Le Président
Avis n° 20248659 du 27 janvier 2025
Monsieur Stéphane GAILLARD a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier
enregistré à son secrétariat le 27 novembre 2024, à la suite du refus opposé par le président de la communauté
de communes des sources du lac d'Annecy à sa demande de communication, sous forme électronique, dans un
standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, des documents
suivants sur la période courant de juillet 2020 à aujourd'hui (14 octobre 2024) :
1) les notes de frais de déplacements du Président de la Communauté de communes (ainsi que les reçus
afférents) ;
2) les notes de frais de restauration du Président de la Communauté de communes (ainsi que les reçus
afférents) ;
3) les notes de frais de représentation du Président de la Communauté de communes (ainsi que les reçus
afférents).
En l’absence d'observations formulées par le président de la communauté de communes des sources du lac
d'Annecy, la commission rappelle que les reçus, justificatifs, factures et notes de frais de déplacement, frais de
restauration et frais de représentation d’élus locaux ou d’agents publics sont des pièces justificatives de
dépenses qui constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande
dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et
l’administration.
La commission précise également que, sur le fondement de ces dispositions, la communication des notes de
frais et des reçus des déplacements, des notes de frais de restauration, ainsi que des reçus des autres frais de
représentation engagés qui ont trait à l’activité d’un élu local dans le cadre de son mandat et des membres de
son cabinet dans le cadre de leurs fonctions, ne saurait être regardée comme mettant en cause la vie privée de
ces personnes. En outre, la communication des mentions faisant le cas échéant apparaître l’identité et les
fonctions des personnes invitées ne porte pas davantage atteinte, par principe, à la protection de la vie privée de
ces autres personnes. Enfin, il appartient à l’autorité administrative d’apprécier, au cas par cas, à la date à
laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances
particulières tenant au contexte de l’événement auquel un document se rapporte, la communication de ces
dernières informations ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux
secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 précités, justifiant alors leur occultation.
La commission précise enfin que si le prix global d'une prestation apparaissant sur une facture est
communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions précitées, il en va
autrement du détail des prix unitaires, qui est susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une
entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, et doit donc être occulté avant toute communication
(avis n° 20221246 et n° 20221455 du 21 avril 2022).
La commission émet, dès lors, un avis favorable à la présente demande d'avis, sous les réserves ainsi
rappelées. S'agissant enfin des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article
L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au
choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite
sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique,
soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie
sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur,
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sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission
estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique
les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en
version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier
communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une
copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou
est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante.
Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles
L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.
Bruno LASSERRE
Président de la CADA
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