Bonjour Madame,

J'accuse bonne réception de votre demande ci-dessous. Celle-ci relève
apparemment du de la compétence du référent RGPD de la Préfecture de
Lot-et-Garonne. Je lui ai transmis ce matin votre message ci-dessous afin
qu'il puisse vous répondre directement.

Je vous prie d'agréer, Madame, l'assurance de ma considération.

Fabien de Vençay
Pôle juridique et contentieux interministériel de la Préfecture de
Lot-et-Garonne

-------- Message original --------
Sujet : [INTERNET] Demande au titre du droit d’accès aux documents
administratifs - La Quadrature du Net: demande CADA registre des activités
de traitement/inventaire des principaux traitements algorithmiques
De : La Quadrature du Net [1]<[FOI #44662 email]>
Pour : droit d'accès à l'information demandes à Préfecture -
Lot-et-Garonne [2]<[Préfecture - Lot-et-Garonne request email]>
Date : 04/08/2023 12:21

Madame, Monsieur,

Au titre du droit d’accès aux documents administratifs, tel que prévu notamment par le Livre III du Code des Relations entre le public et l’Administration (CRPA), je sollicite auprès de vous la communication des documents suivants :
1. Le registre des activités de traitement de votre administration tel que prévu par l'article 30 du RGPD;
2. L'inventaire des principaux traitements algorithmiques mis en oeuvre par votre administration tel que prévu par l'article L312-1-3 du CRPA.

Concernant le registre des activités de traitement, je tiens à vous rappeler que dans le cadre de la demande de conseil 20225787 (voir [3]https://www.cada.fr/20225787), la CADA a rappelé qu'il est un document administratif communicable à qui le demande.

Il doit recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par votre administration, y compris les expérimentations.

En outre, pour chaque activité de traitement, la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants:
- le cas échéant, le nom et les coordonnées du responsable conjoint du traitement mis en œuvre;
- les finalités du traitement, l’objectif en vue duquel vous avez collecté ces données;
- les catégories de personnes concernées (client, prospect, employé, etc.);
- les catégories de données personnelles (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation, etc.);
- les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les sous-traitants auxquels vous recourez;
- les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, les garanties prévues pour ces transferts;
- les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou à défaut les critères permettant de la déterminer dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous mettez en œuvre;
- les fondements juridiques de la mise en oeuvre du traitement.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la page de la CNIL dédiée: [4]https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-....

Concernant l'inventaire des traitements algorithmiques ce dernier doit contenir, pour chaque algorithme, les informations suivantes:

1. Informations métier sur l'algorithme et la décision prise

- Nom de l'algorithme ou s'il n'en a pas, indiquer la décision mise en oeuvre;
- Contexte global: Pourquoi une décision administrative est-elle prise ? Qui sont les acteurs de la décision ? Quelles sont les tâches à accomplir ?
- Finalité de l'algorithme: À quoi sert cet algorithme ? Pourquoi un algorithme a-t-il été utilisé dans ce processus ? Comment et quand l'algorithme intervient-il dans la prise de décision ? Pour effectuer lesdites tâches, à quel moment s'insère l'algorithme dans le processus de décision ? Quel est le processus complet et quelle(s) partie(s) l'algorithme prend-il en charge ?
- Niveau d'automatisation de la décision: Préciser si la décision est entièrement automatisée ou s'il s'agit d'un outil d'aide à la décision.
- Fondements juridiques: Le(s) fondement(s) juridique(s) de la mise en oeuvre de la décision individuelle et, le cas échéant, du traitement des données.
- Ressources connexes: Par exemple, un lien externe vers la plateforme où se connecter pour remplir un formulaire.

2. Informations sur l'impact de la décision

- Nombre de décisions administratives prises par an;
- Portée de la décision;
- Public concerné par la décision.

3. Informations sur le fonctionnement interne de l'algorithme

- Données traitées.
- Source des données traitées: Qui fournit les données (l'usager, une autre administration, etc.) ? Comment sont elles fournies (un dossier, une API, etc.) ?
- Mode de collecte des données traitées: Comment les données sont-elles initialement collectées ? Exemple : "Les inscriptions sont très majoritairement prises en charge au sein d'un portail virtuel dédié aux familles, plus exceptionnellement par voie papier".
- Type d'algorithme: Préciser s'il s'agit d'un système de règles (les règle de calculs sont codées par des personnes) ou d'un algorithme reposant sur l'apprentissage machine (machine learning).
- Opérations effectuées par l'algorithme.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la page dédiée de la direction interministérielle du numérique: [5]https://guides.etalab.gouv.fr/algorithme....

Dans l'idéal, veuillez publier ces documents directement en ligne et me communiquer les liens où ils seront mis à disposition du public.

Sinon, je souhaite recevoir ces documents sous forme électronique, dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, comme le prévoit l’article L300-4 du CRPA.

Comme l’article L311-2 du CRPA le prévoit lorsque le demandeur a mal identifié celui qui est susceptible de répondre à sa requête, je vous prie de bien vouloir transmettre ma demande au service qui détient les documents demandés si tel est le cas.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

Noémie Levain
Juriste à l'association La Quadrature du Net

-------------------------------------------------------------------
La demande ci-dessus vous a été envoyée par l’intermédiaire de la plateforme associative et citoyenne Ma Dada ([6]https://madada.fr), dont l’objet est de faciliter l’accès aux informations publiques.

Merci d’utiliser cette adresse email pour toutes les réponses à cette demande :
[7][FOI #44662 email]

Attention : les réponses que vous apporterez à cette demande, de même que les éventuels documents administratifs que vous pourriez communiquer, seront publiés en libre accès sur Ma Dada. Nous vous demandons donc de procéder, le cas échéant, à l’occultation de données à caractère personnel (noms, contacts…), comme le prévoit notamment l’article 311-7 du CRPA.

Nous vous rappelons que vous devez répondre à cette demande dans un délai d’un mois, faute de quoi votre silence vaudra refus implicite (articles R311-12 et R311-13 du CRPA).

Pour toute difficulté ou question concernant :
- Le droit d’accès, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), [8]www.cada.fr, ou la contacter directement.
- Ma Dada, vous pouvez consulter notre documentation ([9]https://doc.madada.fr), ou nous contacter à [10][Ma Dada contact email].

En vous remerciant pour la bienveillance que vous pourrez apporter à cette requête,

L’équipe de Ma Dada.
-------------------------------------------------------------------

References

Visible links
1. mailto:[FOI #44662 email]
2. mailto:[Préfecture - Lot-et-Garonne request email]
3. https://www.cada.fr/20225787
4. https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-...
5. https://guides.etalab.gouv.fr/algorithme...
6. https://madada.fr/
7. mailto:[FOI #44662 email]
8. http://www.cada.fr/
9. https://doc.madada.fr/
10. mailto:[Ma Dada contact email]

Bonjour Madame,

Le référent RGPD de la Préfecture de Lot-et-Garonne devrait pouvoir répondre à votre question formulée ci-dessous. Je ne suis pas ce dossier, et ne peux donc pas vous répondre directement.

Je vous prie d'agréer, Madame, l'assurance de ma considération.

Fabien de Vençay
Pôle juridique et contentieux interministériel de la Préfecture de
Lot-et-Garonne

-------- Message original --------
Sujet : [INTERNET] Re: Demande au titre du droit d’accès aux documents
administratifs - La Quadrature du Net: demande CADA registre des
activités de traitement/inventaire des principaux traitements
algorithmiques
De : La Quadrature du Net [1]<[FOI #44662 email]>
Pour : PREF47 pref-pole-juridique [2]<[Préfecture - Lot-et-Garonne request
email]>
Date : 08/11/2023 23:19

Monsieur,

Merci de votre réponse.

Avez-vous eu des nouvelles concernant le registre des activités de traitement?

Sans réponse de votre part dans les jours qui viennent, je me verrai dans l'obligation de saisir la CADA.

Veuillez agréer 'expression de mes sentiments distingués.

Noémie Levain
La Quadrature du Net

-----Original Message-----

Bonjour Madame,

J'accuse bonne réception de votre demande ci-dessous. Celle-ci relève
apparemment du de la compétence du référent RGPD de la Préfecture de
Lot-et-Garonne. Je lui ai transmis ce matin votre message ci-dessous afin
qu'il puisse vous répondre directement.

Je vous prie d'agréer, Madame, l'assurance de ma considération.

Fabien de Vençay
Pôle juridique et contentieux interministériel de la Préfecture de
Lot-et-Garonne

-------- Message original --------
Sujet : [INTERNET] Demande au titre du droit d’accès aux documents
administratifs - La Quadrature du Net: demande CADA registre des activités
de traitement/inventaire des principaux traitements algorithmiques
De : La Quadrature du Net [1]<[FOI #44662 email]>
Pour : droit d'accès à l'information demandes à Préfecture -
Lot-et-Garonne [2]<[Préfecture - Lot-et-Garonne request email]>
Date : 04/08/2023 12:21

Madame, Monsieur,

Au titre du droit d’accès aux documents administratifs, tel que prévu notamment par le Livre III du Code des Relations entre le public et l’Administration (CRPA), je sollicite auprès de vous la communication des documents suivants :
1. Le registre des activités de traitement de votre administration tel que prévu par l'article 30 du RGPD;
2. L'inventaire des principaux traitements algorithmiques mis en oeuvre par votre administration tel que prévu par l'article L312-1-3 du CRPA.

Concernant le registre des activités de traitement, je tiens à vous rappeler que dans le cadre de la demande de conseil 20225787 (voir [3][3]https://www.cada.fr/20225787), la CADA a rappelé qu'il est un document administratif communicable à qui le demande.

Il doit recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par votre administration, y compris les expérimentations.

En outre, pour chaque activité de traitement, la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants:
- le cas échéant, le nom et les coordonnées du responsable conjoint du traitement mis en œuvre;
- les finalités du traitement, l’objectif en vue duquel vous avez collecté ces données;
- les catégories de personnes concernées (client, prospect, employé, etc.);
- les catégories de données personnelles (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation, etc.);
- les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les sous-traitants auxquels vous recourez;
- les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, les garanties prévues pour ces transferts;
- les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou à défaut les critères permettant de la déterminer dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous mettez en œuvre;
- les fondements juridiques de la mise en oeuvre du traitement.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la page de la CNIL dédiée: [4][4]https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-....

Concernant l'inventaire des traitements algorithmiques ce dernier doit contenir, pour chaque algorithme, les informations suivantes:

1. Informations métier sur l'algorithme et la décision prise

- Nom de l'algorithme ou s'il n'en a pas, indiquer la décision mise en oeuvre;
- Contexte global: Pourquoi une décision administrative est-elle prise ? Qui sont les acteurs de la décision ? Quelles sont les tâches à accomplir ?
- Finalité de l'algorithme: À quoi sert cet algorithme ? Pourquoi un algorithme a-t-il été utilisé dans ce processus ? Comment et quand l'algorithme intervient-il dans la prise de décision ? Pour effectuer lesdites tâches, à quel moment s'insère l'algorithme dans le processus de décision ? Quel est le processus complet et quelle(s) partie(s) l'algorithme prend-il en charge ?
- Niveau d'automatisation de la décision: Préciser si la décision est entièrement automatisée ou s'il s'agit d'un outil d'aide à la décision.
- Fondements juridiques: Le(s) fondement(s) juridique(s) de la mise en oeuvre de la décision individuelle et, le cas échéant, du traitement des données.
- Ressources connexes: Par exemple, un lien externe vers la plateforme où se connecter pour remplir un formulaire.

2. Informations sur l'impact de la décision

- Nombre de décisions administratives prises par an;
- Portée de la décision;
- Public concerné par la décision.

3. Informations sur le fonctionnement interne de l'algorithme

- Données traitées.
- Source des données traitées: Qui fournit les données (l'usager, une autre administration, etc.) ? Comment sont elles fournies (un dossier, une API, etc.) ?
- Mode de collecte des données traitées: Comment les données sont-elles initialement collectées ? Exemple : "Les inscriptions sont très majoritairement prises en charge au sein d'un portail virtuel dédié aux familles, plus exceptionnellement par voie papier".
- Type d'algorithme: Préciser s'il s'agit d'un système de règles (les règle de calculs sont codées par des personnes) ou d'un algorithme reposant sur l'apprentissage machine (machine learning).
- Opérations effectuées par l'algorithme.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la page dédiée de la direction interministérielle du numérique: [5][5]https://guides.etalab.gouv.fr/algorithme....

Dans l'idéal, veuillez publier ces documents directement en ligne et me communiquer les liens où ils seront mis à disposition du public.

Sinon, je souhaite recevoir ces documents sous forme électronique, dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, comme le prévoit l’article L300-4 du CRPA.

Comme l’article L311-2 du CRPA le prévoit lorsque le demandeur a mal identifié celui qui est susceptible de répondre à sa requête, je vous prie de bien vouloir transmettre ma demande au service qui détient les documents demandés si tel est le cas.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

Noémie Levain
Juriste à l'association La Quadrature du Net

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La demande ci-dessus vous a été envoyée par l’intermédiaire de la plateforme associative et citoyenne Ma Dada ([6][6]https://madada.fr), dont l’objet est de faciliter l’accès aux informations publiques.

Merci d’utiliser cette adresse email pour toutes les réponses à cette demande :
[7][FOI #44662 email]

Attention : les réponses que vous apporterez à cette demande, de même que les éventuels documents administratifs que vous pourriez communiquer, seront publiés en libre accès sur Ma Dada. Nous vous demandons donc de procéder, le cas échéant, à l’occultation de données à caractère personnel (noms, contacts…), comme le prévoit notamment l’article 311-7 du CRPA.

Nous vous rappelons que vous devez répondre à cette demande dans un délai d’un mois, faute de quoi votre silence vaudra refus implicite (articles R311-12 et R311-13 du CRPA).

Pour toute difficulté ou question concernant :
- Le droit d’accès, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), [8]www.cada.fr, ou la contacter directement.
- Ma Dada, vous pouvez consulter notre documentation ([9][7]https://doc.madada.fr), ou nous contacter à [10][Ma Dada contact email].

En vous remerciant pour la bienveillance que vous pourrez apporter à cette requête,

L’équipe de Ma Dada.
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References

Visible links
1. mailto:[FOI #44662 email]
2. mailto:[Préfecture - Lot-et-Garonne request email]
3. [8]https://www.cada.fr/20225787
4. [9]https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-...
5. [10]https://guides.etalab.gouv.fr/algorithme...
6. [11]https://madada.fr/
7. mailto:[FOI #44662 email]
8. [12]http://www.cada.fr/
9. [13]https://doc.madada.fr/
10. mailto:[Ma Dada contact email]

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Le code des relations entre le public et l’administration fixe les conditions dans lesquels les documents administratifs sont communiqués aux citoyens. En particulier, dès qu’un citoyen en fait la demande, tout document administratif communicable doit être mis en ligne de façon à être accessible à chacun.e (article L311-9), et ce dans leur version mise à jour (article L312-1-1).

Merci d'utiliser cette adresse email pour toutes les réponses à cette demande :
[14][FOI #44662 email]

Attention : Ce message et les réponses/documents que vous écrivez seront publiés en libre accès sur internet. Notre politique en matière de confidentialité et de droits d'auteur :
[15]https://doc.madada.fr/prada/

Notez bien que dans certains cas, la publication des demandes et des réponses sera retardée.

Si vous trouvez ce service utile en tant que plateforme d'accès à l'information, pouvez-vous demander à votre webmaster de mettre un lien vers notre site à partir de la page "droit d'accès à l'information" de votre organisation ?

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References

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1. mailto:[foi%20#44662%20email]
2. mailto:[pr%c3%a9fecture%20-%20lot-et-garonne%20request%20email]
3. https://www.cada.fr/20225787
4. https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-...
5. https://guides.etalab.gouv.fr/algorithme...
6. https://madada.fr/
7. https://doc.madada.fr/
8. https://www.cada.fr/20225787
9. https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-...
10. https://guides.etalab.gouv.fr/algorithme...
11. https://madada.fr/
12. http://www.cada.fr/
13. https://doc.madada.fr/
14. mailto:[foi%20#44662%20email]
15. https://doc.madada.fr/prada/

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