Le 12 octobre 2021
KB/PF/RH/08
NOTE DE SERVICE
RELATIVE A LA GESTION DES ABSENCES
La présente note a pour objet de préciser les modes de gestion des
congés annuels et des autorisations spéciales d’absence au sein de la
Communauté de Communes des Quatre Vallées.
I-
LES CONGES ANNUELS
En application de l’article 57 de la loi de 1984 et du décret n°82-1250
relatif aux congés annuels du fonctionnaire, chaque agent dispose de 25
jours de congés annuels (durée égale à cinq fois ses obligations
hebdomadaires de service).
En fonction de l’organisation du travail et des nécessités de service, les
agents pourront bénéficier de deux jours supplémentaires de
fractionnement, si les conditions suivantes sont remplies :
-
1 jour de congé supplémentaire si le nombre de jours de congés
pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est de cinq,
six ou sept jours
-
2 jours de congé supplémentaire si ce nombre est au moins égal à
huit jours
Les fonctionnaires qui n'exercent pas leurs fonctions pendant la
totalité de la période de référence ont droit à un congé annuel dont la durée
est calculée au prorata de la durée des services accomplis.
Afin de permettre l’organisation des services et d’offrir aux agents une
visibilité à moyen terme concernant les congés pendant les vacances
scolaires, il est demandé à chacun de respecter le calendrier suivant :
Période de vacances scolaires
Dépôt des demandes d’absence
auprès des chefs de service
Hiver
15 novembre Année N-1
Printemps
15 février Année N
Eté
15 avril Année N
Toussaint
15 septembre Année N
Noël
10 novembre Année N
De plus, un récapitulatif de congé prévisionnel annuel sera demandé
au plus tard le 31 janvier de l’année N.
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Pour les demandes d’absence hors période de vacances scolaires,
-
Durée supérieure à 2 jours, les demandes devront être déposées
auprès des chefs de service 15 jours minimum avant leur date
d’effet,
-
Durée inférieure ou égale à 2 jours, les demandes devront être
déposées auprès des chefs de service 3 jours minimum avant leur
date d’effet,
En principe, les congés doivent être utilisés au cours de l’année civile
et être épuisés au 31 décembre. Toutefois, le report des congés jusqu’au
vacances d’hiver de l’année N+1 est possible sur autorisation exceptionnelle
de l’autorité territoriale,
uniquement pour les agents ne pouvant pas
ouvrir de compte épargne temps (agents ayant accompli moins d’un an de
service à la CC4V ou agent stagiaire).
Par ailleurs, l’autorisation de placer un agent en congé annuel doit être
préalable au départ de l’agent. En effet, si l’agent s’absente sans attendre la
décision administrative, il s’expose à une radiation pour abandon de poste
après une mise en demeure de reprendre ses fonctions.
II-
LES AUTORISATIONS SPECIALES D’ABSENCE
L’autorisation spéciale d’absence, définie à l’article 59 de la loi du 26
janvier 1984 peut-être assimilée à une interruption totale ou partielle de
service dont bénéficient aussi bien les fonctionnaires que les non titulaires.
L’agent reste en position d’activité dès lors que son autorisation d’absence
est autorisée et justifiée.
Ces jours d’absence n’entraînent pas de réduction de la rémunération.
Ils sont assimilés à des jours de travail effectif pour la détermination des
droits à congés annuels.
Ces autorisations spéciales d’absence sont déterminées par
délibération du conseil communautaire, après avis du Comité Technique.
Toutes autres absences (rendez-vous médicaux, …) ne seront pas
considérées comme des heures de travail et feront l’objet d’une demande de
congés.
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III- HEURES SUPPLEMENTAIRES
Sont considérées comme heures supplémentaires les heures
effectuées
à la demande de l’autorité territoriale dès qu’il y a dépassement
des horaires définies par le cycle de travail.
L’article 3 du décret n° 2002-60 du 14 janvier 2002 dispose que
«
La compensation des heures supplémentaires peut être réalisée, en tout ou
partie, sous la forme d’un repos compensateur. Une même heure
supplémentaire ne peut donner lieu à la fois à un repos compensateur et à une
indemnisation au titre du présent décret ». Le choix de rémunérer les travaux
supplémentaires ou de faire récupérer le temps passé à les accomplir relève
du pouvoir discrétionnaire de l’autorité territoriale.
Cette récupération peut être encadrée localement dans une
période déterminée par l’autorité territoriale. Il est convenu que les heures
supplémentaires devront être récupérées dans les 3 mois suivant
l’évènement.
Afin de gérer au mieux les demandes d’absence des agents et prévoir
leur absence, il convient de remplir l’imprimé joint à chaque demande.
Cet imprimé devra être déposé au supérieur hiérarchique pour accord
et transmis à la direction générale pour validation.
Les modifications d’emploi du temps (nécessité de service ou à la
demande de l’agent) sont soumises à l’approbation des responsables de
service.
Le service des Ressources Humaines
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