D lib 11 juin 2020 Remboursement des frais des lus.pdf

N° 18
EXTRAIT DU REGISTRE
DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL
Objet mis en délibération : remboursement des frais des élus
CONSEIL MUNICIPAL DU 11 JUIN 2020
Le jeudi 11 juin 2020 à 18h00, les membres du Conseil Municipal de la ville de Boulogne-Billancourt
se sont réunis dans la Salle du Conseil de l'Hôtel de Ville de Boulogne Billancourt, sous la présidence
de M. Pierre-Christophe BAGUET, Maire, pour la séance à laquelle ils ont été convoqués par le Maire
individuellement et par écrit le 5 juin 2020.
ETAIENT PRESENTS : 53
Monsieur   Pierre-Christophe   BAGUET,   Madame   Christine   LAVARDE-BOEDA,   Monsieur
Gauthier  MOUGIN,   Mme   Marie-Laure   GODIN,   Madame   Jeanne   DEFRANOUX,   Monsieur
Alain   MATHIOUDAKIS,   Madame   Béatrice   BELLIARD,   Monsieur   Thomas   CLEMENT,
Madame   Elisabeth   DE   MAISTRE,   Monsieur   Michel   AMAR,   Madame   Emmanuelle
BONNEHON,   Monsieur   Bertrand-Pierre   GALEY,   Madame   Emmanuelle   CORNET-
RICQUEBOURG, Monsieur Philippe TELLINI, Madame Sandy VETILLART, Monsieur Pierre
DENIZIOT,   Madame   Isaure   DE   BEAUVAL,   Monsieur   Jean-Claude   MARQUEZ,   Madame
Armelle   JULIARD-GENDARME,   Monsieur   Emmanuel   BAVIERE,   Madame   Dorine
BOURNETON, Monsieur Claude ROCHER, Madame Agathe RINAUDO, Monsieur Vittorio
BACCHETTA, Madame Cathy VEILLET, Monsieur Nicolas MARGUERAT, Madame Joumana
SELFANI,   Monsieur   Olivier   CARAGE,   Madame   Laurence   DICKO,   Monsieur   Sébastien
POIDATZ,   Madame   Marie-Josée   ROUZIC-RIBES,   Monsieur   Sidi   DAHMANI,   Madame
Stéphanie   MOLTON,   Monsieur   Maurice   GILLE,   Madame   Blandine   DE   JOUSSINEAU,
Monsieur   Bertrand   AUCLAIR,   Madame   Constance   PELAPRAT,   Monsieur   Philippe
MARAVAL,   Madame   Charlotte   LUKSENBERG,   Monsieur   Yann-Maël   LARHER,   Madame
Marie-Laure FOUASSIER, Monsieur Guillaume BAZIN, Madame Marie THOMAS, Monsieur
André DE BUSSY, Monsieur Antoine DE JERPHANION, Madame Caroline PAJOT, Monsieur
Hilaire MULTON , Madame Clémence MAZEAUD, Monsieur Evangelos VATZIAS, Madame
Judith SHAN, Monsieur Bertrand RUTILY, Madame Pauline RAPILLY-FERNIOT, Monsieur
Rémi LESCOEUR.
EXCUSES REPRESENTE(S) : 2
Monsieur Pascal LOUAP qui a donné pouvoir à Mme Emmanuelle CORNET-RICQUEBOURG,
Madame Baï-Audrey ACHIDI qui a donné pouvoir à M. Evangelos VATZIAS.
Mme Agathe RINAUDO a été désigné(e) en qualité de secrétaire de séance.

N° 18
Mme Marie-Laure GODIN, Maire-adjoint, rapporteur.
« Mes chers collègues,
Dans le cadre du renouvellement du Conseil municipal, il convient de délibérer sur le point suivant  : le
remboursement des frais de ses membres.
Les titulaires de mandats municipaux peuvent bénéficier du remboursement de certaines dépenses
engagées, sous condition de la production de justificatifs. Les cas de remboursements de frais sont
strictement limités par le code général des collectivités territoriales (CGCT).
Dans ce cadre, il vous est proposé de délibérer en matière de remboursements :
1. Des frais de déplacement (transport et séjour) des membres du Conseil municipal pour se
rendre à des réunions hors du territoire de la commune

Les membres du Conseil municipal peuvent prétendre à la prise en charge des frais de transport,
d’hébergement et de restauration qu'ils engagent à l'occasion de leurs déplacements pour prendre part à
des réunions dans des instances ou des organismes où ils représentent la Commune es-qualités, lorsque
la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci.
Conformément à l’article R. 2123-22-2 du C.G.C.T., la prise en charge de ces frais est assurée dans les
conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des
personnels civils de l’Etat. En l’espèce, il s’agit du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, de l’arrêté
ministériel du 3 juillet 2006 modifié dernièrement par l’arrêté ministériel du 26 février 2019 qui
prévoient un remboursement forfaitaire pour les frais de repas et d’hébergement dans la limite des
dépenses réellement engagées par l’élu.
Pour chacun de ses déplacements et pour obtenir le règlement des frais engagés, l'élu devra fournir un
état accompagné des factures qu'il a acquittées, ainsi que son itinéraire et les dates de départ et de
retour.
Préalablement, il devra être muni d'un ordre de mission signé par le maire ou son représentant.
Les   élus   en   situation   de   handicap   pourront   également   bénéficier   de   remboursements   des   frais
spécifiques  de   déplacement,   d'accompagnement   et   d'aide   technique   qu'ils   auront   engagés  pour   se
rendre à des réunions ayant lieu sur et hors du territoire de la Ville, dans la limite, par mois, du
montant de la fraction des indemnités de fonction représentatives des frais d'emploi telle que définie à
l'article 81 (1°) du code général des impôts.
2. Des frais de garde d’enfants ou d’assistance en raison de la participation des élus aux séances
du conseil municipal et à certaines réunions
Les membres du conseil municipal bénéficient sur présentation d’un état de frais d'un remboursement
par la commune des frais de garde d'enfants ou d'assistance aux personnes âgées, handicapées ou ayant
besoin d'une aide personnelle à leur domicile qu'ils ont engagés en raison de leur participation aux
réunions mentionnées à l'article L. 2123-1 du CGCT. Ce remboursement ne peut excéder, par heure, le
montant horaire du salaire minimum de croissance.
3. Des   frais   nécessités   par   l'exécution   de   mandats   spéciaux   dénommés   également   frais   de
mission
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Si le législateur n'a pas donné de définition précise du mandat spécial, selon la jurisprudence du
Conseil d’État, le mandat spécial comprend  « toutes les missions accomplies avec l'autorisation du
Conseil municipal dans l'intérêt des affaires communales, à l'exclusion seulement de celles qui lui
incombent en vertu d'une obligation résultant d'une disposition législative ou réglementaire expresse »
(arrêt du 24 mars 1950, sieur Maurice).
Les missions exercées dans le cadre du mandat spécial doivent revêtir un caractère exceptionnel, c'est-
à-dire différer des missions habituelles ou courantes de l'élu et être temporaires.
Ainsi, les missions à l'étranger et dans les territoires d'Outre-mer menées par les élus municipaux
relèvent   de   ces   dispositions.   Il   est   également   traditionnellement   admis   que   l'organisation   d'une
manifestation   de   grande   ampleur   (salons,   festivals,   expositions...),   le   lancement   d'une   opération
nouvelle (chantier important), un surcroît de travail momentané et exceptionnel pour la collectivité
(catastrophe   naturelle,   épidémie...),   peuvent   être   de   nature   à   justifier   l'établissement   d'un   mandat
spécial.
Ces missions doivent faire l'objet d'un mandat spécial octroyé par délibération du Conseil municipal.
Le mandat spécial doit être accordé par ledit Conseil :
- à des élus nommément désignés,
- pour une mission déterminée de façon précise et circonscrite dans le temps,
- accomplie dans l'intérêt communal,
- et préalablement à la mission.
Dès lors que ces conditions sont réunies, l'intéressé a droit au remboursement des frais de séjour, de
transport et d'aide à la personne exposés dans le cadre de sa mission selon les modalités suivantes :
Conformément à l’article R. 2123-22-1 du C.G.C.T., la prise en charge de ces frais est assurée dans les
conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des
personnels civils de l’Etat. En l’espèce, il s’agit du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, de l’arrêté
ministériel   du   3   juillet   2006,   et   de   l’arrêté   ministériel   du   26   février   2019   qui   prévoient   un
remboursement forfaitaire pour les frais de repas et d’hébergement, et un remboursement au réel sur
justificatif pour les frais de transport.
Néanmoins, l’article 7 du décret du 3 juillet 2006 précité prévoit des dérogations et précise que  «
lorsque   l’intérêt   du   service   l’exige   et   pour   tenir   compte   de   situations   particulières,   un   arrêté
ministériel ou une délibération du Conseil d’administration de l’établissement peut fixer, pour une
durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés ministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne
pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée ».
Si l’organe délibérant l’autorise, les frais de séjour peuvent faire l'objet d'un remboursement aux frais
réels à la condition expresse que les sommes engagées ne sortent pas du cadre de la mission assignée à
l'élu et ne présentent pas un montant manifestement excessif.
Conformément à des décisions rendues par des juridictions administratives, il appartient à l’assemblée
délibérante de fixer les conditions et les limites du remboursement des dépenses liées à l’exercice d’un
mandat spécial, avec notamment le plafonnement du remboursement aux frais réels.
Compte tenu de l’absence de caractère récurrent des dépenses engagées par l’élu dans le cadre d’un
mandat spécial, il vous est proposé de permettre ces dérogations chaque fois que vous le jugerez
opportun au regard des circonstances particulières justifiant l’octroi d’un tel mandat et dans les limites
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fixées ci-dessous.
Lorsqu'un élu est appelé à se déplacer, au titre d'un mandat spécial, en métropole ou en outre-mer, ses
frais de séjour (hébergement et restauration) peuvent être pris en charge sur la base des frais réellement
engagés dans la limite de 180 euros par jour pour  l'hébergement (nuitée et petit-déjeuner)  dans les
villes de plus de 200 000 habitants et de 120 euros par jour dans les autres villes, et de 35 euros par
repas. Pour les déplacements à l'étranger dans le cadre d'un mandat spécial, ils peuvent également faire
l'objet d'un remboursement aux frais réels sur la base des dépenses réellement engagées, dans la limite
de 300 euros par jour.
Le temps passé à bord des bateaux ou avions n’ouvre droit à aucune indemnité de repas sauf si le prix
du billet ne comprend pas la prestation.
. les dépenses de transport sont remboursées au réel sur présentation d'un état de frais et des pièces
justificatives étant précisé que sera choisi le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque
l'intérêt du service l'exige, le plus adapté à la nature du déplacement. Ces dépenses pourront toutefois
faire l'objet d'un remboursement forfaitaire dans les conditions et selon les modalités prévues par le
décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.

. les frais d'aide à la personne (comprenant les frais de garde d'enfants ou d'assistance aux personnes
âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d'une aide personnelle à leur domicile) sont remboursés
sur présentation d'un état de frais, le remboursement ne pouvant excéder, par heure, le montant horaire
du salaire minimum de croissance.
Le remboursement de  frais est subordonné dans tous les cas à la production des justificatifs des
dépenses réellement exposées par l’élu.
4. Indemnisation des frais de représentation du maire
Concernant les indemnités pour frais de représentation du maire, qui sont prévues par l'article L. 2123-
19 du CGCT, elles sont destinées à couvrir les dépenses engagées par ce dernier à l'occasion de
l'exercice de ses fonctions et dans l'intérêt des affaires de la commune. Il vous est proposé de fixer une
indemnité annuelle forfaitaire d’un montant maximal de 12 000 euros. Le montant de ces indemnités
ne peut excéder la somme des dépenses auxquelles les frais correspondent. Le versement d'allocations
supplémentaires en raison de circonstances exceptionnelles reste possible.
5. Dotation en biens et services
Il est enfin précisé que les biens et services mis à disposition des élus par la Ville doivent être utilisés
dans   le   cadre   de   leur   mandat   ou  de   leurs  fonctions,   conformément   aux   règlements  et/ou   chartes
adoptés. Il en est ainsi des véhicules conduits par des agents municipaux qui transporteraient, pour le
compte de la Ville, le maire ou les élus missionnés par ce dernier, mais également des outils issus des
nouvelles technologies de l'information et de la communication le cas échéant mis à disposition du
maire, de ses adjoints et des conseillers municipaux délégués et réservés à un usage résultant de cette
qualité. L'utilisation de ces outils à titre privé est tolérée mais doit être raisonnable.
Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous prie de bien vouloir en délibérer. »
LE CONSEIL,
Vu le code général des collectivités territoriales (CGCT) notamment ses articles L. 2123-18 à L.
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2123-19 et R. 2123-22-1 à R. 2123-22-3,
Vu la loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale et à la
proximité de l'action publique notamment son article 91,
Vu le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des
frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat et l'arrêté
interministériel du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 de
ce décret,
Vu l'avis de la Commission des Affaires Générales et Sociales du 8 juin 2020,
Vu l'avis de la Commission des Finances du 8 juin 2020,
Sur l'exposé qui précède.
DÉLIBÈRE
Article  1 : Le  Conseil  municipal approuve  les dispositions relatives aux remboursements de  frais
suivants :
1- Frais de déplacement (transport et séjour) des membres du conseil municipal pour se rendre à des
réunions hors du territoire de la commune
Les membres du conseil municipal peuvent prétendre à la prise en charge des frais de transport et de
séjour  dans des  instances ou  organismes  qu'ils  engagent  à   l'occasion  de   leurs déplacements  pour
prendre part à des réunions dans des instances ou des organismes où ils représentent la Commune es-
qualités, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci.
La prise en charge de ces frais est assurée dans les conditions et les modalités de règlement des frais
occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat tels que définis par les
textes du 3 juillet 2006 susvisé.
Pour chacun de ses déplacements et pour obtenir le règlement des frais engagés, l'élu devra fournir un
état accompagné des factures qu'il a acquittées, ainsi que son itinéraire et les dates de départ et de
retour.
Préalablement, il devra être muni d'un ordre de mission signé par le maire ou son représentant.
Les   élus   en   situation   de   handicap   peuvent   également   bénéficier   de   remboursement   des   frais
spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique qu’ils auront engagés pour se
rendre à des réunions ayant lieu sur et hors du territoire de la Ville, dans la limite, par mois, du
montant de la fraction des indemnités de fonctions représentatives des frais d’emploi telle que défini à
l’article 81 (1°) du code général des impôts.
2- Des frais de garde d’enfants ou d’assistance en raison de la participation des élus aux séances du
conseil municipal et à certaines réunions
Les membres du conseil municipal bénéficient sur présentation d’un état de frais d'un remboursement
par la commune des frais de garde d'enfants ou d'assistance aux personnes âgées, handicapées ou ayant
besoin d'une aide personnelle à leur domicile qu'ils ont engagés en raison de leur participation aux
réunions mentionnées à l'article L. 2123-1 du CGCT. Ce remboursement ne peut excéder, par heure, le
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montant horaire du salaire minimum de croissance.
3- Frais nécessités par l’exécution d'un mandat spécial ou frais de mission
La notion de mandat  spécial  s’applique uniquement aux missions accomplies dans l’intérêt  de la
collectivité, par un membre du Conseil municipal et avec l’autorisation de celui-ci.
Le   mandat   spécial   qui   exclut   les   activités   courantes   de   l’élu   doit   correspondre   à   une   opération
déterminée, de façon précise, quant à son objet (organisation d’une manifestation de grande ampleur,
salon,   festival,   exposition,   jumelage,   lancement   d’une   opération   nouvelle,   un   surcroît   de   travail
momentané   et   exceptionnel,   etc.)   et   limitée   dans   sa   durée.   Le   mandat   spécial   entraîne   des
déplacements inhabituels et indispensables.
Celui-ci doit être accordé par ledit Conseil :
- à des élus nommément désignés,
- pour une mission déterminée de façon précise et circonscrite dans le temps,
- accomplie dans l'intérêt communal,
- et préalablement à la mission.
Dès lors que ces conditions sont réunies, l'intéressé a droit au remboursement des frais de séjour, de
transport et d'aide à la personne exposés dans le cadre de sa mission selon les modalités suivantes :
Les frais de séjour (hébergement et restauration) peuvent être pris en charge sur la base des dépenses
réellement engagées, pour les déplacements en métropole ou en outre-mer dans la limite de 180 euros
par jour pour l'hébergement (nuitée et petit-déjeuner) dans les villes de plus de 200 000 habitants et de
120 € par jour dans les autres villes et de 35 euros par repas, et pour les déplacements à l'étranger dans
la limite de 300 euros par jour.
Ces taux sont susceptibles d'être réduits pour les mêmes motifs et dans les mêmes proportions que
ceux mentionnés à l'arrêté ministériel du 3 juillet 2006 précité.
Le temps passé à bord des bateaux ou avions n’ouvre droit à aucune indemnité de repas sauf si le prix
du billet ne comprend pas la prestation.
Le remboursement de ces frais est subordonné à la production des justificatifs des dépenses réellement
exposées par l’élu.
Les dépenses de transport sont remboursées au réel sur présentation d’un état de frais et des pièces
justificatives étant précisé que sera choisi le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque
l'intérêt du service l'exige, le plus adapté à la nature du déplacement ou forfaitairement dans les
conditions prévues par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.
Les frais d’aide à la personne sont remboursés sur présentation d’un état de frais (le remboursement ne
pouvant   excéder,   par   heure,   le   montant   du   salaire   minimum   interprofessionnel   de   croissance   ou
SMIC).
4- Les indemnités pour frais de représentation du maire s'élèvent à un montant maximum de 12 000
euros par an. Le montant de ces indemnités ne peut excéder la somme des dépenses auxquelles les
frais correspondent.
5- S’agissant de la dotation en biens et services des membres du conseil, la possibilité est ouverte de
mettre à disposition des véhicules et outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la
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communication du maire, des adjoints, conseillers municipaux délégués et/ou missionnés, pour un
usage résultant de leur qualité, dans le respect des règlements et/ou chartes adoptés par la Ville.
Article 2 : Les dépenses afférentes seront imputées sur les crédits inscrits aux différents chapitres du
budget des années considérées.
Adopté à la majorité
Pour : 47
Abstention : 4 (Monsieur Evangelos VATZIAS, Madame Baï-Audrey ACHIDI, Madame Pauline
RAPILLY-FERNIOT, Monsieur Rémi LESCOEUR)
Contre : 4 (Monsieur Antoine DE JERPHANION, Madame Caroline PAJOT, Monsieur Hilaire
MULTON , Madame Clémence MAZEAUD)
Et ont les membres présents, signé au registre après lecture.
Pour copie conforme,
le Maire,
Transmis en préfecture le 19 juin 2020
N° 092-219200128-20200611-133335-DE-1-1
Pierre-Christophe Baguet
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