Registre des activités de traitement
de données à caractère personnel
du Conseil national des activités privées
de sécurité (CNAPS)
Responsable de traitement :
Le directeur du Conseil national des activités privées de sécurité
Coordonnées :
M. le Préfet David CLAVIÈRE, directeur du CNAPS
2-4-6, boulevard Poissonnière, 75009 PARIS
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxx.xx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxx.xx
Délégué à la protection des données :
Le délégué ministériel à la protection des données
Coordonnées :
M. le Délégué ministériel à la protection des données
Ministère de l’intérieur et des outre-mer
Place Beauvau, 75800 PARIS
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxx.xx
Table des matières
Activité n° 1 : Système d’information relatif à l’instruction des demandes de titres .... 3
Activité n° 2 : Téléservices de dépôt des demandes de titres et de consultation de
leur validité .......................................................................................................................................... 5
Activité n° 3 : Système d’information relatif à la déclaration des sessions de
formation et d’examen .................................................................................................................... 7
Activité n° 4 : Système d’information relatif à l’activité de contrôle et à l’activité
disciplinaire .......................................................................................................................................... 9
Activité n° 5 : Gestion de l’activité disciplinaire et des recours administratifs
préalables obligatoires dirigés contre les décisions de sanction du directeur du
CNAPS ................................................................................................................................................. 13
Activité n° 6 : Gestion des recours contentieux et gracieux ............................................... 15
Activité n° 7 : Système d’information relatif à la gestion des ressources humaines et à
la paie (VIRTUALIA) ......................................................................................................................... 17
Activité n° 8 : Gestion des frais de mission (via le progiciel des établissements publics
– GFD) .................................................................................................................................................. 20
Activité n° 9 : Gestion financière (via le progiciel des établissements publics – PEP).. 22
Activité n° 1 : Système d’information relatif à l’instruction
des demandes de titres
Finalités
Finalité 1 Administrer, au plan national, l’ensemble des autorisations et
agréments délivrés aux personnes physiques et morales en vue
de l’exercice d’activités de sécurité privée ou de formation à ces
activités, ou en vue de diriger des personnes morales exerçant
des activités de sécurité privée ou de formation à ces activités
Finalité 2 S’assurer de la validité des autorisations et agréments délivrés
Finalité 3 Assurer un suivi statistique de l’activité de police administrative
du CNAPS
Base de licéité
RGPD Art. 6.1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’État)
Fondements
juridiques
Délibération n° 2014-443 de la CNIL du 13 novembre 2014
autorisant le Conseil National des Activités Privées de Sécurité
(CNAPS) à mettre en œuvre un traitement automatisé de
données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion et
le suivi des demandes de titres (DRACAR NG)
Catégories de
personnes
concernées
Usagers personnes physiques
Usagers personnes morales
Catégories de
données traitées
Données d’état civil pour les personnes physiques (titre de
civilité, noms, prénoms, date et lieu de naissance)
Données d’identification administrative pour les personnes
morales (dénomination sociale, forme juridique, numéro SIREN
ou SIRET, code APE (NAF))
Pour les personnes physiques et morales : coordonnées
(numéro de téléphone, adresse postale, adresse électronique)
Pour les personnes physiques et morales : numéro du dossier
de demande de titre, numéro du titre délivré
Catégories de
destinataires
Agents des services centraux du CNAPS et agents des services
du CNAPS chargés de l’instruction des demandes de titres dans
les délégations territoriales
Agents habilités de la direction des libertés publiques et des
affaires juridiques du ministère de l’intérieur et des préfectures
(pour vérifier la validité des autorisations et agréments)
Existence de
transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Cartes professionnelles (agents) et agréments (dirigeants) :
5 ans et 6 mois
Autorisations préalables à l’entrée en formation : 1 an
Autorisations d’exercice pour les personnes morales et les
exploitants individuels : jusqu’à cessation des activités
Dossiers sans suite ou rejetés : 2 ans
Décisions de retrait de titre : 3 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière 30 juillet 2024
mise à jour
Activité n° 2 : Téléservices de dépôt des demandes de
titres et de consultation de leur validité
Finalités
Finalité 1 Déposer des demandes de titres (cartes professionnelles et
autorisations préalables à l’entrée en formation) : espace
« Demande en ligne ».
Finalité 2 Suivre l’état d’avancement de l’instruction d’une demande de
titre : espace « Suivi de dossier ».
Finalité 3 Vérifier la validité des titres délivrés aux personnes physiques :
espaces « Titres individuels » et « Espace entreprise ».
Vérifier la validité des titres délivrés aux personnes morales :
espace « Autorisations des entreprises ».
Bases de licéité
RGPD Art. 6.1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’État)
Fondements
juridiques
Délibération n° 2014-444 de la CNIL du 13 novembre 2014
portant avis sur le projet de délibération du Collège du Conseil
National des Activités Privées de Sécurité (CNAPS) permettant
la mise en œuvre du traitement TELESERVICES CNAPS ;
Délibération n° 2014-11-20-003-D du 20 novembre 2014 du
Collège du CNAPS relative à la mise en œuvre du traitement
TELESERVICES CNAPS ;
Délibération n° 2018-04-11-006-D du 11 avril 2018 du Collège
du CNAPS relative à la modification du traitement
TELESERVICES CNAPS permettant, pour les usagers, la saisine
par voie électronique ;
Art R. 612-12, R. 612-19, R. 622-10 et R. 622-17 du code de la
sécurité intérieure.
Catégories de
personnes
concernées
Usagers personnes physiques
Usagers personnes morales
Catégories de
données traitées
Données d’état civil pour les personnes physiques (titre de
civilité, noms, prénoms, date et lieu de naissance),
coordonnées, numéro unique de bénéficiaire (NUB).
Pour les personnes morales, dénomination sociale et numéro
SIREN ou SIRET.
Catégories de
destinataires
Agents du CNAPS dans le cadre de l’instruction des demandes
de titres
Usagers personnes physiques, sollicitant la délivrance d’un titre
Personnes devant vérifier la validité des titres délivrés :
entreprises de sécurité privée, employant des salariés,
personnes susceptibles de contracter avec ces entreprises…
Existence de
transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Cartes professionnelles : 5 ans et 6 mois
Autorisations préalables à l’entrée en formation : 12 mois
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière 30 juillet 2024
mise à jour
Activité n° 3 : Système d’information relatif à la
déclaration des sessions de formation et d’examen
Finalités
Recenser les sessions de formation et d’examen des
organismes de formation aux fins de permettre le contrôle du
respect de la réglementation
Bases de licéité
RGPD Art. 6.1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’État)
Fondements
juridiques
Déclaration auprès de la CNIL n° 2129060-v-0 du 8 décembre
2017
Article R. 625-10 du code de la sécurité intérieure
Catégories de
personnes
concernées
Usagers personnes physiques
Usagers personnes morales
Catégories de
données traitées
Données
d’identification
administrative
relatives
aux
organismes de formation déclarants
Catégories de
destinataires
Agents habilités du CNAPS
Existence de
transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
3 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière 30 juillet 2024
mise à jour
Activité n° 4 : Système d’information relatif à l’activité de
contrôle et à l’activité disciplinaire
Finalités
Finalité 1 Le traitement permet de saisir les données recueillies dans le
cadre de l’activité de contrôle telle que définie par le code de la
sécurité intérieure et les processus métiers internes. La
procédure de contrôle est ainsi organisée avec :
-
la programmation du contrôle ;
-
la réalisation du contrôle après information du parquet
compétent ;
-
la clôture du dossier ;
-
la notification d’un courrier à la personne morale
concernée en cas d’absence de manquements constatés ;
-
la notification d’un courrier à la personne physique ou
morale, concernée ouvrant la procédure contradictoire, en
cas de manquements à la règlementation relevés.
Finalité 2 La procédure disciplinaire implique :
-
l’orientation disciplinaire du dossier décidée par le
directeur du CNAPS au regard des constats effectués par les
agents contrôleurs (décision disciplinaire prise à son niveau
ou saisine de la commission de discipline) ;
-
la décision disciplinaire (sanction ou non-lieu) prise par le
directeur ou, le cas échéant, par la commission de
discipline, après examen du dossier ;
-
l’examen des recours administratifs préalables obligatoires
(RAPO) visant les décisions de sanction prises par le
directeur – les dossiers sont présentés en seconde instance
devant la commission de discipline, qui rend une nouvelle
décision disciplinaire ;
-
la notification des décisions de sanction prises par le
directeur ou par la commission de discipline.
Bases de licéité
RGPD Art. 6.1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’État)
Fondements
juridiques
Déclaration n° 2059195-V-0 à la CNIL du 26 avril 2017 relative
au traitement de suivi des actions locales de contrôle et
disciplinaires et d’extraction de données statistiques au niveau
central
Délibération du conseil d’administration du CNAPS n° 2024-07-
04-003-D du 4 juillet 2024 portant création d’un traitement
automatisé de données à caractère personnel relatif à l’activité
de contrôle et à l’activité disciplinaire du CNAPS dénommé
CiNAPS
Articles L. 634-1 et suivants et R. 634-1 et suivants du code de
la sécurité intérieure
Catégories de
personnes
concernées
Usagers personnes physiques
Usagers personnes morales
Catégories de
données traitées
I. - S'agissant des personnes physiques et morales exerçant des
activités privées de sécurité ou de formation à ces activités :
1° Éléments d’identification propres aux personnes physiques :
titre de civilité, noms, prénoms, date et lieu de naissance,
fonctions, coordonnées (adresse postale, adresse électronique,
numéro de téléphone) ;
2° Éléments d’identification propres aux entreprises :
dénomination sociale, forme juridique, numéro SIREN ou SIRET,
date d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés
ou au registre national des entreprises, code APE (NAF) ou
activité principale déclarée, coordonnées du siège social ou de
l’établissement
concerné
(adresse
postale,
adresse
électronique, numéro de téléphone) ;
3° Éléments d’identification propres aux acteurs de la sécurité
privée : numéro et date de délivrance par le CNAPS de
l’agrément ou de l’autorisation d’exercer une activité de
sécurité privée ou de formation à ces activités, catégorie et
numéro des armes éventuellement détenues, transportées ou
portées, numéro unique attaché au dossier de contrôle et au
dossier disciplinaire ;
4° Informations de nature fiscale, sociale, économique ou
financière relatives à la situation des personnes physiques et
morales concernées au regard de leurs obligations déclaratives
vis-à-vis des administrations publiques ;
5° Informations de nature contractuelle ou commerciale
relatives aux clients et sous-traitants des personnes physiques
et morales concernées ainsi qu’aux prestations de services
réalisées ;
6°
Informations
relatives
aux
manquements
à
la
réglementation constatés et aux sanctions prononcées ;
7° Informations relatives aux signalements adressés aux
procureurs de la République sur le fondement de l’article 40 du
code de procédure pénale ;
II. - S’agissant des lieux où s’exerce l’activité des personnes
ayant recours aux services des personnes mentionnées au I
ainsi que des personnes physiques identifiées comme étant
l’occupant ou le représentant de l’occupant des lieux visités en
application de l’article L. 634-1 du code de la sécurité intérieure
:
1° Éléments d’identification propres aux personnes physiques :
titre de civilité, noms, prénoms, fonctions, coordonnées ;
2° Éléments d’identification propres aux sites visités :
dénomination, coordonnées ;
Catégories de
destinataires
Agents du CNAPS individuellement désignés et spécialement
habilités par le directeur de l’établissement
Existence de
transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
7 ans à compter de la date à laquelle le directeur du CNAPS a
décidé de clore la procédure de contrôle pour les contrôles
n’ayant pas donné lieu à la constatation de manquements à la
réglementation
10 ans à compter de la date à laquelle le directeur du CNAPS a
décidé de ne pas prononcer de sanction, de prononcer une
sanction ou de saisir la commission de discipline pour les
contrôles ayant donné lieu à la constatation de manquements
à la réglementation
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière 30 juillet 2024
mise à jour
Activité n° 5 : Gestion de l’activité disciplinaire et des
recours administratifs préalables obligatoires dirigés
contre les décisions de sanction du directeur du CNAPS
Finalités
Finalité 1 Suites données aux dossiers de contrôle : non-lieux à sanction,
rappels à la réglementation, sanctions relevant de la
compétence du directeur du CNAPS ou de la commission de
discipline en fonction de la gravité des faits et des seuils définis
par la loi et le règlement
Finalité 2 Traitement des recours administratifs préalables obligatoires
formés à l’encontre des décisions de sanctions prises par le
directeur au titre de sa compétence disciplinaire
Finalité 3 Établissement de statistiques permettant le pilotage et le suivi
de l’activité disciplinaire
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6.1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’État)
Fondements
juridiques
Délibération de la CNIL n° 2014-445 du 13 novembre 2014
autorisant le Conseil National des Activités Privées de Sécurité
(CNAPS) à mettre en œuvre un traitement automatisé de
données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de
l’activité contentieuse
Articles L. 634-1 à L. 634-15 et R. 634-1 à R. 634-19 du code de
la sécurité intérieure
Catégories de
personnes
concernées
Personnes mises en cause, requérants (personnes physiques et
morales) ayant la qualité d’employeur, de dirigeant, gérant ou
associé, d’exploitant individuel ou de salarié
Avocats et mandataires
Membres de la commission de discipline (magistrats,
représentants de l’État et personnes issues des activités privées
de sécurité désignées par arrêté du ministre de l’intérieur et des
outre-mer)
Catégories de
données traitées
Données d’état civil des requérants et leurs coordonnées
Données sur la vie professionnelle et l’activité commerciale /
économique des mis en cause, requérants et avocats /
mandataires
Données issues des contrôles diligentés par l’établissement,
liées aux constats établis par ses agents dans le cadre de leurs
missions et pièces recueillies en application de l’article L. 634-3
du code de la sécurité intérieure, et R. 631-13 et R. 631-14 de
ce même code
Données d’état civil des membres de la commission de
discipline et leurs coordonnées, nécessaires notamment à
l’établissement et l’envoi des convocations
Catégories de
destinataires
Service en charge du traitement
Autres services du CNAPS (service central du contrôle,
délégations territoriales, cabinet)
Existence de
transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
3 ans après l’extinction des voies et délais de recours, s’agissant
des recours administratifs préalables obligatoires
10 ans pour les dossiers de contrôle avec manquements et 7
ans pour ceux sans manquement
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière 30 juillet 2024
mise à jour
Activité n° 6 : Gestion des recours contentieux et gracieux
Finalités
Finalité 1 Suivi des recours contentieux de tous types (de
l’enregistrement du dossier jusqu’à l’exécution d’une
éventuelle injonction)
Finalité 2 Suivi des recours gracieux
Finalité 3 Établissement de statistiques
Bases de licéité
RGPD Oui
Article 6.1 (e)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’État)
Fondements
juridiques
Délibération de la CNIL n° 2014-445 du 13 novembre 2014
autorisant le Conseil National des Activités Privées de Sécurité
(CNAPS) à mettre en œuvre un traitement automatisé de
données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de
l’activité contentieuse
Catégories de
personnes
concernées
Requérants
Avocats
Agents (si contentieux RH)
Catégories de
données traitées
Données d’état civil des requérants et leurs coordonnées
Données sur la vie professionnelle des requérants, avocats,
agents, sociétés employeurs
Éléments d’ordre juridictionnel : numéro de recours, juridiction
concernée, sens et date de la décision de la juridiction, montant
des condamnations et des frais irrépétibles
Catégories de
destinataires
Service en charge du traitement
Autres services du CNAPS (service des finances, de l’immobilier
et de la commande publique, délégations territoriales, cabinet)
Existence de
transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
2 ans après l’extinction des voies et délais de recours
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière 30 juillet 2024
mise à jour
Activité n° 7 : Système d’information relatif à la gestion
des ressources humaines et à la paie (VIRTUALIA)
Finalités
Finalité 1 Gestion des dossiers administratifs (RH) des agents
Finalité 2 Gestion du temps de travail des agents du CNAPS et gestion
dématérialisée des demandes de congés, mise à disposition de
documents présentant un intérêt opérationnel (plannings de
présence des agents, annuaires internes)
Finalité 3 Réalisation des opérations de paye
Finalité 4 Mise à disposition de documents relatifs au dialogue social
(composition des instances, compte-rendu CSA)
Bases de licéité
RGPD Article 6.1 (c)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement,
sûreté de l’État)
Fondements
juridiques
Déclaration auprès de la CNIL n° 2019082 du 21 septembre
2016 modifiée le 07/12/2017.
Catégories de
personnes
concernées
Agents du CNAPS
Personne(s) à prévenir en cas d’urgence
Conjoint et enfant(s) de l’agent
Catégories de
données traitées
Agents du CNAPS :
- NIR, noms, prénoms, coordonnées personnelles,
coordonnées bancaires, affectation, coordonnées
professionnelles, planning de présence, état des congés ;
- Données liées au contrat de travail permettant la
rémunération des agents.
Personnes à contacter en cas d’urgence : noms, prénoms et
numéro de téléphone
Conjoint : noms, prénoms et affectation
Enfant(s) : noms, prénoms et date de naissance
Catégories de
destinataires
Service RH
Agents du CNAPS
Supérieurs hiérarchiques pour le temps de travail
Existence de
transferts de
données hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
Conforme aux durées de conservation prévues en annexe de
l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du
dossier individuel des agents publics géré sur support
électronique
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à
la politique de sécurité des systèmes d’information du MIOM.
Date de dernière 30 juillet 2024
mise à jour
Activité n° 8 : Gestion des frais de mission (via le progiciel
des établissements publics – GFD)
Finalités
Gestion des frais de mission
Finalité 1 Gestion de la base de Tiers (agents, véhicules)
Finalité 2 Gestion des ordres de mission
Finalité 3 Gestion des demandes et du remboursement des frais
de déplacement
Bases de licéité
RGPD Article 6.1 (c)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements
juridiques
Catégories de
personnes concernées
Agents du CNAPS
Prestataires
Catégories de
données traitées
Données personnelles des agents du CNAPS (données
d’identification, coordonnées et RIB)
Prestataires (RIB, adresses numériques et postales)
Certificats d’immatriculation
Catégories de
destinataires
Service des finances, de l’immobilier et de la commande
publique - CNAPS
Agents du CNAPS
Existence de
transferts de données
hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
5 ans à compter du versement du frais de mission
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre
conformément à la politique de sécurité des systèmes
d’information du MIOM.
Date de dernière mise à 30 juillet 2024
jour
Activité n° 9 : Gestion financière (via le progiciel des
établissements publics – PEP)
Finalités
Finalité 1 Gestion de la base de Tiers (Fournisseurs / Clients)
Finalité 2 Gestion du suivi des recettes
Finalité 3 Gestion des contrats et marchés publics
Finalité 4 Gestion des contentieux
Bases de licéité
RGPD Article 6.1 (c)
Titre III LIL Non
(police-justice)
Titre IV LIL Non
(renseignement, sûreté
de l’État)
Fondements
juridiques
Catégories
de
personnes concernées
Personnes morales et personnes physiques
Requérants (recours contentieux)
Agents du CNAPS
Catégories
de
données traitées
Données d’identification et coordonnées
professionnelles
Éléments d’ordre économique et financier (données
bancaires, adresses numériques et postales, données
d’entreprises).
Catégories
de
destinataires
Service en charge du traitement (service des finances,
de l’immobilier et de la commande publique)
Agents du CNAPS
Existence de
transferts de données
hors UE
Non
Durée de
conservation prévue
10 ans
Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre
conformément à la politique de sécurité des systèmes
d’information du MIOM.
Date de dernière mise à
jour 30 juillet 2024
