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Liste des fiches au Registre
Action culturelle des archives départementales
Gestion de la conformité des traitements de données à caractère personnel
[REPRISE] Caméras de vidéosurveillance des archives départementales
Site Agrilocal 14
Fond de secours Travailleurs non salariés
Gestion des demandes d'aides financières pour les associations sportives affiliées à une fédération
Château des enfants
Gestion des réservations de la salle de lecture des archives départementales
Gestion des demandes d'exercices de droits RGPD
Système d'information géographique avec consultation de la Matrice cadastrale
Gestion des accès utilisateurs au système d'information géographique sans accès cadastre
Collecte des archives privées
Description des archives
Gestion des contacts des archives départementales
Gestion des News Letters "Infothèque"
Gestion de recherches documentaires "Infothèque"
Gestion de prêts d' ouvrages "Infothèque"
Gestion du réseau des référents RGPD de la collectivité
Gestion de l'opération " Coup de pouce pour l'achat d'un vélo à assistance électrique"
Gestion des violations de données à caractère personnel dans le cadre du RGPD
Gestion des numéros de téléphone personnels des agents de la direction des finances
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Action culturelle des archives départementales
Détail des finalités du traitement
Informer des actions culturelles réalisées par les archives départementales
(conférences, expositions, etc.)
Gérer les inscriptions à certaines actions culturelles (visites et ateliers lors
de journées européennes du patrimoine, cours de , paléographie, etc.) et
pouvoir contacter les personnes inscrites en cas de besoin (modifications,
annulations, etc.)
Service chargé de la mise en oeuvre
Archives départementales
Service auprès duquel s'exerce le droit
Archives départementales
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
1 an /
gestionnaire
validité
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
liste de diffusion : email
inscription cours de
paléographie : email
inscription journées du
patrimoine : email +
téléphone
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Après revue par la direction Métier, le RSSi et le DPO, le traitement a été évalué
conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de la collectivité.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Charte informatique interne
Mise à jour
Date 07/03/2023
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion de la conformité des traitements de données à caractère personnel
Détail des finalités du traitement
Gestion du registre des traitements
Elaboration et workflow de validations de traitements
Gestion des analyses d'impact
Gestion des demandes des agents sur la gestion de la conformité
Suivi des actions des utilisateurs (traces) avec horodatage
Statistiques anonymes et agrégées
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
AgentsRéférents RGPD, directeurs, administrateurs de Provacy, DPO,
de conservation et destinataires
représentant de l'organisme
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service gestionnaire,
Durée
Nom et prénom
Autres services, sur
spécifique /
habilitation, Sous-
Durée de vie
traitants, Autorité
des
publique
traitements
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Adresse mail,
service et direction
Habilitations
Idem
Idem
Rôle : Valideur,
référent,
représentant légal,
DPO,
administrateur
Traçabilité informatique
Idem
Idem
Actions sur les
traitements avec
Horodatage
Base légale
Nécessaire à l'accomplissement d'une obligation légale (Art 6c), Nécessaire aux
fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Données dans l'UE
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées dont une charte d'usage du SI.
Mise à jour
Date 08/07/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
[REPRISE] Caméras de vidéosurveillance des archives départementales
Détail des finalités du traitement
Gérer les caméras installées pour raisons de sécurité (dégradation et vol de
documents, sécurité en cas d'expositions temporaires avec objets de valeur )
Service chargé de la mise en oeuvre
Archives départementales
Service auprès duquel s'exerce le droit
Archives départementales
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Enregistrements
Service gestionnaire,
2
6 caméras
Agent d'accueil et
semaines
vidéos : 1
agents de permanence
/ 10 jours
caméra dans le
en salle de lecture et la
hall d'accueil et
directrice des archives
5 dans la salle
départementales en cas
de lectuer.
de vision des vidéos
2 moniteurs sur
archivées.
PC : un à
l'accueil au rez
de chaussée et
un autre sur la
banque de
salle de lecture
à l'étage
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Après revue par la direction Métier, le RSSi et le DPO, le traitement a été évalué
conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de la collectivité.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Groupe ne souhaite pas communiquer sur ces éléments.
Mise à jour
Date 07/03/2023
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Site Agrilocal 14
Détail des finalités du traitement
Site permettant a tout acheteur public de contacter sans intermédiaire des
"fournisseurs" locaux (agriculteurs, artisans…)
de répondre aux consultations.
Cette plateforme donne les moyens à la restauration collective de
s’approvisionner facilement auprès de l’offre locale tout en respectant le code
des Marchés Publics.
Service chargé de la mise en oeuvre
Pôle agriculture et bocage
Service auprès duquel s'exerce le droit
Le délégue à la Protection des Données
d'accès
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
BP 20520 14035 Caen Cedex 1 France
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagersVendeurs
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Autres services, sur
Immédiatement à partir
habilitation, Tous les
de la fin de la
utilisateurs
souscription à une liste
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Eléments du dossier
Idem
Idem
Produits
proposés
Bénéficiaires ou usagersAcheteurs
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Autres services, sur
Immédiatement à partir de
habilitation, Tous les
la fin de la souscription à
utilisateurs
une liste
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Base légale
Consentement (Art 6a)
Transferts hors UE
Données dans l'UE
Descriptif général des mesures de
Site en https
sécurité techniques
Descriptif général des mesures de
Sensibilisation des agents à la protection des données
sécurité organisationnelles
Mise à jour
Date 04/12/2019
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Fond de secours Travailleurs non salariés
Détail des finalités du traitement
Gestion des demandes relatives au fond de secours destiné aux travailleurs non
salariés qui ne peuvent bénéficier du chômage partiel et dont le Chiffre d'affaire
a baissé de 40% minimum entre avril 2019 et Avril 2020 (Téléservice)
Service chargé de la mise en oeuvre
service developpement local et fonds européens
Service auprès duquel s'exerce le droit
service developpement local et fonds européens
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Autres services, 1 an à partir du début
Nom, Prénom
sur habilitation
de l'enregistrement ou
de l'événement (à
préciser)
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Adresse
Codes de connexion
Idem
Idem
Mots de passe
Idem
Idem
Ressources et situation
Idem
Idem
Attestation sur
économique
l'honneur sur non
imposition
Informations sur
la société
(Extraits K-Bis ou
équivalents)
Base légale
Consentement (Art 6a)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
PSSI de la collectivité
sécurité techniques
Descriptif général des mesures de
Charte d'usage du système d'information
sécurité organisationnelles
Mise à jour
Date 29/05/2020
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des demandes d'aides financières pour les associations sportives
affiliées à une fédération
Détail des finalités du traitement
Gestion des demandes d'aides financières pour les associations sportives
affiliées à une fédération (clubs et des comités sportifs départementaux)
[Téléservice]
Service chargé de la mise en oeuvre
Sports et vie associative
Service auprès duquel s'exerce le droit
Sports et vie associative
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers
de conservation et destinataires
Données
Destinataires Durée
Notes
Identité de base
Autres
1 an à partir du
Nom, rénom, Téléphone
services, sur
début de
et Adresse mail
habilitation
l'enregistrement
ou de
l'événement (à
préciser)
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Ressources et situation
Idem
Idem
Argumentaire
économique
décrivant la
situation et les
impacts de la
crise sur l’activité
de la structure
Compte de
résultat ou Budget
réalisé N-1 (2019
ou 2018/2019)
Budget
prévisionnel initial
N (2020 ou
2019/2020)
Dernier Bilan
comptable et état
de trésorerie
Présentation
d’une balance
comptable
prévisionnelle
2020 ou
2019/2020
détaillant :
Les baisses de
produits / recettes
par rapport au
prévisionnel
Les baisses de
charges
d’exploitation, par
rapport au
prévisionnel, liées
à la baisse
d’activité et tenant
compte des
mesures
d’urgence
applicables
(notamment
chômage partiel)
Dans la mesure
du possible, en
document de
travail, budget
prévisionnel N+1,
avec possibilité
de présenter
plusieurs
scenarios
alternatifs
Coordonnées bancaires
Idem
Idem
RIB
Base légale
Consentement (Art 6a)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
PSSI
sécurité techniques
Descriptif général des mesures de
Charte d'usage du système d'information
sécurité organisationnelles
Mise à jour
Date 29/05/2020
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Château des enfants
Détail des
Gestion des comptes parents et enfants pour jouer en ligne
finalités du
traitement
Gestion des inscriptions au jeu concours
Service chargé de
Direction de la Communication
la mise en oeuvre
Service auprès
Le délégue à la Protection des Données
duquel s'exerce le
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
droit d'accès
BP 20520 14035 Caen Cedex 1 France
Personnes
Bénéficiaires ou usagers, Mineurs
concernées,
Données
Destinataires
Durée
Notes
données, durée
de conservation
Identité de base
Autres services, sur
3 ans à partir du début de
Nom, Prénom, date de naissa
et destinataires
habilitation, Sous-
l'enregistrement ou de l'événement
(non conservée), identifiant, m
traitants
(à préciser)
de passe
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
adresse mail
téléphone (si inscription au je
concours)
Mots de passe
Idem
Idem
Base légale
Consentement (Art 6a)
Transferts hors
Données dans l'UE
UE
Descriptif général
des mesures de
PSSI de la collectivité
sécurité
techniques
Descriptif général
Charte d'usage du système d'information
des mesures de
sécurité
organisationnelles
Mise à jour
Date 26/06/2020
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des réservations de la salle de lecture des archives départementales
Détail des finalités du traitement
Gérer les réservations de place en salle de lecture
Gérer la jauge à 10 personnes
Assurer une traçabilité des éventuels cas contacts dans le cadre de la
crise sanitaire du covid-19
Service chargé de la mise en oeuvre
Archives départementales
Service auprès duquel s'exerce le droit
Archives départementales
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers1301 lecteurs en 2020
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée Notes
Identité de base
Service
1
Nom, prénom
gestionnaire
mois
Numéros d'identification (hors
Idem
Idem
Numéro de carte de lecteur
NIR)
Documents d'identité
Idem
Idem
Uniquement si le demandeur n'a
pas de carte de lecteur
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Uniquement ville de résidence
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
PSSI
sécurité techniques
Descriptif général des mesures de
Charte informatique interne
sécurité organisationnelles
Mise à jour
Date 07/03/2023
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des demandes d'exercices de droits RGPD
Détail des finalités du traitement
Gestion des demandes d'exercices de droits RGPD formulées par les
personnes concernées (droit d'accès, de rectification, d'opposition,
d'information, etc...) afin de garantir le respect de la loi Informatique et
Libertés et du RGPD
Vérification de l'identité de la personne concernée
Suivi des demandes et des réponses faites aux personnes concernées
Suivi des actions des utilisateurs (traces) avec horodatage
Statistiques anonymes et agrégées
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Agents, Tout public, Bénéficiaires ou usagersLes personnes faisant une
de conservation et destinataires
demande d'information sur les traitements mis en œuvre ou exerçant leurs droits
RGPD sur ces traitements
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Autorité publique,
/ 2 ans à partir
Civilité, nom et
Autres services, sur
de la date de
prénom
habilitation, Service
réponse à la
gestionnaire
personne
concernée
Coordonnées personnelles
Idem
/ 2 ans à partir
Adresse postale,
de la date de
numéro de
réponse à la
téléphone et
personne
adresse mail
concernée
personnelle
Documents d'identité
Idem
/ Clôture du
Copie de pièce
dossier (A
d'identité en cours
valider)
de validité
Données à forte sensibilité
Idem
5 ans A partir /
Contenu potentiel
Clôture du
des données
dossier
transmises relatif
à la demande
AgentsRéférents RGPD
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Autres services, sur 5 ans A partir
habilitation, Service
Evènement (à
gestionnaire
préciser) / clôture
du dossier
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Traçabilité informatique
Idem
Idem
Provacy : actions
sur les demandes
avec Horodatage
AgentsGestionnaires de la demande
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service gestionnaire,
5 ans A partir Evènement
Autres services, sur
(à préciser) / Clôture du
habilitation
dossier
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Base légale
Nécessaire à l'accomplissement d'une obligation légale (Art 6c), Nécessaire aux
fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées.
Mise à jour
Date 08/07/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Système d'information géographique avec consultation de la Matrice cadastrale
Détail des finalités du traitement
Consultation de la matrice cadastrale Majic III par les services du
département, communes et EPCI
Gestion des accès utilisateurs au service cartographique
Gestion des traces utilisateurs
Service chargé de la mise en oeuvre
pole SIG
Service auprès duquel s'exerce le droit
pole SIG
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Tout publicPropriétaires fonciers
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service gestionnaire, Autres
Durant
Civilité, Nom,
services, sur habilitation,
Période (à
Prénom
Partenaires , Sous-traitants,
préciser) / 1
Autorité publique
an
Identité détaillée
Idem
Idem
Date de
naissance , lieu
de naissance
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Adresse
postale
Données cadastrales
Idem
Idem
Toutes les
données
MAJIC III
Partenaires, Bénéficiaires ou usagers, AgentsAgents gestionnaires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service gestionnaire,
Durant
Civilité, nom, prénom
Autres services, sur
Période (à
Informations
habilitation, Partenaires préciser) /
supprimées à la
, Sous-traitants,
1 an
demande, après 6
Autorité publique
mois d'inactivité ou
fin de mandat pour
les élus
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Mail, téléphone et
adresse de la
collectivité
Informations
supprimées à la
demande, après 6
mois d'inactivité ou
fin de mandat pour
les élus
Codes de connexion
Idem
Idem
Traçabilité informatique
Idem
6 mois
Date, heure, action
opérée
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Après revue par la direction Métier, le RSSi et le DPO, le traitement a été évalué
conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de la collectivité.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
La collectivité ne souhaite pas communiquer sur ces éléments.
Mise à jour
Date 25/11/2021
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des accès utilisateurs au système d'information géographique sans
accès cadastre
Détail des finalités du traitement
Gestion des accès utilisateurs au service cartographique sans consultation
du cadastre
Alternance (une semaine sur deux) de la gestion des comptes entre les
responsables conjoints
Gestion des traces utilisateurs
Service chargé de la mise en oeuvre
pole SIG
Service auprès duquel s'exerce le droit
pole SIG
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Partenaires, Bénéficiaires ou usagers, AgentsUtilisateurs
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service gestionnaire,
Durant
Civilité, nom, prénom
Autres services, sur
Période (à
Informations
habilitation, Partenaires préciser) /
supprimées à la
, Sous-traitants,
1 an
demande, après 6
Autorité publique
mois d'inactivité ou
fin de mandat pour
les élus
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Mail, téléphone et
adresse de la
collectivité
Informations
supprimées à la
demande, après 6
mois d'inactivité ou
fin de mandat pour
les élus
Codes de connexion
Idem
Idem
Traçabilité informatique
Idem
6 mois
Date, heure, action
opérée
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Après revue par la direction Métier, le RSSi et le DPO, le traitement a été évalué
conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de la collectivité.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
La collectivité ne souhaite pas communiquer sur ces éléments.
Mise à jour
Date 25/11/2021
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Collecte des archives privées
Détail des finalités du traitement
Gérer et documenter l'ensemble des entrées d'archives privées sous forme
de dons ou de dépôts
Service chargé de la mise en oeuvre
Archives départementales
Service auprès duquel s'exerce le droit
Archives départementales
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée Notes
Identité de base
Service
5 ans
Nom/prénom des déposants et
gestionnaire
donateurs d'archives
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Ces données peuvent figurer dans
les fichiers bureautiques (fichiers
de contacts, contrats de don ou de
dépôts) et dans le fichier
Organisations du logiciel MNESYS
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Après revue par la direction Métier, le RSSi et le DPO, le traitement a été évalué
conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de la collectivité.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Charte d'usage du système d'information
Mise à jour
Date 07/03/2023
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Description des archives
Détail des finalités du traitement
Inventorier de manière détaillée et à partir d'informations nominatives certains
fonds d'archives pour la recherche administrative ou historique.
Service chargé de la mise en oeuvre
Archives départementales
Service auprès duquel s'exerce le droit
Archives départementales
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers, Mineurs
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
Durée
gestionnaire
spécifique
Durant
Période (à
préciser) /
validité
Identité détaillée
Idem
Idem
données relatives à
la nationalité pour
les dossiers
d'étrangers
dates de naissance
pour les dossiers
d'aide sociale à
l'enfance, pupilles
de la nation
Données relatives à des
Idem
Idem
pour certains inventaires
condamnations pénales ou
de versements de dossiers
infractions
judiciaires et pénitentiaires
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Situation professionnelle
Idem
Idem
pour les dossiers
individuels des
Ressources humaines
Famille
Idem
Idem
mentions possibles
(mariage, adoption, frères
et soeurs) pour les
dossiers d'aide sociale à
l'enfance
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Après revue par la direction Métier, le RSSi et le DPO, le traitement a été évalué
conforme à la politique de sécurité des systèmes d'information de la collectivité.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Groupe ne souhaite pas communiquer sur ces éléments.
Mise à jour
Date 07/03/2023
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des contacts des archives départementales
Détail des finalités du traitement
Gérer l'ensemble des demandes adressées aux Archives départementales
du Calvados via un outil unique
Elaborer des statistiques
Service chargé de la mise en oeuvre
Archives départementales
Service auprès duquel s'exerce le droit
Archives départementales
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Bénéficiaires ou usagers
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée Notes
Identité de base
Service gestionnaire 2 ans
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
adresse email obligatoire
numéro de téléphone facultatif
ville de résidence uniquement
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
PSSI
sécurité techniques
Descriptif général des mesures de
Charte informatique interne
sécurité organisationnelles
Mise à jour
Date 07/03/2023
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des News Letters "Infothèque"
Détail des finalités du traitement
Gestion des inscriptions aux News Letters
Gestion de l'envoi des News Letters
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Agents
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
3 mois A partir
Nom, prénom
gestionnaire,
Evènement (à préciser) /
Sous-traitants
Jusqu'à desinscription
aux News Letters - DUA
de 3 mois à partir
demande de
désinscription ou départ
de l'agent de la
collectivité, sort final
destruction des données
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
mail
professionnel
et service
Données présentant un risque
Idem
Idem
Thèmatique(s)
Tout public
Données
Destinataires
Durée
Notes
Coordonnées personnelles
Service
3 mois A partir
adresse mail
gestionnaire,
Evènement (à préciser) /
Sous-traitants
Demande de
désinscription. Sort Final
destruction
Données présentant un risque
Idem
Idem
Thématique(s)
Base légale
Nécessaire aux fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Etats-Unis (avec Privacy Shield [ex Safe Harbor])
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Proportionnées aux risques engendrés par le traitement
Descriptif général des mesures de
Proportionnées aux risques engendrés par le traitement
sécurité organisationnelles
Mise à jour
Date 21/06/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion de recherches documentaires "Infothèque"
Détail des finalités du traitement
-Enregistrer les demandes de recherches documentaires formulées par les
agents
-Transmettre les recherches documentaires demandées aux agents
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Agents
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
/ DUA de 3 mois à partir de Nom et
gestionnaire
la recherche documentaire, Prénom
sort final : destruction
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
mail
professionnel
Données présentant un risque
Idem
Idem
Thèmes
Base légale
Nécessaire aux fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées.
Mise à jour
Date 20/06/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion de prêts d' ouvrages "Infothèque"
Détail des finalités du traitement
Gérer les demandes de prêts d'ouvrages formulées par les agents
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Agents
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
/ DUA de 3 mois à partir
Nom et
gestionnaire
restitution de l'ouvrage,
Prénom
sort final : destruction
Identité détaillée
Idem
Idem
Date de
naissance
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Mail
professionnel
Données présentant un risque
Idem
/ DUA de 3 mois à partir
Thèmes
de la restitution de
l'ouvrage, sort final :
destruction
Base légale
Nécessaire aux fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées.
Mise à jour
Date 20/06/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion du réseau des référents RGPD de la collectivité
Détail des finalités du traitement
Gestion de la liste des référents RGPD désignés au sein de la collectivité
Gestion de la formation des référents
Animation du réseau des référents
Statistiques anonymes et agrégées
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Agents
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
Durée spécifique
Nom et prénom
gestionnaire,
Durant Période (à
Autres services,
préciser) / Tant que
sur habilitation
l'agent est référent -
DUA de 5 ans pour
les mails, listes,
comptes-rendus de
réunion
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
email, fonction,
mail du supérieur
hiérarchique,
unité de
rattachement
Données non sensibles
Idem
Idem
Dates de
formation, de
nomination et
sortie de fonction
Base légale
Nécessaire aux fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Etats-Unis (avec Privacy Shield [ex Safe Harbor])
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées dont une charte d'usage du SI.
Mise à jour
Date 01/07/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion de l'opération " Coup de pouce pour l'achat d'un vélo à assistance
électrique"
Détail des finalités du traitement
Gestion de l'attribution des aides financières pour l'aide à l'achat de vélos à
assistance électrique (VAE) en faveur de Calvadosiens éligibles à l'opération :
Instruction des demandes d'aides déposées via le téléservice
Edition de bons Vélos
Transmission des informations à la gestion financière pour paiement aux
vélocistes
Gestion des vélocistes participants
Traçabilité et suivi des opérations d'instruction
Gestion des comptes des agents instructeurs
Gestion de l'enveloppe financière allouée dans le cadre de l'opération
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Tout publicCalvadosiens
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
10 ans A partir /
civilité, nom,
gestionnaire,
de la délivrance
prénom
Partenaires
du bon Vélo
Identité détaillée
Idem
Idem
date de naissance
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Adresse complète,
adresse mail
personnelle
Ressources et situation
Idem
Idem
Revenu fiscal de
économique
référence
Mots de passe
Idem
Idem
Données présentant un risque
Idem
Idem
Montant de l'aide
financière
Partenairesmarchands de vélos
Données
Destinataires
Durée
Notes
Données non sensibles
Service
10 ans A partir / de
raison sociale
gestionnaire
la délivrance du bon
vélo
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Mail professionnel
et/ou téléphone
Coordonnées bancaires
Idem
Idem
du magasin
Identité de base
Idem
Idem
Nom et prénom du
contact
AgentsAgents en charge de l'instruction des bons vélos
Données
Destinataires
Durée
Notes
Données non sensibles
Service
10 ans A partir /
Nom, prénom de
gestionnaire
de la délivrance
chaque agent habilité à
du bon vélo
instruire le dossier de
demande
Traçabilité informatique
Idem
Idem
Suivi des actions des
instructeurs avec
horodatage
Mots de passe
Idem
Idem
Base légale
Nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'autorité
publique (Art 6e)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées.
Mise à jour
Date 14/10/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des violations de données à caractère personnel dans le cadre du
RGPD
Détail des finalités du traitement
Gestion des violations de données
Gestion des notifications de violations de données à la CNIL
Gestion des notifications aux personnes concernées
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction de la Relation Usagers et de la Modernisation
d'accès
Personnes concernées, données, durée
Personnes concernéespar les violations de données
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service gestionnaire,
2 ans A partir
Autres services, sur
Evènement (à
habilitation,
préciser) /
Partenaires , Sous-
Clôture de la
traitants, Autorité
gestion de
publique
l'incident
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Données présentant un risque
Idem
Idem
Information sur
la violation de
données
Traçabilité informatique
Idem
Idem
Provacy :
Actions sur les
violations avec
Horodatage
Agents, Partenaires, Sous-traitantsConcernés par la violation de données
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service gestionnaire,
2 ans A partir
Autres services, sur
Evènement (à
habilitation,
préciser) / Clôture
Partenaires , Sous-
de la gestion de
traitants, Autorité
l'incident
publique
Coordonnées professionnelles
Idem
Idem
Données présentant un risque
Idem
Idem
Information sur
la violation de
données
Traçabilité informatique
Idem
Idem
Provacy :
Actions sur les
violation avec
Horodatage
Base légale
Nécessaire à l'accomplissement d'une obligation légale (Art 6c), Nécessaire aux
fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées dont une charte d'usage du SI.
Mise à jour
Date 30/06/2022
Version 2
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
Registre des traitements mis en oeuvre par Conseil départemental du
Calvados
Finalité principale du traitement
Gestion des numéros de téléphone personnels des agents de la direction des
finances
Détail des finalités du traitement
· Pouvoir contacter et informer les agents en cas d’urgence impérieuse (Intérêt
légitime)
Service chargé de la mise en oeuvre
Direction des Finances
Service auprès duquel s'exerce le droit
Direction des Finances
d'accès
Personnes concernées, données, durée
AgentsAgents de la direction des finances
de conservation et destinataires
Données
Destinataires
Durée
Notes
Identité de base
Service
Illimité A partir Evènement
Nom et
gestionnaire
(à préciser) / Départ de la
Prénoms
direction des finances ou
demande d'effacement de
l'agent
Coordonnées personnelles
Idem
Idem
Numéros de
téléphone
Données non sensibles
Idem
Idem
Direction
d'affectation
Base légale
Nécessaire aux fins des intérêts légitimes de la Collectivité (Art 6f)
Transferts hors UE
Pas de transfert - les données demeurent dans le pays
Descriptif général des mesures de
sécurité techniques
Le Département met en œuvre des mesures techniques proportionnées aux
données traitées.
Descriptif général des mesures de
sécurité organisationnelles
Le Département met en œuvre des mesures organisationnelles proportionnées
aux données traitées dont une charte d'usage du SI.
Mise à jour
Date 23/12/2022
Version 1
Coordonnées du responsable de traitements et, sauf précision ci-dessus, coordonnées du service à contacter pour l'exercice de vos droits
Conseil départemental du Calvados
Formulaire de contact Sur le site calvados.fr Hôtel du Département - 9, rue Saint-Laurent
14035 Caen Cedex 1
