Copie pour impression
Réception au contrôle de légalité le 18/02/2021 à 11h02
Réference de l'AR : 010-211003744-20210211-D03_11_02_21-DE
CONVENTION RELATIVE AU DEPOT DES ARCHIVES MUNICIPALES DE TROYES ET DES
ARCHIVES DE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION TROYES CHAMPAGNE
METROPOLE AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES DE L’AUBE
ENTRE
Le Département de l’Aube, représenté par son Président Monsieur Philippe
Pichery,
La Ville de Troyes représentée par son Maire, Monsieur François Baroin,
Et la Communauté d’agglomération Troyes Champagne Métropole,
représentée par son Président, Monsieur François Baroin.
Vu les articles L. 212-6-1, 212-10 à 14 et R. 212-4-1, R. 212-12 du Code du patrimoine,
Vu les articles L. 2391-2, L. 1421-1 et L. 1421-2 du Code général des collectivités
territoriales,
Vu la délibération de l’assemblée départementale en date du …
Vu la délibération du conseil communautaire en date du ……
Vu la délibération du conseil municipal de la commune de Troyes en date du ……
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention fixe les conditions de dépôt des archives définitives –
au sens de l’article R. 212-12 du Code du Patrimoine – de la Ville de Troyes et de
Troyes Champagne Métropole au Département de l’Aube (Archives
départementales, direction des Archives et du Patrimoine – 131, rue Etienne Pédron –
10000 TROYES) ;
Article 2 : Propriété des archives déposées
La Ville de Troyes et la Communauté d’agglomération de Troyes Champagne
Métropole conservent la propriété de leurs archives, conformément à l’article L. 212-
6 du Code du Patrimoine.
Les archives prises en charge par le Département de l’Aube (Archives
départementales, direction des Archives et du Patrimoine) constituent un dépôt de
nature révocable.
Article 3 : Date du dépôt et gestion des archives déposées
Le dépôt des fonds d’archives se fera selon le calendrier prévisionnel annexé
à la présente convention
.
1
La collecte, le classement, la conservation, la communication et la
valorisation des archives déposées seront assurées par les Archives départementales
(direction des Archives et du Patrimoine), conformément à l’article R. 212-4-1 du
Code du Patrimoine et aux règles internes d’organisation du service.
Article 4 : Détail des archives déposées
Les fonds déposés par la Ville de Troyes ont fait l’objet d’un récolement
réglementaire, transmis au Département de l’Aube (direction des Archives et du
Patrimoine).
Les éliminations réglementaires ont été effectuées.
À la date effective du dépôt, ces fonds sont constitués de XXX mètres linéaires
(ml) d’archives.
Les fonds déposés par Troyes Champagne Métropole n’ont pu faire l’objet
d’un récolement réglementaire du fait de l’état physique des documents conservés.
Les éliminations réglementaires ont été partiellement effectuées.
À la date effective du dépôt, ces fonds sont constitués de XXX mètres linéaires
(ml) d’archives.
Article 5 : Migration des données relatives aux fonds déposés vers le progiciel Thot
Les données relatives aux fonds déposés seront transférées vers le progiciel
Thot v3.
L’opération sera encadrée par la direction des systèmes d’information et du
numérique (DSIN) du Conseil départemental de l’Aube, en lien avec la société
SICEM (développeur du progiciel Thot) et la direction des systèmes d’information de
la Ville de Troyes et de Troyes Champagne Métropole.
Le coût de la migration sera à la charge de la Ville de Troyes et de Troyes
Champagne Métropole.
Article 6 : Participation financière de la Ville de Troyes et de Troyes Champagne
Métropole
La Ville de Troyes et Troyes Champagne Métropole participeront financièrement :
- Aux dépenses de fonctionnement liées à l’entretien et au chauffage du
bâtiment des Archives départementales ;
- Aux dépenses d’investissement liées aux opérations de classement
externalisées, de numérisation, de conservation (achat de mobilier et de
boîtes de conservation) et de restauration.
Cette participation sera proportionnelle au métrage linéaire occupé par les
archives en dépôt.
2
Elle sera révisée annuellement, dans le cadre de la réunion de suivi de la
convention prévue à l’article 9.
Article 7 : Avenants
La présente convention pourra faire l’objet si nécessaire, de compléments ou de
précisions par voie d’avenant.
Article 8 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée de dix ans, renouvelable une
fois par tacite reconduction, à compter de sa signature.
Article 9 : Contrôle de la convention
Une réunion associant le Département de l’Aube, la Ville de Troyes et Troyes
Champagne Métropole sera organisée chaque année, à la date anniversaire de
signature de la convention, pour échanger sur les travaux menés et les perspectives
de l’année suivante.
À cette occasion, un bilan des travaux réalisés en matière de classement, de
conditionnement, de restauration, de numérisation et de mise en ligne et des
communications faites sur les fonds déposés sera remis à la Ville de Troyes et à Troyes
Champagne Métropole.
À cet effet, les collectivités désigneront chacune un Référent qui sera l’interlocuteur
unique des Archives départementales (direction des Archives et du Patrimoine) pour
toute question relative à la bonne exécution de la convention.
Article 10 : Résiliation
La Ville de Troyes et/ou Troyes Champagne Métropole pourront résilier la
présente convention et solliciter la restitution des fonds si la collectivité et / ou
l’établissement public bénéficient de locaux réglementaires permettant la
conservation pérenne des fonds précités, leur communication et leur valorisation.
En cas de résiliation par la Ville de Troyes et/ou de Troyes Champagne
Métropole pour les motifs susvisés, le transfert des archives s’effectuera à la charge
de la Ville et/ou de Troyes Champagne Métropole.
La résiliation sera effectuée par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de
réception et entrainera de facto la suspension de la participation financière. Les
archives devront être transférées dans les deux mois suivant la date de réception de
la résiliation.
Article 11 : Litiges
En cas de litiges, les parties s’engagent à trouver une solution amiable. À défaut, le
litige pouvant résulter de l’application de la présente convention sera tranché par le
Tribunal administratif de Châlons-en-Champagne.
3
Fait à Troyes en trois exemplaires, Le -------------------------------
Pour le Département de l’Aube
Le Président
Pour la Ville de Troyes
Le Maire
Pour Troyes Champagne métropole
Le Président
4