge des traitements ; préfectures des départements
58
destinataires
limitrophes (liste des commissaires enquêteurs)
Membres des commissions
Collectivités territoriales du département
tribunal administratif
Pétitionnaires
Usagers
Commissaires enquêteurs
Autres services de l’Etat (DDI)
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
6 à 10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 13/03/2024
jour
59
Activité 21 : Versement de subventions aux collectivités
Finalités
Finalité 1 Suivi des subventions versées aux territoires
Finalité 2 Contacter les porteurs de projets
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes Responsables ou personnels administratifs des collectivités demandant
concernées
le versement des subventions
Catégories de données Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques
traitées
Montant de la subvention
RIB le cas échéant
Catégories
de Service en charge des traitements des subventions
destinataires
Direction en charge des finances (pour le versement)
Collectivités territoriales du département
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
10 ans maximum
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 22/03/2024
jour
60
Activité n° 22 : Autres polices administratives
Finalités
Finalité 1 Manifestations sportives
Finalité 2 Réglementation aérienne
Finalité 3 Activités privées de surveillance et de gardiennage ; gardes particuliers
Finalité 4 Habilitation des entreprises automobiles à l’utilisation du Système
d’Immatriculation des Véhicules (SIV).
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Professionnels
Candidats et commettants (gardes particuliers)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles
Nom des entreprises et commettants, SIRET, prestation de serment, n°
de carte et date de délivrance pour les gardes particuliers, résultats
d’enquêtes administratives –favorable/défavorable-)
Données sur la manifestation sportive projetée et les activités en lien
avec les réglementations aéri comme survol de dr lâcher de
ballon (date, horaire, parcours ou lieu, nombre de personnes attendues)
Données relatives aux infractions et aux condamnations pour les gardes
particuliers, les professionnels habilités au SIV
Catégories
de
destinataires
Services en charge des traitements
Forces de l’ordre, autorité judiciaire
61
Autres administrations (mairies), autorités étrangères
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
conservation prévue
1 an pour les manifestations sportives
5 ans pour les demandes d’agrément pour les pilotes, les créations de
plateformes, hélistations, aérodromes
3 ans pour les demandes d’autorisations de lâchers de ballons ou de
lanternes céleste
5 ans pour les demandes d’agrément au titre des professions
réglementées (gardes particuliers, SIV)
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 20/03/2024
jour
62
Activité n° 23 : Réglementation générale, associations et fondations
Finalités
Finalité 1 Législation funéraire (le RGPD ne concerne pas les personnes décédées)
Finalité 2 Economie : Urbanisme commercial (CDAC), déclarations des foires, vide-
greniers et salons, délivrance de l'agrément aux sociétés de domiciliation
d'entreprise, revendeurs d’objets mobiliers
Finalité 3 Suivi des demandes d’option des jeunes binationaux pour le service
national
Finalité 4 Associations
Finalité 5 Fondations
Finalité 6 Tourisme : offices de tourisme, carte de guide conférencier, délivrance
du titre de maître-restaurateur,
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes Usagers/ déclarants
concernées
Membres des associations/fondations
Professionnels (gérants d’entreprises)
Membres de la CDAC
Catégories de données Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles,
traitées
CNI
Vie personnelle (situation familiale, nationalité)
Vie professionnelle (fonction, poste occupé, types de licences, diplômes
obtenus, attestations, éléments contenus dans les cv, tout autre
document justifiant du parcours professi du demandeur pour
obtenir le titre souhaité, domaine d’habilitation, date de la décision
administrative)
Eléments d’ordre économique et financier (Siret, K-Bis, RIB)
Données de localisation (adresse de l’évènement)
Condamnations pénales ou infractions (casier judiciaire pour les
63
opérateurs funéraires)
Données sensibles : religion (pour les associations cultu et les
fondations)
Catégories
de Services internes en charge des traitements
destinataires
Forces de l’ordre
Administrations (mairies, hôpitaux, offices du tourisme), Atout France,
Autorité judiciaire
Représentants des associations et fondations
Cit
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
conservation prévue
5 ans pour les dossiers d’habilitation d’entreprises funéraires
5 ans pour les dossiers des dons et legs aux associations
5 ans pour les dossiers de maîtres restaurateurs
5 ans pour les dossiers d’agrément au titre des professions réglementées
(guides conférenciers, revendeurs d’objets mobiliers)
7 ans pour les dossiers d’agrément au titre des professions réglementées
(domiciliation d’entreprises)
1 an pour les registres des vide-greniers
5 ans pour les dossiers des organismes habilités pour établir les analyses
d’impact et certificats de conformité dans le cadre des CDAC
5 ans pour les dossiers d’option des jeunes binationaux pour le service
national
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 20/03/2024
jour
64
Activité 24 : Elections
Finalités
Finalité 1 Tenue de la liste des membres des commissions de contrôle des listes
électorales
Finalité 2 Rémunération des personnels affectés aux travaux des élections
Finalité 3 Tenue du listing des officiers de police judiciaire habilités à signer les
procès-verbaux des élections
Finalité 4 Recueil et instruction des candidatures
Finalité 5 Tenue des listes électorales (établissement et révision)
Finalité 6 Mise sous pli des documents de propagande électorale
Finalité 7 Remboursement des frais de cam
Finalité 8 Délivrance de la carte de maire
Finalité 9 Suivi de la composition des conseils municipaux (dont suivi des
démissions de maires, adjoints et présidents d’EPCI)
Finalité 10 Versement de l’indemnité forfaitaire aux grands électeurs (élections
sénatori
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (c) et (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en œuvre de
deux traitements automatisés de données à caractère personnel
dénommés « Application élection » et « Répertoire national des élus »
Catégories de personnes Candidats, élus et électeurs
concernées
Agents
Délégués pour les commissions de contrôle des listes électorales
Membres des bureaux de vote
Catégories de données Données d’identification (Etat-civil, date et lieu de naissance),
traitées
coordonnées personnelles et professionnelles (courriel, téléphone et
adresse postale)
65
Vie professionnelle (profession, fonction, affectation, grade ; n°
immatriculation des fonctionnaires en charge de l’organisation logistique
des journées électorales ; demande du code CSP pour vérifier les
conditions d’éligibilité)
Infractions et condamnations (B 2)
Données sensibles : opinions politiques (nuance)
Eléments d’ordre économique et financier (RIB ; montant de l’indemnité)
Données de localisation (bureaux de vote ; commune du mandat exercé ;
ancienne affectation et commune de désignation pour les délégués)
NIR
Durée des mandats
Catégories
de Service interne, Cabinet du Préfet
destinataires
Mairies
Ministère de l’intérieur (DMATES)
Prestataire (pour la mise sous pli de la propagande électorale ; routeur)
Partis politiques
Usagers
Personnes concernées
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Selon textes cités
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 21/03/2024
jour
66
Activité n°25 : Gestion de la relation usagers et qualité
Finalités
Finalité 1 Accueillir les usagers et les visiteurs de la préfecture
Finalité 2 Accompagnement dans la réalisation des démarches
Finalité 3 Traitement du courrier
Finalité 4 Suivi des engagements qualité et des réclamations
Bases de licéité
RGPD Oui
6e traitement nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou
relevant de l'exercice de l'autorité publique
6 f qualité du fonctionnement des services
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Usagers
concernées
Agents
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées
Eléments relatifs à la vie personnelle
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Données concernant des infractions
Statistiques
Catégories
de Services en charge du traitement
destinataires
Usagers
DDI
ANTS, ANEF
Existence de transferts NON
de données hors UE
Durée de
Courriels et pièces associées 3 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 25/03/24
jour
67
Sous-préfec
de Montargis
68
Activité n°1 : Représentation de l’État
Finalités
Finalité 1 Gestion des affaires réservées
Finalité 2 Traitement et suivi des interventions
Finalité 3 Relations avec les élus du département
Finalité 4 Protocole, déplacements et cérémonies offici
Finalité 5 Relations avec la société civile (monde économique, associatif, médias,
représentants du culte etc.)
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Elus
Usagers
Responsables d’organismes publics ou privés
Membres de la société civile, chefs d’entreprises
Agents de l’Etat
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées…
Photos
Selon les besoins (relations avec les élus ou les associations…), données
dites sensibles : opinions politiques
Eléments relatifs à la vie personnelle
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Informations diverses transmises par l’usager
Historique des demandes et des éch
Catégories
de
destinataires
Services en charge du traitement
69
Autres services / autres organismes (autres administrations, services de
police et de gendarmerie, gouvernement, Présidence de la république,
Grande chancellerie de la légion d’honneur)
« Personnes concernées »
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Durée du mandat pour les élus, 5 ans pour les autres
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
70
Activité n°2 : Ordre public et sécurité
Finalités
Finalité 1 Manifestations sur la voie publique et grands rassemblements
Finalité 2 Gens du v
Finalité 3 Prévention de la délinquance et de la radicalisation
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Oui (lutte contre la radicalisation)
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Catégories de données
traitées
Identité, coordonnées personnelles et professionnelles, immatriculation
des véhicules
Photo
Vie personnelle (éléments relatifs à la famille de la personne intéressée)
Données sensibles : potentiellement tout type de d sensibles
(notamment pour les déclarations de manifestations selon leur objet)
Données d’infractions et condamnations pénales
Données de localisation (itinéraire parcouru pour les manifestations, lieu
de stationnement de carav
Données relatives aux enquêtes (objet de la demande, synthèse de
l’enquête, avis rendu)
Catégories
de
destinataires
Services en charge des traitements et direction du cabinet
Forces de l’ordre
Autres administrations (ARS, hôpitaux psychiatriques, mairies,
communautés d’agglomération, service départemental d’incendie et de
71
secours) / tribunaux
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
72
Activité n° 3 : Polices administratives
Finalités
Finalité 1 Armes, explosifs, activités pyrotechniques et artificiers
Finalité 2 Débits de boissons et établissements assimilés
Finalité 3 Polices munici
Finalité 4 Manifestations sportives
Finalité 5 Activités de chasse et de pêche
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories
de
personnes concernées
Usagers
Professionnels
Elus ; Mairies
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’employeur, SIRET, caractéristiques de
l’arme, prestation de serment, n° de carte et date de délivrance pour les
détenteurs d’armes, injonction préfectorale et notification de la décision
du préfet pour les interdictions de détention d’armes, type de licence et
horaire de fermeture pour les débits de boissons, )
Données sur la manifestation sportive projetée et les activités en lien
avec les réglementations aéri comme survol de dr lâcher de
ballon (date, horaire, parcours ou lieu, nombre de personnes attendues)
Données concernant les débits de boi (type de licence, horaire de
fermeture, fermeture définitive ou cession du fonds de commerce)
Données sensibles : santé (aptitude médicale pour le port d’armes par
les policiers municipaux et les convoyeurs)
Données relatives aux infractions et aux condamnations
73
Données de localisation (pour les carrières d’où proviennent les artifices,
lieu faisant l’objet de la vidéoprotection ou lieu d’utilisation projetée
pour les explosifs)
Catégories
de
destinataires
Services en charge des traitements
Membres de la commission départementale de vidéoprotection
Forces de l’ordre, autorité judiciaire
Autres administrations (ARS, mairies)
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
74
Activité n° 4 : Réglementation générale, associations et fondations
Finalités
Finalité 1 Législation funéraire (le RGPD ne concerne pas les personnes décédées)
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes Usagers/ déclarants
concernées
Professionnels (gérants d’entreprises de pompes funèbres)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles,
CNI, passeports, cartes de résident
Vie personnelle (situation familiale, nationalité)
Catégories
de Services internes en charge des traitements
destinataires
Entreprises de pompes funèbres, forces de l’ordre, mairies,
crematoriums, douanes
Cit
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
1 an
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
75
Activité n° 5 : Actions de sécurité civile et de gestion de crises
Finalités
Finalité 1 Annuaires opératio
Finalité 2 Dispositifs d’informations et d’alertes
Finalité 3 Formations de sécurité civile
Finalité 4 ERP
Bases de licéité
RGPD Oui
6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories
de
personnes concernées
Professionnels
Membres des jurys, conseils et commissions
Usagers (candidats)
Agents des partenaires publics (collectivités territoriales, SDIS etc.)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Eléments d’ordre économique et financier
Catégories
de
destinataires
Agents du Bureau de la protection civile de la préfecture
Corps préfectoral
Service en charge des règlements
Autres administrations (SDIS, forces de l’ordre, communes etc.)
Ministère de l’intérieur (DGSCGC)
Personnes concernées
76
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
77
Activité n°6 : Qualité, accueil et performance
Finalités
Finalité 1 Organisation de l’accueil (plannings, annuaires, points d’accueil
numérique, standard)
Finalité 2 Suivi des engagements qualité
Finalité 3 Mesure de la performance
Finalité 4 Recueil des demandes des usagers
Bases de licéité
RGPD Oui
6 1(f) qualité du fonctionnement des services
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes Usagers
concernées
Agents
Services civiques
Catégories de données Données d’identification, coordonnées
traitées
Eléments relatifs à la vie personnelle
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Statistiques
Retours qualité
Catégories
de Services en charge des traitements
destinataires
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Pour les plannings : 1 an
conservation prévue
Pour les de données relatives aux titres
: jusqu’à la remise ou
l’expiration du titre
78
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
79
Activité n°7 : Etrangers
Finalités
Finalité 1 Suivi des accords - titres de séjour
Finalité 2 Suivi des refus de séjour, mesures d’éloignement, décision restrictives de
liberté (placement en CRA, assignation à résidence)
Finalité 3 Suivi des étrangers incarcérés
Finalité 4 Suivi des contentieux
Finalité 5 Suivi des demandes d’asile
Finalité 6 Suivi des naturalisations
Finalité 7 Traitement des signalements lutte contre la fraude et trouble à l’ordre
public
Finalité 8 Echanges de permis de conduire
Finalité 9 Recensement et suivi des mineurs non accompagnés
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers et membres de sa famille (ou personne l’hébergeant)
Elus ou membres d’association étant intervenus sur le dossier d’un
étranger
Professionnels (avocats)
Catégories de données
traitées
Données d’identification (dont n° AGDREF, n° OFPRA, n° PRENAT),
coordonnées personnelles et professionnelles, pièces justificatives
(photocopie passeport, visa, titre de séjour, justificatif de domicile). Date
de fin de validité titre de séjour ou passeport
Photo d’identité ; empreintes digitales
Vie personnelle (date et lieu de naissance, nationalité, situation familiale,
composition du foyer)
80
Vie professionnelle (employeur, profession exercée, nom de
l’avocat ;mandat électoral)
Eléments d’ordre économique et financier (salaire perçu, autres
ressources ; avis d’imposition)
Date et nature d’une décision administrative (refus de séjour, oqtf,
assignation à résidence)
Infractions et condamnations (B 2, casier judiciaire étranger) ;
comportement de l’étranger au regard de l’ordre public ; date de remise
en liberté
Données sensibles : santé (antécédents médicaux et si demandeur
présente une situation d’handicap ; suivi donné par l’OFII)
NIR
Eléments juridictio (juridiction, n° de recours, décision de la
juridiction rendue, montant des condamnations et des frais irrépéti
Données de localisation (lieu d’incarcération de l’étranger détenu ;
centre de rétention administratif où l’étranger est placé ; adresse du
centre d’accueil pour demandeur d’asile)
Catégories
de
destinataires
Service interne
Référent fraude
Autres préfectures
Ministère de l’intérieur (Direction générale des étrangers en France)
Autorité judiciaire (procureur de la république ; juridictions
administratives)
Autres administrations et assimilées (OFII, administration pénitentiaire,
Assurance maladie, consulats de France, départements-aide sociale à
l’enfance)
Forces de l’ordre (gendarmerie, police aux frontières, direction
départementale de la sécurité publique)
Avocats
Personnes concernées
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
Selon le CESEDA
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
81
Activité n° 8 : Elections
Finalités
Finalité 1 Tenue de la liste des délégués pour les élections
Finalité 2 Recueil et instruction des candidatures
Finalité 3 Délivrance de la carte de maire
Finalité 4 Suivi de la composition des conseils municipaux (dont suivi des
démissions de maires, adjoints et présidents d’EPCI)
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (c) et (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en œuvre de
deux traitements automatisés de données à caractère personnel
dénommés « Application élection » et « Répertoire national des élus »
Catégories de personnes
concernées
Candidats et élus
Agents
Délégués pour les commissions de contrôle des listes électorales
Catégories de données
traitées
Données d’identification (état-civil, date et lieu de naissance),
coordonnées personnelles et professionnelles (courriel, téléphone et
adresse postale)
Vie professionnelle (profession, fonction, affectation, grade ; demande
du code CSP pour vérifier les conditions d’éligibilité)
Infractions et condamnations (B 2)
Données sensibles : opinions politiques (nuance)
Données de localisation (bureaux de vote ; commune du mandat exercé ;
ancienne affectation et commune de désignation pour les délégués)
Catégories
de
82
destinataires
Service interne, Cabinet du Préfet
Mairies
Ministère de l’intérieur (DMATES)
Partis politiques
Usagers
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Selon textes cités
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
83
Activité n°9 : Politique environnementale
Finalités
Finalité 1 Réunion des commissions environnementales (commissions de suivi de
sites)
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Exploitants d’établissements relevant de la législation liée à
l’environnement
Représentants d’associations et membres des commissions
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques,
adresses courriels
Vie professionnelle (profession exercée, fonction)
Catégories
de
destinataires
Service en charge des traitements ; préfectures des départements
limitrophes (liste des commissaires enquêteurs)
Membres des commissions
Collectivités territoriales du département
Cours et tribunaux administratifs
Autres services de l’Etat (DDI)
Pétitionnaires
Usagers
Commissaires enquêteurs
Associations
Existence de transferts
84
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans à compter de la fermeture du site
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
85
Activité n°10 : Attribution et versement de subventions
Finalités
Finalité 1 Instruction des dossiers de demande de subvention (DETR, DSIL ...)
Finalité 2 Suivi des subventions versées aux territoires / aux entreprises / aux
associations
Finalité 3 Contacter les porteurs de projets
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes Responsables ou contacts au sein des structures demandeuses
concernées
Catégories de données Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques,
traitées
courriels
Montant de la subvention
Catégories
de Service en charge des traitements
destinataires
Direction en charge des finances (pour le versement)
Collectivités territoriales du département
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
10 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
86
Activité n° 11 : Politique de la ville et aménagement du territoire,
hébergement et logement
Finalités
Finalité 1 Conseils citoyens (composition)
Finalité 2 Suivi des conventions conclues –dispositif des adultes relais
Finalité 3 Tenue de répertoires (maires et présidents EPCI quand il y a dans les
collectivités des quartiers prioritaires – politique de la ville; chefs de
projets contrats de ville ; référents actions cœur de ville ; contacts pour
les maisons de service public, pour le Schéma départemental
d’amélioration de l’accessibilité des services publics et )
Finalité 4 Tenue de diverses commissions (ex : DETR, copil) : fiches individu de
synthèse et rédaction de compte-rendu)
Finalité 5 Recrutement des délégués du préfet
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories
de
personnes concernées
Agents
Usagers
Bailleur
Partenaires (collectivités)
Catégories de données
traitées
Données d’état civil et coordonnées postales et téléphoniques
Vie professionnelle (CV et, pour les délégués du préfet, affectation
territoriale, convention signée, date de prise de fonction, date de fin)
Catégories
de
destinataires
Service interne ; les délégués du préfet
87
Forces de l’ordre
Personnes concernées
Conseil départemental ; DDI
Comité des financeurs (région, ddi, chambres consulaires etc.) et
participants aux réunions pour l’action cœur de ville
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
10 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 25/01/2024
jour
88
Sous-préfec
de Pithiviers
89
Activité n°1 : Représentation de l’Etat
Finalités
Finalité 1 Relations avec les élus du département
Finalité 2 Protocole, déplacements et cérémonies offici
Finalité 3 Relations avec la société civile (monde économique, associatif, médias,
représentants du culte etc.)
Bases de licéité
RGPD OUI
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Elus
Responsables d’organismes publics ou privés
Membres de la société civile
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées, justificatifs…
Photos
Eléments relatifs à la vie personnelle
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Historique des demandes et des éch
Catégories
de
destinataires
Services en charge du traitement
Autres services / autres organismes (autres administrations, services de
police et de gendarmerie, gouvernement, ...)
Existence de transferts
de données hors UE
Non
90
Durée de
conservation prévue
Durée des mandats pour les élus
Année en cours pour les visites offici
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
91
Activité n° 2 : Polices administratives
Finalités
Finalité 1 Armes, explosifs, activités pyrotechniques et artificiers
Finalité 2 Débits de boissons et établissements assimilés
Finalité 3 Manifestations sportives
Finalité 4 Activités de chasse
Finalité 5 Convoyeurs de fonds
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers
Professionnels
Candidats (activités privées de sécurité)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles
Vie professionnelle (nom de l’employeur, SIRET, caractéristiques de
l’arme, n° de carte et date de délivrance pour les détenteurs d’armes,
injonction préfectorale et notification de la décision du préfet pour les
interdictions de détention d’armes, type de licence et horaire de
fermeture pour les débits de boissons, résultats d’enquêtes
administratives –favorable/défavor
Données sur la manifestation sportive projetée et les activités en lien
avec les réglementation aérienne comme survol de dr lâcher de
ballon (date, horaire, parcours ou lieu, nombre de personnes attendues)
Données concernant les débits de boi (type de licence, horaire de
fermeture, fermeture définitive ou cession du fonds de commerce)
Données sensibles : santé (aptitude médicale pour le port d’armes)
Données relatives aux infractions et aux condamnations
Données de localisation (lieu d’utilisation projetée pour les explosifs,
92
feux d’artifice)
Catégories
de
destinataires
Services en charge des traitements
Forces de l’ordre, autorité judiciaire
Autres administrations (ARS, mairies)
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Armes : Durée vie des détenteurs
Manifestations, feux d’artifices,… : année en cours
Autre réglementation : 5 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
93
Activité n° 3 : Réglementation générale
Finalités
Finalité 1 Législation funéraire (le RGPD ne concerne pas les personnes décédées)
Finalité 2 Economie : déclarations des foires, vide-greniers et salons
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Usagers/ déclarants
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées personnelles et professionnelles,
CNI
Vie personnelle (situation familiale, nationalité)
Eléments d’ordre économique et financier (Siret, K-Bis, RIB)
Données de localisation (adresse de l’évènement)
Condamnations pénales ou infractions (casier judiciaire pour les
opérateurs funéraires)
Catégories
de
destinataires
Services internes en charge des traitements
Forces de l’ordre
Pompes funèbres
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
conservation prévue
5 ans
94
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
95
Activité n°4 : Qualité, accueil et performance
Finalités
Finalité 1 Organisation de l’accueil (plannings, annuaires, points d’accueil
numérique, standard)
Finalité 2 Suivi des engagements qualité
Finalité 3 Mesure de la performance
Finalité 4 Recueil des demandes des usagers
Bases de licéité
RGPD Oui
6 1(f) qualité du fonctionnement des services
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes Usagers
concernées
Agents
Catégories de données Données d’identification, coordonnées
traitées
Eléments relatifs à la vie personnelle
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Statistiques
Retours qualité
Catégories
de Services en charge des traitements
destinataires
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
5 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
96
Activité n°5 : Elections
Finalités
Finalité 1 Recueil et instruction des candidatures
Finalité 2 Tenue de la liste électorale (établissement et révision)
Finalité 3 Composition des bureaux de vote
Finalité 4 Suivi de la composition des conseils municipaux (dont suivi des
démissions de maires, adjoints et présidents d’EPCI)
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (c) et (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en œuvre de
deux traitements automatisés de données à caractère personnel
dénommés « Application élection » et « Répertoire national des élus »
Catégories de personnes
concernées
Candidats et élus
Agents
Membres des bureaux de vote
Catégories de données
traitées
Données d’identification (Etat-civil, date et lieu de naissance),
coordonnées personnelles et professionnelles (courriel, téléphone et
adresse postale)
Vie professionnelle (profession, fonction, affectation, grade ; n°
immatriculation des fonctionnaires en charge de l’organisation logistique
des journées électorales ; demande du code CSP pour vérifier les
conditions d’éligibilité)
Infractions et condamnations (B 2)
Données sensibles : opinions politiques (nuance)
Données de localisation (bureaux de vote ; commune du mandat exercé ;
ancienne affectation et commune de désignation pour les délégués)
97
Catégories
de
destinataires
Service interne, Cabinet du Préfet
Mairies
Usagers
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Selon textes cités
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
98
Activité n°6 : Instruction des demandes de subventions
Finalités
Finalité 1 Instruction et suivi des subventions versées aux territoires
Finalité 2 Contacter les porteurs de projets
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories de personnes
concernées
Responsables ou contacts au sein des structures demandeuses
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées postales et téléphoniques
Montant de la subvention
Catégories
de Service en charge des traitements
destinataires
Collectivités territoriales de l’arrondissement
Existence de transferts Non
de données hors UE
Durée de
6 ans
conservation prévue
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
99
Activité n° 7 : Politique de la ville / Aménagement du territoire
Finalités
Finalité 1 Conseils citoyens (composition)
Finalité 2 Suivi des conventions conclues –dispositif des adultes relais
Finalité 3 Tenue de répertoires (élus territoires ; chefs de projets contrats de ville ;
référents actions cœur de ville ; contacts pour les maisons de service
public, pour le Schéma départemental d’amélioration de l’accessibilité
des services publics et )
Finalité 4 Tenue de diverses commissions (DETR, copil, codeve,... : fiches
individuelles de synthèse et rédaction de compte-rendu)
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories
de
personnes concernées
Agents
Bailleur
Partenaires (collectivités, entreprises, chambres consulaires)
Catégories de données
traitées
Données d’état civil et coordonnées postales et téléphoniques, mails
Catégories
de
destinataires
Service interne ; les délégués du préfet
Conseil départemental ; DDI
Comité des financeurs (région, ddi, chambres consulaires etc.) et
participants aux réunions
100
Existence de transferts
de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
6 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la
Politique Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
101
Activité n° 8 : Actions de sécurité civile et de gestion de crises
Finalités
Finalité 1 Annuaires opératio
Finalité 2 Dispositifs d’informations et d’alertes
Finalité 3 ERP
Bases de licéité
RGPD Oui
6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à
l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans les régions et
départements
Catégories
de
personnes concernées
Professionnels
Membres des conseils et commissions
Agents des partenaires publics (collectivités territoriales, SDIS etc.)
Catégories de données
traitées
Données d’identification, coordonnées
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Eléments d’ordre économique et financier
Catégories
de
destinataires
Agents du SIDPC
Corps préfectoral
Autres administrations (SDIS, forces de l’ordre, communes etc.)
Personnes concernées
Existence de transferts
de données hors UE
Non
102
Durée de
conservation prévue
6 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la Politique
Générale de Sécurité Numérique du MIOM.
Date de dernière mise à 15/01/2024
jour
******
103
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