Madame, Monsieur,

Au titre du droit d’accès aux documents administratifs, tel que prévu notamment par le Livre III du Code des relations entre le public et l’administration, je sollicite auprès de vous la communication des documents administratifs suivants.

1. Notes de frais et frais engagés par les élus et agents de la commune

Je souhaite obtenir :

les notes de frais de déplacements du maire et de ses adjoints, ainsi que les justificatifs et reçus afférents ;
les notes de frais de restauration des mêmes personnes, ainsi que les justificatifs et reçus afférents ;
les notes de frais de représentation, ainsi que les justificatifs et reçus afférents ;
plus généralement, tout document permettant d'identifier les dépenses engagées à ce titre, leur montant, leur date, leur objet, leur bénéficiaire et, lorsque cela existe, la décision ou délibération les autorisant.

Je sollicite ces documents pour la période allant du 1er janvier 2016 à la date de réception de la présente demande.

2. Recettes et sommes perçues par la commune

Je souhaite également obtenir, pour la période allant du 1er janvier 2016 à la date de réception de la présente demande, les documents permettant de connaître de manière détaillée l'ensemble des recettes, revenus, sommes encaissées ou autres ressources perçues par la commune, notamment :

les états, registres, listings ou extractions comptables recensant les recettes et encaissements de la commune ;
pour chaque opération, lorsque ces informations figurent dans les documents administratifs concernés : la date, le montant, la nature de la recette, son objet, son imputation comptable, ainsi que l'identité ou la qualité du payeur ou de l'organisme à l'origine du versement ;
les documents permettant d'identifier les subventions, dotations, participations, remboursements, redevances, loyers, produits de services, cessions, indemnités et autres sommes perçues par la commune ;
les justificatifs, titres de recettes, bordereaux, états ou autres pièces comptables permettant de documenter ces recettes ;
plus généralement, tout document administratif permettant de retracer de manière suffisamment détaillée les sommes effectivement encaissées par la commune au cours de cette période.
3. Dépenses et paiements effectués par la commune

Je souhaite également obtenir, pour la même période, les documents permettant de connaître de manière détaillée l'ensemble des dépenses, paiements, virements et autres sommes versées par la commune, notamment :

les états, registres, listings ou extractions comptables recensant les dépenses et paiements effectués ;
pour chaque opération, lorsque ces informations figurent dans les documents administratifs concernés : la date, le montant, la nature de la dépense, son objet, son imputation comptable, ainsi que l'identité ou la qualité du bénéficiaire du paiement ;
les mandats de paiement, bordereaux, factures, pièces justificatives et autres documents comptables correspondants ;
les documents permettant d'identifier les paiements effectués au profit de prestataires, entreprises, associations, organismes publics ou privés, élus, agents, fournisseurs ou autres bénéficiaires ;
les documents permettant notamment d'identifier les dépenses relatives aux marchés publics, contrats, prestations de services, subventions, indemnités, rémunérations, remboursements, frais de représentation, frais de déplacement, frais de restauration et autres dépenses engagées par la commune ;
plus généralement, tout document administratif permettant de retracer de manière suffisamment détaillée les sommes effectivement payées ou versées par la commune au cours de cette période.
4. Documents comptables récapitulatifs

Afin de permettre une vérification et une exploitation cohérentes de ces informations, je sollicite également, lorsqu'ils existent, les documents comptables récapitulatifs couvrant la période 2016 à ce jour, notamment les grands livres, journaux comptables, balances, états des dépenses et recettes, comptes administratifs, comptes de gestion, comptes financiers uniques ou tout document équivalent, dans la mesure où ces documents sont communicables.

Lorsque les informations demandées sont déjà disponibles sous forme numérique, je souhaite recevoir les fichiers dans leur format numérique d'origine, ouvert et réutilisable lorsque cela est possible (notamment CSV, XLSX ou autre format permettant un traitement informatique), plutôt que sous la forme de documents numérisés ou de simples captures d'écran.

Je précise que ma demande porte sur les documents administratifs existants et ne vise pas à imposer à la commune la création d'un nouveau document ou d'une analyse spécifique. Lorsque les informations demandées sont réparties entre plusieurs documents ou bases comptables existants, je souhaite recevoir ces documents ou extractions tels qu'ils existent.

Je vous rappelle à toutes fins utiles que le Conseil d'État a déjà eu l'occasion de juger que « des notes de frais et reçus de déplacements ainsi que des notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d'élus locaux ou d'agents publics constituent des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande » (Conseil d'État, n° 52521, lecture du 8 février 2023).

Dans l'hypothèse où certains documents ou certaines informations seraient susceptibles de faire l'objet d'occultations ou ne seraient pas communicables dans leur intégralité, je vous remercie de bien vouloir procéder, lorsque cela est possible, à la communication des documents après occultation des seules mentions légalement protégées, plutôt que de refuser la communication de l'intégralité du document.

Je souhaite recevoir ces documents par voie électronique, dans un format ouvert et réutilisable lorsque cela est possible.

Je vous remercie également, en cas d'impossibilité de communiquer tout ou partie des documents demandés, de bien vouloir m'indiquer précisément les motifs juridiques du refus ainsi que, le cas échéant, les voies et délais de recours applicables.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distinguées.

Angélo A.