Registre des activités de traitement
des données personnelles
Préfecture des Hautes-Pyrénées (65)
Version du : 28/05/2024

DELEGUÉ Á LA PROTECTION DES DONNÉES
Le délégué ministériel à la protection des données
Coordonnées :
M. le délégué ministériel à la protection des données
Ministère de l’intérieur
Place Beauvau, 75800 Paris
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxx.xx
3

POLITIQUE DE LA VILLE
Responsable de traitement :
La déléguée à la politique de la ville Mme. Alice CAMUS de
VALENCE.
Coordonnées :
Préfecture des Hautes-Pyrénées
Place du Général de Gaulle - 65013 Tarbes
alice.camus-de-valence-de-minardiere@hautes-
pyrenees.gouv.fr
xxxxxxxxxxxxxx
4

Déléguée Politique de la ville
Activité n°01 : Politique de la ville et
aménagement du territoire, hébergement et
logement
Finalités
Finalité 1 Dispositif adulte relais
Finalité 2 Recensement des conseils citoyens
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Usagers
Catégories de données traitées
Données d’identification
Numéro de la convention Adulte Relais
Durée de la convention Adulte Relais
Catégories de destinataires
Services internes - délégués du préfet
5

Conseil départemental ; DDI
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
6

DIRECTION DE LA CITOYENNETÉ ET DES
COLLECTIVITÉS LOCALES
Responsable de traitement :
Le directeur M. Denis BELUCHE
Coordonnées :
Préfecture des Hautes-Pyrénées
Place du Général de Gaulle - 65013 Tarbes
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx
xxxxxxxxxxxxxx
7

DCCL / Pôle Accueil Général et Qualité
Activité n°02 : Accueil du public
Finalités
Organisation de l’accueil (plannings, annuaires, points
Finalité 1 d’accueil numérique)
Finalité 2 Prise de rendez-vous en ligne (ANTS ou RDV en Préfecture)
Bases de licéité
RGPD Oui - 6 1(f) qualité du fonctionnement des services
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Usagers
Catégories de données traitées
Données d’identification
Coordonnées postales
Courriel
Numéro de téléphone
Résultats des questionnaires de satisfaction
Catégories de destinataires
Services en charge du traitement
8

Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Aucune donnée n’est conservée localement, tout est stocké
dans les applications nationales (ANTS),
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
9

DCCL / Bureau des Titres
Activité n°03 : Étrangers
Finalités
Finalité 1 Suivi des demandes de titres de séjour
Suivi   des   refus   de   séjour,   mesures   d’éloignement,   décision
Finalité 2 restrictives   de   liberté   (placement   en   CRA,   assignation   à
résidence)
Finalité 3 Suivi des étrangers incarcérés
Finalité 4 Suivi des contentieux
Finalité 5 Suivi des demandes d’asile
Finalité 6 Suivi des naturalisations
Traitement des signalements lutte contre la fraude et trouble
Finalité 7 à l’ordre public
Appui à l’évaluation de la minorité (AEM) information donnée
Finalité 8 au conseil départemental
Police   administrative   (suspension   du   permis   de   conduire,
Finalité 9 commissions médicales, récupération de points etc.)
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile
décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
10

Catégories de personnes concernées
Usagers et membres de sa famille (ou personne l’hébergeant)
Elus ou membres d’association étant intervenu sur le dossier
d’un étranger
Professionnels (avocats)
Catégories de données traitées
Données   d’identification   (dont   n°   AGDREF,   n°   OFPRA,   n°
PRENAT),   coordonnées   personnelles   et   professionnelles,
pièces   justificatives   (photocopie   passeport,   visa,   titre   de
séjour, justificatif de domicile). Date de fin de validité titre de
séjour ou passeport
Photo d’identité ; empreintes digitales
Vie   personnelle   (date   et   lieu   de   naissance,   nationalité,
situation familiale, composition du foyer)
Vie professionnelle (employeur, profession exercée, nom de
l’avocat ;mandat électoral)
Eléments   d’ordre   économique   et   financier   (salaire   perçu,
autres ressources ; avis d’imposition)
Date et nature d’une décision administrative (refus de séjour,
oqtf, assignation à résidence)
Infractions et condamnations (B 2, casier judiciaire étranger,
traitement des antécédents judiciaires, fichier des personnes
recherchées) ;   comportement   de   l’étranger   au   regard   de
l’ordre public ; date de remise en liberté
Données   sensibles :   santé   (antécédents   médicaux   et   si
demandeur présente une situation d’handicap ; suivi donné
par l’OFII)
NIR
Eléments juridictionnels (juridiction, n° de recours, décision de
la juridiction rendue, montant des condamnations et des frais
irrépétibles)
11

Données   de   localisation   (lieu   d’incarcération   de   l’étranger
détenu ; centre de rétention administratif où l’étranger est
placé ; adresse du centre d’accueil pour demandeur d’asile)
Catégories de destinataires
Autres préfectures
Ministère de l’intérieur (Direction générale des étrangers en
France)
Autorité   judiciaire   (procureur   de   la   république ;   juridictions
administratives et judiciaires)
Autres administrations et assimilées (Conseil départemental,
OFPRA, OFII, administration pénitentiaire, Assurance maladie,
consulats de France, départements-aide sociale à l’enfance)
Forces de l’ordre (gendarmerie, police aux frontières, direction
départementale   de   la   sécurité   publique,   renseignements
territoriaux)
Avocats
Personnes concernées
Autres préfectures
Ministère de l’intérieur (Direction générale des étrangers en
France)
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Selon le CESEDA
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
12

DCCL/Bureau des Titres
Activité n°04 : Expertises Ressources Titres
Finalités
Gestion des habilitations des agents préfectoraux et des
Finalité 1 mairies
Finalité 2 Coordonnées des interlocuteurs du CERT
Suivi de l’activité (production de titres et actions réalisées par
Finalité 3 les agents) des CNI/ passeports mairies habilitées
Suivi de l’activité de délivrance titres (CNI détenus, passeports
Finalité 4 temporaires, de missions et de service ) en préfecture
Suivi des suspensions de permis de conduire et décisions
Finalité 5 judiciaires
Finalité 6 Lutte contre la fraude interne et externe
Suivi du contrôle interne (notamment par des contrôles
Finalité 7 aléatoires)
Bases de licéité
Oui - Article 6 1 (e)
RGPD
Titre III LIL Oui
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Agents
13

Usagers (dont ceux suspectés de fraude)
Partenaires publics
Catégories de données traitées
Eléments   d’identification   (dont   initiales   des   agents)
coordonnées professionnelles
Vie professionnelle (matricule, fonction, profil attribué, bureau
d’affectation, formations suivies)
Type de dossiers, motif des refus
Date de la saisine du procureur
Données relatives aux titres (type, numéro)
Données   relatives   aux   infractions   et   condamnations
(antécédents judiciaires)
Catégories de destinataires
Ministère de l’intérieur, CERT
Service   en   charge   des   traitements,   le   référent   fraude
départemental
Parquet, tribunal judiciaire (pour les fraudes)
Services de police et de gendarmerie
Mairies
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Selon la circulaire du 17 mars 1993 et la circulaire AD 94-7 du 5
juillet 1994
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
14

DCCL / Réferente Juridique
Activité n°05 : Contrôle de légalité et affaires
juridiques
Finalités
Finalité 1 Suivi des contentieux (hors étrangers)
Finalité 2 Exercice du contrôle de légalité
Finalité 3 Permettre le suivi des dotations par collectivité
Fichier des interlocuteurs (correspondants du pôle d’appui
Finalité 4 juridique, référent pour le contrôle de légalité)
Suivi des dossiers d’urbanisme (ex : liste des membres de la
Finalité 5 commission de conciliation)
Finalité 6 Délégation de signature
Bases de licéité
RGPD Oui - 6 1(e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Agents
Usagers
Elus locaux
Avocats
15

Professionnels (ex : architectes, géomètres, notaires pour les
demandes d’autorisation d’urbanisme)
Catégories de données traitées
Données d’état civil (ça peut être les initiales de l’agent qui
traite un dossier) et coordonnées (personnes concernées par
les actes soumis au contrôle de légalité)
Données   sur   la   vie   professionnelle   (agents   de   la   fonction
publique territoriale, avocat, dirigeant de société)
Données sur la vie personnelle
Eléments   d’ordre   économique   et   financier   (rémunération,
régime indemnitaire au titre des mandats électoraux, RIB)
Eléments   d’ordre   juridictionnel :   n°   de   recours,   juridiction
concernée, sens et date de la décision du tribunal, montant
des condamnations et des frais irrépétibles
Potentiellement   tout   type   de   données   sensibles   pour   les
contentieux.
N° d’actes dans télérecours
Catégories de destinataires
Service en charge des traitements
Juridictions administratives
Elus
Personnes qualifiées
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Contentieux :
 conservation des dossiers papiers durant leurs délais de
traitement ;
 conservation   de   données   personnelles   et   d’éléments
d’ordre juridictionnel sous forme de tableaux de suivi,
se trouvant sur le réseau interne de la préfecture.
16

Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
17

DCCL/Bureau des Relations avec les Collectivités Territoriales
Activité n°06 : Subventions
Finalités
Suivi des subventions versées aux territoires, aux entreprises
Finalité 1 ou aux associations
Finalité 2 Contacter les porteurs de projets
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Responsables ou contacts au sein des structures demandeuses
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées postales et
téléphoniques
Montant de la subvention
RIB du porteur de projet
Catégories de destinataires
Service en charge des traitements
Direction en charge des finances (pour le versement)
18

Collectivités territoriales du département
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
5 ans à compter de la transmission des actes
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
19

DCCL/Bureau de la Règlementation et des Élections
Activité n°07 : Élections
Finalités
Finalité 1 Tenue de la liste des délégués pour les élections
Rémunération   des   personnels   affectés   aux   travaux   des
Finalité 2 élections
Finalité 3 Recueil et instruction des candidatures
Finalité 4 Tenue de la liste électorale (établissement et révision)
Finalité 5 Mise sous pli des documents de propagande électorale
Finalité 6 Composition des bureaux de vote
Finalité 7 Remboursement des frais de campagne
Suivi de la composition des conseils municipaux   (dont suivi
Finalité 8 des démissions de maires, adjoints et présidents d’EPCI)
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (c) et (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en
œuvre   de   deux   traitements   automatisés   de   données   à
caractère personnel dénommés « Application élection » et «
Répertoire national des élus »
20

Catégories de personnes concernées
Candidats et élus
Agents
Délégués pour les commissions de contrôle des listes
Membres des bureaux de vote
Catégories de données traitées
Données d’identification (Etat-civil, date et lieu de naissance),
coordonnées   personnelles   et   professionnelles   (courriel,
téléphone et adresse postale)
Vie professionnelle (profession, fonction, affectation, grade ;
n°   immatriculation   des   fonctionnaires   en   charge   de
l’organisation logistique des journées électorales ; demande
du code CSP pour vérifier les conditions d’éligibilité)
Infractions et condamnations (B 2)
Données sensibles : opinions politiques (nuance)
Eléments d’ordre économique et financier (RIB ; montant de
l’indemnité)
Données   de   localisation   (bureaux   de   vote ;   commune   du
mandat   exercé ;   ancienne   affectation   et   commune   de
désignation pour les délégués)
NIR
Durée des mandats ; heures travaillées
Catégories de destinataires
Service interne, Cabinet du Préfet
Mairies
Ministère de l’intérieur (DMATES)
Prestataire (pour la mise sous pli de la propagande électorale ;
routeur)
21

Partis politiques
Usagers
Personnes concernées
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Selon textes cités
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
22

DCCL/Bureau de la Règlementation et des Élections
Activité n°08 : Règlementation générale
Finalités
Finalité 1 Législation funéraire
Economie : déclarations des foires, vide-greniers et salons,
Finalité 2 revendeurs d’objets mobiliers
Finalité 3 Associations cultuelles
Finalité 4 Associations
Finalité 5 Tourisme :carte de guide conférencier
Finalité 6 Jeux: casinos
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n° 2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Usagers/ déclarants
Membres des associations/fondations
Professionnels (gérants d’entreprises)
23

Catégories de données traitées
Données   d’identification,   coordonnées   personnelles   et
professionnelles, CNI
Vie personnelle (situation familiale, nationalité)
Vie professionnelle (fonction, poste occupé, types de licences,
diplômes obtenus, attestations, éléments contenus dans les
cv, tout autre document justifiant du parcours professionnel
du   demandeur   pour   obtenir   le   titre   souhaité,   domaine
d’habilitation, date de la décision administrative)
Eléments d’ordre économique et financier (Siret, K-Bis, RIB)
Données de localisation (adresse de l’évènement)
Condamnations pénales ou infractions (casier judiciaire pour
les opérateurs funéraires)
Données   sensibles :   religion,   opinions   politiques,
appartenance syndicale, voire orientation sexuelle (pour les
associations et les fondations)
Catégories de destinataires
Services internes en charge des traitements
Forces de l’ordre
Administrations (mairies, hôpitaux, offices du tourisme), Atout
France, Autorité judiciaire
Maisons de retraite
Représentants des associations et fondations
Citoyens
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
24

SERVICES DU CABINET
Responsable de traitement :
L’adjoint au directeur M. Jean-Christophe CASTAGNOS
Coordonnées :
Préfecture des Hautes-Pyrénées
Place du Général de Gaulle - 65013 Tarbes
xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx
xxxxxxxxxxxxxx
26

Services du Cabinet/ Bureau de la Représentation de l’État et de la Communication Interministérielle
Activité n°09: Représentation de l’État
Finalités
Finalité 1 Gestion des affaires réservées
Finalité 2 Traitement et suivi des interventions
Finalité 3 Distinctions honorifiques
Finalité 4 Relations avec les élus du département
Finalité 5 Protocole, déplacements et cérémonies officielles
Finalité 6 Traitement des hospitalisations d’office
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Elus
Usagers
Responsables d’organismes publics ou privés
Membres de la société civile
27

Agents de l’Etat
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées, justificatifs
Photos
Selon les besoins (dossiers de décorations, relations avec les
élus ou les associations…)
Eléments relatifs à la vie personnelle
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Selon les besoins (dossiers de décorations…) : Infractions et
condamnations
Informations diverses transmises par l’usager
Historique des demandes et des échanges
Certificats médicaux, expertises médicales
Catégories de destinataires
Services en charge du traitement
Autres services / autres organismes (autres administrations,
services de police et de gendarmerie, gouvernement,
Présidence de la république, Grande chancellerie de la légion
d’honneur)
Personnes concernées
ARS et hopitaux locaux
Juge des Libertés
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
5 ans
28

Services du Cabinet/ Bureau de la Représentation de l’État et de la Communication Interministérielle
Activité n°10 : Communication
Finalités
Finalité 1 Gestion du site internet de la Préfecture
Finalité 2 Gestion des comptes du Préfet sur les réseaux sociaux
Finalité 3 Communication de crise
Finalité 4 Relations avec la presse
Finalité 5 Etablissement de statistiques
Bases de licéité
Oui - Article 6 1 (e) (missions d’information générale du public
RGPD et de gestion des crises) et (f) (connaitre le lectorat de ses
publications pour mieux cibler ses actualités)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Particuliers
Professionnels
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées
30

Vie personnelle (dans le cadre des messages reçus par la
préfecture, si la personne qui écrit en fait état)
Vie professionnelle (employeurs) (dans le cadre des relations
avec la presse ou si ça a été communiqué dans le formulaire
de contact)
Photos
Catégories de destinataires
Service communication
Cabinet du Préfet
Autres administrations du département
Ministères (dont cabinets)
Internautes (pour les publications)
Existence de transferts de données hors UE
Oui (Publication sur les réseaux sociaux situés notamment aux
Etats-Unis et en Chine)
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
31

Services du Cabinet/ Service Interministériel de Défense et de Protection Civile
Activité n°11 : Actions de sécurité civile et de
gestion de crises
Finalités
Finalité 1 Annuaires opérationnels
Finalité 2 Dispositifs d’informations et d’alertes
Finalité 3 Formations de sécurité civile
Finalité 4 Indemnisation des membres de jurys de secourisme
Finalité 5 Agrément des associations
Finalité 6 ERP
Finalité 7 Gestion des habilitations
Finalité 8 Planification
Finalité 6
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Professionnels
Membres des jurys, conseils et commissions
32

Usagers (candidats)
Agents des partenaires publics (collectivités territoriales, SDIS)
Agents partenaires privés
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Eléments d’ordre économique et financier
Elements d’ordre sécuritaire et défense
Catégories de destinataires
Agents du SIDPC
Corps préfectoral
Service en charge des règlements
Autres administrations (SDIS, forces de l’ordre, communes
etc.)
Ministère de l’intérieur (DGSCGC)
Personnes concernées
Associations de sécurité civile
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
33

Services du Cabinet/ Bureau de la Sécurité Routière
Services du Cabinet/ Bureau de l’Education Routière
Activité n°12 : Sécurité Routière
Finalités
Finalité 1 Labelisation des Auto-Ecoles
Finalité 2 Enregistrement des centres ETG
Finalité 3 Publication des Auto-Ecoles et des centres ETG
Finalité 4 Accidentologie
Finalité 6
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Gérants d’entreprises
Usagers
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées
Information d’ordre économique et financier
Casier judiciaire
Liste des examinateurs
34

Taux de réussite aux examens
Catégories de destinataires
Service en charge de la sécurité routière
Forces de l’ordre
Agents du Conseil départemental
Autorités judiciaires
Personnels des chambre des métiers et de l’artisanat
Usagers : Publication des listes
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
35

SERVICE DE LA COORDINATION DES
POLITIQUES PUBLIQUES ET DE L’APPUI
TERRITORIAL
Responsable de traitement :
La directrice Mme Céline BURES
Coordonnées :
Préfecture des Hautes-Pyrénées
Place du Général de Gaulle - 65013 Tarbes
xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx
xxxxxxxxxxxxxx
36

SCPPAT/Pôle Coordination administrative
Activité n°13 : Coordination des politiques
publiques
Finalités
Constitution des dossiers préfet / SG pour les réunions
Finalité 1 départementales, régionales, nationales
Suivi de la composition des commissions consultatives créées
par le Préfet, permettre des contacts aisés pour les
Finalité 2 convocations, listes d’émargement, renouvellements (exemple
commission départementale d’aménagement commercial)
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l'organisation et à l'action des services de l'Etat dans
les régions et départements
Catégories de personnes concernées
Membres des commissions
Usagers
Elus
Professionnels
37

Catégories de données traitées
Données d’identification (Etat civil, signature manuscrite, nom
d’une société), coordonnées personnelles et professionnelles
(numéros de téléphone, adresse de courriel)
Vie professionnelle (Postes occupés)
Données sensibles : appartenance syndicale ou étiquette
politique pour les élus.
Catégories de destinataires
Service en charge des traitements
Corps préfectoral
Professionnels d’un secteur d’activité (par exemple pour la
commission départementale d’aménagement commercial)
Agents de DDI
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
38

SCPPAT/Pôle Coordination administrative
Activité n°14 : Politiques Environnementales
Finalités
Suivi des personnes exerçant la fonction de commissaire
Finalité 1 enquêteur (ex : recensement sur la liste d’aptitude et assurer
une communication avec eux)
Finalité 2 Organisation des enquêtes publiques
Suivi de la composition des commissions environnementales
Finalité 3 créées par le préfet (CodERST, CDNPS et CSS de Bénac) et de
l’organisation des réunions afférentes
Enregistrement des déclarations relatives au transport, négoce
Finalité 4 et courtage de déchets
Mise en ligne sur site internet ( AP portant composition des
Finalité 5 commissions, liste mise à jour des stés pouvant assurer le
transport/négoce/courtage de déchets)
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
• Décret n°2004-374 du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des
préfets, à l’organisation et à l'action des services de l’État
dans les régions et départements
• Chapitre III : Commissions administratives à caractère
consultatif (Articles R*133-1 à R*133-15)
• Circulaire du 16/12/98 relative à la mise en œuvre du décret
n° 98-679 du 30 juillet 1998 relatif au transport par route, au
39

négoce et au courtage de déchets
• Sous-section 1 : Commission départementale chargée
d'établir la liste d'aptitude aux fonctions de commissaire
enquêteur (Articles R123-34 à D123-37)
Catégories de personnes concernées
Exploitants d’établissements relevant de la législation liée à
l’environnement
Professionnels   (commissaires   enquêteurs,   représentants
d’associations et de divers organismes)
Usagers (citoyens)
Membres des commissions
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées postales, électroniques
et téléphoniques, justificatifs (CNI)
Vie professionnelle (profession exercée, fonction, date de fin
de fonction, nombre d’enquêtes réalisées et de formations
suivies sur les deux dernières années pour le candidat à la liste
des   commissaires   enquêteurs),   pièces   justificatives
(documents justifiant du parcours professionnel pour obtenir
le titre souhaité - copie des diplômes)
Mandat (date de fin de fonction)
Observations du public
Infractions   et   condamnations   (B2   pour   la   fonction   de
commissaire enquêteur)
Catégories de destinataires
Service   en   charge   des   traitements ;   préfectures   des
départements limitrophes (liste des commissaires enquêteurs)
Membres des commissions
Collectivités territoriales du département
Cours et tribunaux administratifs
40

Autres services de l’État (DDI)
Pétitionnaires
Usagers consultant le site internet (articles dédiés /RAA)
Commissaires enquêteurs
Associations
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Commissions consultatives (CoDERST, CDNPS, CSS de Bénac)
et commissions des commissaires enquêteurs

  :
Les   données   personnelles   sont   conservées   le   temps   de   la
durée d’existence de la commission. Elles sont mises à jour à
chaque   renouvellement   avec   suppression   des   données
relatives aux membres sortants jusqu’à ce que la commission
soit potentiellement supprimée par la loi.
Déclarati

on de transport, négoce et courtage de déchets  :
Les données sont  conservées sans date limite de durée et
mises à jour en fonction des déclarations des exploitants.
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
41

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL COMMUN
DÉPARTEMENTAL
Responsable de traitement :
La directrice Mme Marie-Josèphe VIDAL
Coordonnées :
Préfecture des Hautes-Pyrénées
Place du Général de Gaulle - 65013 Tarbes
xxxxxxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx
xxxxxxxxxxxxxx
42

SGCD/ Mission Qualité Performance Appui au Management
Activité n°15 : Qualité, accueil et performance
Finalités
Organisation de l’accueil (plannings, annuaires, points
Finalité 1 d’accueil numérique, standard)
Finalité 2 Suivi des engagements qualité
Finalité 3 Mesure de la performance
Finalité 4 Recueil des demandes des usagers
Bases de licéité
RGPD Oui -6 1(f) Qualité du fonctionnement des services
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes concernées
Usagers
Agents
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées
Eléments relatifs à la vie personnelle
Eléments relatifs à la vie professionnelle
Statistiques
43

Retours qualité
Catégories de destinataires
Services en charge des traitements
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
3 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
44

SGCD/ Bureau des Ressources Humaines
Activité n°16 : Ressources Humaines
Finalités
Processus de recrutement des contractuels, des apprentis, des
Finalité 1 stagiaires et des personnels en service civique
Finalité 2 Gestion administrative des agents
Finalité 3 Gestion de la campagne des entretiens annuels professionnels
Finalité 4 Gestion des avancements et des mobilités
Entretiens   menés   par   le   conseiller   mobilité   carrière   et
Finalité 5 réalisation des bilans de compétences
Finalité 6 Suivi des absences
Gestion   de   la   paye   (traitements,   primes,   astreintes,   GIPA,
Finalité 7 remboursement domicile travail etc. )
Mise   en   œuvre   de   la   formation   des   agents   (besoins   en
Finalité 8 formation et formations suivies, suivi du compte personnel de
formation, préparation concours, etc.)
Finalité 9 Organisation des élections professionnelles
Gestion   du   temps   de   travail   (temps   partiel,   interventions,
Finalité 10 heures supplémentaires etc.) et organisation du travail
Gestion relative aux demandes des comptes épargne temps
Finalité 11 des agents
Finalité 12 Gestion du dispositif de télétravail
Pilotage de la masse salariale, suivi des effectifs et réalisation
Finalité 13 de statistiques
Finalité 14 Mise en œuvre du dialogue social
Finalité 15 Gestion des procédures disciplinaires
Finalité 16 Gestion du contentieux
Finalité 17 Gestion des agents partant à la retraite
45

Gestion   et   diffusion   des   plannings   de   présence,
Finalité 18 d’organigrammes
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (c)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale
à laquelle la préfecture est soumise, notamment :
• Décret   n°   86-83   du   17   janvier   1986   modifié
(droits/obligations/gestion des contractuels)
• Décret n°2007-1470 du 15 octobre 2007 (formation)
• Décret n° 2009-1065 du 28 août 2009 (CET)
• Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif
aux   conditions   et   modalités   de   mise   en   œuvre   du
télétravail dans la fonction publique et la magistrature
• Décret   n°   2020-1427   du   20   novembre   2020   (comités
sociaux d'administration)
• Décret n° 2017-928 du 6 mai 2017 (compte personnel
de formation)
Pour les autres finalités, la base juridique est l’article 6 (1) f du
RGPD   :   le   traitement   est   nécessaire   aux   fins   des   intérêts
légitimes   poursuivis   par   la   préfecture   (gérer   les   moyens
humains nécessaires à la réalisation de ses missions)
Catégories de personnes concernées
Candidats à un poste de contractuel
Agents titulaires et contractuels
Volontaires en service civique
Membres   de   la   famille   d’un   agent   ou   autre   personne   à
contacter
46

Stagiaires et apprentis
Prestataires de service (formation)
Catégories de données traitées
Données   d’identification,   coordonnées   personnelles   et
professionnelles, photos
Vie personnelle et justificatifs (situation familiale)
Vie   professionnelle   (éléments   contenus   dans   le   CV,   poste
occupé, position administrative, formations suivies et besoins
exprimés,   appréciation   de   l’agent   et   souhait   éventuel   de
mobilité, dates des différents congés, des absences, dates de
départ, jours de télétravail, nom du prestataire de service etc.)
Eléments   d’ordre   économique   et   financier   (RIB,   avis
d’imposition,   bulletins   de   paie,   rémunération   versée   dont
montant   des   primes,   heures   supplémentaires,   imputations
budgétaires etc.)
Présence   et   discipline   :   aperçu   des   présences,   motifs   des
absences, mesures disciplinaires
Eléments contenus dans le dossier de contentieux
Données   sensibles :   appartenance   syndicale,   santé,   religion
(selon le droit du travail)
NIR (selon le droit social)
Catégories de destinataires
Services en charge des traitements
Représentants du personnel
Agents du Ministère (DRH) et RBOP Occitanie
Agents de la direction régionale des finances publiques
Personnes concernées
Hiérarchie de l’agent
Prestataires de service
47

Directions départementales interministérielles
DINUM (annuaire Maia)
La Caisse des dépôts et consignations (comptes formation)
Réseau CMC et PFRH
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Archivées dans des conditions définies en conformité avec les
dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations
d'archivage des informations du secteur public.
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
48

SGCD/ Bureau des Ressources Humaines
Activité n°17 : Gestion de l’action sociale
Finalités
Finalité 1 Organisation de l’évènement annuel « arbre de noël »
Finalité 2 Versement de prestations sociales et diverses aides
Finalité 3 Gestion des actions d’initiative locale
Finalité 4 Gestion et suivi de la dotation handicap
Finalité 5 Gestion des offres et des aides aux loisirs
Finalité 6 Traitement des demandes de places en crèche
Finalité 7 Restauration collective
Finalité 8 Commission des secours
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (f)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes
poursuivis par la préfecture en référence à l’article L731-1 et
suivants du Code général de la fonction publique relatif à
l’action sociale.
Catégories de personnes concernées
Agents
49

Membres de la famille de l’agent
Prestataires externes
Catégories de données traitées
Coordonnées personnelles et professionnelles
Vie   personnelle   (situation   familiale,   composition   du   foyer,
date de naissance des enfants, livret de famille)
Vie professionnelle (statut, catégorie, ministère
d’appartenance, grade, corps, dénomination sociale du
fournisseur)
Informations   d’ordre   économique   et   financier   (ressources
financières, RIB, avis d’imposition, attestation de versement
d’allocations   familiales,   décision   de   versement   par   la
préfecture avec montant, indice majoré)
Données   sensibles   selon   les   dossiers :   santé   (handicap)   et
justificatifs (décisions MDPH, secours)
Catégories de destinataires
Service d’action sociale
Le service en charge des finances pour le paiement
DRFIP
Prestataires de services participant à la réalisation des actions
sociales (loisirs, restauration,...)
Membres de la commission secours
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Archivées dans des conditions définies en conformité avec les
dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations
d'archivage des informations du secteur public.
50

SGCD/ Bureau des Ressources Humaines
Activité n°18 : Santé et médecine de
prévention
Finalités
Gestion   des   accidents   de   travail/trajet   et   maladies
Finalité 1 professionnelles
Finalité 2 Gestion des visites médicales
Finalité 3 Instructions sur les aménagements de poste
Suivi   de   la   santé   au   travail   –   risques   psychosociaux
Finalité 4 (préparation des dossiers pour la cellule de veille)
Suivi des agents en congé longue maladie, en congé longue
Finalité 5 durée, en temps partiel thérapeutique etc.
Finalité 6 Suivi des vaccinations
Suivi   du   recensement   des   agents   reconnus   travailleurs
Finalité 7 handicapés
Finalité 8 Remboursement des frais médicaux
Bases de licéité
Oui - Article 6 1 (c) - Le traitement est nécessaire au respect
RGPD d’une obligation légale à laquelle la préfecture est soumise.
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié
(droits/obligations/gestion des contractuels)
52

Catégories de personnes concernées
Agents
Equipes médicales
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées
Vie personnelle
Vie   professionnelle   (grade,   carrière,   date   d’entrée   dans
l’administration etc.).
Données   de   localisation   (secteur   géographique   de
compétence du médecin)
Informations   d’ordre   économique   et   financier (taux   de
rémunération, RIB)
Données sensibles : santé (état de santé, rqth, récapitulatif
des arrêts de travail, date accident, date arrêt, rechute, date
rapport, date arrêté, date reprise, date de consolidation, avis
du   médecin   de   prévention   ou   du   conseil   médical,   soins
dispensés, informations sur les vaccinations précédentes) et
justificatifs (certificats médicaux etc.)
NIR
Catégories de destinataires
Services en charge du traitement
Médecins de prévention
Membres du conseil médical
Médecins experts agréés
Membres du comité social d’administration
Assistantes sociales
Psychologue du travail
53

Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Données du dossier individuel conservées selon les durées
prévues à l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la
composition du dossier individuel des agents publics géré sur
support électronique.
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
54

SGCD/ Service Budget et Finances
Activité n°19 : Finances
Finalités
Finalité 1 Délivrance des cartes achats et gestion de la dépense
Finalité 2 Gestion des habilitations CHORUS
Finalité 3 Remboursement des frais de déplacements
Finalité 4 Suivi des contrats et marchés
Finalité 5 Tableau de suivi des recettes
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (b) et (f) du règlement européen 2016/679
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes concernées
Agents (dont membres du corps préfectoral)
Professionnels (Sous-traitants)
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées professionnelles et
personnelles (date et lieu de naissance, adresse domicile, n°
Sécurité Sociale, RIB)
Vie professionnelle (nom de l’entreprise, administration
d’affectation/direction/fonction,matricule)
55

Eléments d’ordre économique et financier (pour la carte
achat : n° de carte, plafond annuel autorisé, plafond par
opération, solde annuel et mensuel, RIB).
Catégories de destinataires
Service interne
Banque
Prestataire
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
56

SGCD/ Service Immobilier Logistique
Activité n°20 : Immobilier, logistique
Finalités
Gestion des contrôles d’accès aux bâtiments (stationnement
Finalité 1 au parking compris)
Finalité 2 Tenue de la liste des guide-files et serre-files
Tenue du registre des visiteurs et des entreprises réalisant une
Finalité 3 prestation dans le bâtiment
Finalité 4 Suivi des contrats et marchés
Finalité 5 Recensement et suivi des travaux – maintenance des appareils
Finalité 6 Gestion des copieurs
Finalité 7 Gestion du parc véhicule (voitures, vélos)
Finalité 8 Gestion courrier – RAA – Logiciel MAARCH
Bases de licéité
RGPD Oui - Article 6 1 (b) et (f) du règlement européen 2016/679
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
Fondements juridiques
Catégories de personnes concernées
Agents (dont membres du corps préfectoral)
Visiteurs
57

Professionnels (Sous-traitants et ses salariés intervenant sur le
bâtiment)
Catégories de données traitées
Données d’identification, coordonnées professionnelles
Vie   professionnelle   (nom   de   l’entreprise ;   administration
d’affectation/direction/fonction ; matricule)
Eléments   d’ordre   économique   et   financier   (pour   la   carte
achat :   n°   de   carte,   plafond   annuel   autorisé,   plafond   par
opération, solde annuel et mensuel ; RIB ; K-Bis ; attestations
fiscales des entreprises).
Données   du   véhicule   de   l’agent   (immatriculation,   type   de
véhicule)
Service interne
Banque
Syndicats
Comité social d’administration
Médecin de prévention
Prestataires
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de conservation prévue
Pas de limite définie
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
58

SGCD/ Service Interministériel Départemental des Systèmes d’Information et de Communication
Activité n°21 : Systèmes d’informations et de
communication
Finalités
Finalité 1 Gestion des annuaires téléphoniques et numériques
Gestion de la messagerie électronique professionnelle et des
Finalité 2 listes de diffusion
Finalité 3 Gestion de la téléphonie (fixe et mobile)
Finalité 4 Gestion des comptes Orion
Recensement des habilitations informatiques des applications
Finalité 5 installées en préfecture et en sous-préfecture
Inventaire des matériels informatiques et télécoms mis à la
Finalité 6 disposition des agents
Finalité 7 Gestion des demandes support utilisateur
Générer des statistiques et des rapport liés à l’utilisation du
Finalité 8 téléphone par les usagers de la préfecture
Finalité 9 Gérer les contacts techniques du SIDSIC (sous-traitance)
Finalité 10 Gestion des outils de campagne SMS + Appel
Finalité 11 Gestion du WIFI invité
Finalité 12 Délivrance des titres ANTS – Carte administrateur Mairie
Bases de licéité
Oui - Article 6 (1) f du RGPD - Fourniture des moyens
RGPD numériques nécessaires à l’activité des agents de la préfecture
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL
(renseignement, Non
sûreté de l’Etat)
59

Fondements juridiques
Catégories de personnes concernées
Agents (dont membres du corps préfectoral)
Visiteurs
Professionnels (Sous-traitants, autres administrations)
Catégories de données traitées
Données d’identification,  coordonnées professionnelles (mail,
n° de téléphone, adresse postale)
Données sur les matériels (numéro de série, N° carte sim, code
puk, Imei etc.)
Journal des communications entrantes et sortantes ; données
de connexion (date et heure de connexion, journaux windows)
Données sur les incidents remontés au SIDSIC (objet, date de
survenance, n° ticket, résolution du problème)
Données sur les habilitations : droits d’accès aux serveurs
Données   d’identification   des   partenaires   institutionnels   à
contacter en cas d’urgence (campagne SMS +Appel) : Nom,
prénom, fonction, téléphone
Données   d’identification   des   personnes   invités   sur   le   WIFI
(nom prenom n° de mobile)
Certificats numériques
Numéro de carte ANTS
Service en charge du traitement
Hiérarchie
DDI (mutualisation des moyens informatiques au SGCD)
MIOM
60

Sous-traitants
Existence de transferts de données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
• Destruction des comptes utilisateurs 1 an après le
départ de l’agent.
• Destruction des boites courriels immédiatement après
le départ de l’agent.
• Destruction immédiate des informations ANTS
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière
28/05/2024
mise à jour
61

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