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Axel BOULLY
[Conseil régional - Centre-Val de Loire request email]
Région Centre-Val de Loire
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Bonjour Madame LEVAIN,

Par courriel en date du 04/08/2023, vous avez adressé une demande de communication de documents administratifs au Conseil régional du Centre-Val de Loire dont son objet était le suivant :

1) « Le registre des activités de traitement de votre administration tel que prévu par l'article 30 du RGPD » ;
2) « L'inventaire des principaux traitements algorithmiques mis en œuvre par votre administration tel que prévu par l'article L312-1-3 du CRPA ».

Sur le 1), conformément à l’article L311-2, le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés. Conformément à la doctrine de la CADA (voir en ce sens : Avis n°20202418, 24/09/2020), le droit à communication ne s’exerce pas lorsque le document sollicité revêt le caractère d’un document inachevé.

En l’espèce, le registre des activités de traitement de la Région Centre-Val de Loire revêt le caractère d’un document inachevé. En effet, la mission de « Délégué à la Protection des Données » de la collectivité régionale ayant fait l’objet de plusieurs désignations successives, le registre de traitements de la Région n’a pu être totalement finalisé à ce jour. Toutefois, à l’instar des autres outils de pilotage de la conformité au RGPD, et avec l’appui de sa nouvelle DPO, la Région s’attache à parachever son registre dans les meilleurs délais.

Sur le 2), sur la base du recensement des traitements actuellement effectué, la Région Centre-Val de Loire n’a pas recours à des traitements algorithmiques utilisés dans l’accomplissement de ses missions lorsque ceux-ci fondent des décisions individuelles. Par conséquent, l’inventaire de ces traitements ne peut vous être communiqué en raison que ce document n’existe pas.

Je ne peux donc pas répondre favorablement à votre demande.

Je vous précise que, en application de l’article L.342-1 du code précité, il vous est possible de saisir pour avis, dans un délai de deux mois à compter de la réception de ce courriel, la Commission d’Accès aux Documents Administratifs via son site (https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine) ou via courrier postal (Commission d’Accès aux Documents Administratifs – TSA 50730 - 75334 PARIS CEDEX 07).

Bien à vous.

Axel BOULLY
Chargé de mission marchés publics et conseil juridique
Personne Responsable de l’Accès aux Documents Administratifs
Direction des Achats et des Services Juridiques
-----------------------------------------------------------
Conseil Régional du Centre-Val de Loire
Direction Générale Optimisation des Ressources
Tél. [numéro de téléphone caché]

Une question sur la communication des documents administratifs ? C’est ici : https://www.cada.fr/

Veuillez privilégier l’adresse mail suivante pour toute demande en matière de documents administratifs et de réutilisation des informations publiques : [adresse email]

-----Message d'origine-----
De : La Quadrature du Net <[FOI #44590 email]>
Envoyé : vendredi 4 août 2023 12:21
À : BOULLY Axel <[Conseil régional - Centre-Val de Loire request email]>
Objet : Demande au titre du droit d’accès aux documents administratifs - La Quadrature du Net: demande CADA registre des activités de traitement/inventaire des principaux traitements algorithmiques

Madame, Monsieur,

Au titre du droit d’accès aux documents administratifs, tel que prévu notamment par le Livre III du Code des Relations entre le public et l’Administration (CRPA), je sollicite auprès de vous la communication des documents suivants :
1. Le registre des activités de traitement de votre administration tel que prévu par l'article 30 du RGPD; 2. L'inventaire des principaux traitements algorithmiques mis en oeuvre par votre administration tel que prévu par l'article L312-1-3 du CRPA.

Concernant le registre des activités de traitement, je tiens à vous rappeler que dans le cadre de la demande de conseil 20225787 (voir https://www.cada.fr/20225787), la CADA a rappelé qu'il est un document administratif communicable à qui le demande.

Il doit recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par votre administration, y compris les expérimentations.

En outre, pour chaque activité de traitement, la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants:
- le cas échéant, le nom et les coordonnées du responsable conjoint du traitement mis en œuvre;
- les finalités du traitement, l’objectif en vue duquel vous avez collecté ces données;
- les catégories de personnes concernées (client, prospect, employé, etc.);
- les catégories de données personnelles (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation, etc.);
- les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les sous-traitants auxquels vous recourez;
- les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, les garanties prévues pour ces transferts;
- les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou à défaut les critères permettant de la déterminer dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous mettez en œuvre;
- les fondements juridiques de la mise en oeuvre du traitement.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la page de la CNIL dédiée: https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-....

Concernant l'inventaire des traitements algorithmiques ce dernier doit contenir, pour chaque algorithme, les informations suivantes:

1. Informations métier sur l'algorithme et la décision prise

- Nom de l'algorithme ou s'il n'en a pas, indiquer la décision mise en oeuvre;
- Contexte global: Pourquoi une décision administrative est-elle prise ? Qui sont les acteurs de la décision ? Quelles sont les tâches à accomplir ?
- Finalité de l'algorithme: À quoi sert cet algorithme ? Pourquoi un algorithme a-t-il été utilisé dans ce processus ? Comment et quand l'algorithme intervient-il dans la prise de décision ? Pour effectuer lesdites tâches, à quel moment s'insère l'algorithme dans le processus de décision ? Quel est le processus complet et quelle(s) partie(s) l'algorithme prend-il en charge ?
- Niveau d'automatisation de la décision: Préciser si la décision est entièrement automatisée ou s'il s'agit d'un outil d'aide à la décision.
- Fondements juridiques: Le(s) fondement(s) juridique(s) de la mise en oeuvre de la décision individuelle et, le cas échéant, du traitement des données.
- Ressources connexes: Par exemple, un lien externe vers la plateforme où se connecter pour remplir un formulaire.

2. Informations sur l'impact de la décision

- Nombre de décisions administratives prises par an;
- Portée de la décision;
- Public concerné par la décision.

3. Informations sur le fonctionnement interne de l'algorithme

- Données traitées.
- Source des données traitées: Qui fournit les données (l'usager, une autre administration, etc.) ? Comment sont elles fournies (un dossier, une API, etc.) ?
- Mode de collecte des données traitées: Comment les données sont-elles initialement collectées ? Exemple : "Les inscriptions sont très majoritairement prises en charge au sein d'un portail virtuel dédié aux familles, plus exceptionnellement par voie papier".
- Type d'algorithme: Préciser s'il s'agit d'un système de règles (les règle de calculs sont codées par des personnes) ou d'un algorithme reposant sur l'apprentissage machine (machine learning).
- Opérations effectuées par l'algorithme.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la page dédiée de la direction interministérielle du numérique: https://guides.etalab.gouv.fr/algorithme....

Dans l'idéal, veuillez publier ces documents directement en ligne et me communiquer les liens où ils seront mis à disposition du public.

Sinon, je souhaite recevoir ces documents sous forme électronique, dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, comme le prévoit l’article L300-4 du CRPA.

Comme l’article L311-2 du CRPA le prévoit lorsque le demandeur a mal identifié celui qui est susceptible de répondre à sa requête, je vous prie de bien vouloir transmettre ma demande au service qui détient les documents demandés si tel est le cas.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

Noémie Levain
Juriste à l'association La Quadrature du Net

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La demande ci-dessus vous a été envoyée par l’intermédiaire de la plateforme associative et citoyenne Ma Dada (https://madada.fr/), dont l’objet est de faciliter l’accès aux informations publiques.

Merci d’utiliser cette adresse email pour toutes les réponses à cette demande :
[FOI #44590 email]

Attention : les réponses que vous apporterez à cette demande, de même que les éventuels documents administratifs que vous pourriez communiquer, seront publiés en libre accès sur Ma Dada. Nous vous demandons donc de procéder, le cas échéant, à l’occultation de données à caractère personnel (noms, contacts…), comme le prévoit notamment l’article 311-7 du CRPA.

Nous vous rappelons que vous devez répondre à cette demande dans un délai d’un mois, faute de quoi votre silence vaudra refus implicite (articles R311-12 et R311-13 du CRPA).

Pour toute difficulté ou question concernant :
- Le droit d’accès, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), http://www.cada.fr/, ou la contacter directement.
- Ma Dada, vous pouvez consulter notre documentation (https://doc.madada.fr/), ou nous contacter à [Ma Dada contact email].

En vous remerciant pour la bienveillance que vous pourrez apporter à cette requête,

L’équipe de Ma Dada.
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Bonjour,

Votre courrier électronique est bien parvenu au Conseil régional du
Centre-Val de Loire.

Il n'est pas utile de le doubler d'un envoi postal.

La collectivité prendra le soin d'étudier votre demande.

En l’absence de réponse de l’administration dans un délai de 1 mois à
compter de la date de réception de votre demande, celle-ci doit être
considérée comme implicitement rejetée.

Je vous précise que, en application de l’article L.342-1 du code précité,
il vous est possible de saisir pour avis, dans un délai de 2 mois à
compter de la date du refus implicite opposée par l'administration
régionale, la Commission d’Accès aux Documents Administratifs via son site
([1]https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine) ou via courrier postale
(Commission d’Accès aux Documents Administratifs - TSA 50730 - 75334 PARIS
CEDEX 07).

Bien à vous,

Axel BOULLY

Chargé de mission conseil juridique

Personne Responsable de l’Accès aux Documents Administratifs

Direction des Achats et des Services Juridiques

-----------------------------------------------------------

Conseil Régional du Centre-Val de Loire

Direction Générale Optimisation des Ressources

Tél. [numéro de téléphone caché]

Une question sur la communication des documents administratifs ? C’est
ici : [2]https://www.cada.fr/

References

Visible links
1. https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine
2. https://www.cada.fr/